Carregar custos num cronograma: pôr o orçamento no gráfico de Gantt

Porque é que um cronograma deve carregar dinheiro

A maioria dos gráficos de Gantt é silenciosa sobre o custo. Mostram a forma do trabalho no tempo, mas não o seu preço, pelo que o orçamento vive numa folha de cálculo separada que ninguém reconcilia com o plano até ser tarde demais. É nessa separação que os projetos gastam a mais sem fazer barulho. A linha temporal diz uma coisa, a folha financeira diz outra, e as duas só se encontram num doloroso fecho de mês.

Carregar custos fecha essa lacuna. Quando cada tarefa do gráfico sabe quanto custa, o próprio cronograma torna-se uma previsão de gasto. Mova uma tarefa e o dinheiro move-se com ela. Atrase uma fase e verá, de imediato, quanto dinheiro acabou de adiar. O plano deixa de ser uma imagem de datas e torna-se um modelo financeiro vivo que se recalcula sozinho.

Isto importa sobretudo em projetos onde o dinheiro é escasso ou chega por etapas. Um subsídio que paga por tranches, um cliente que fatura por marcos, uma startup a vigiar a sua margem de sobrevivência: todos se preocupam menos com o total final do que com saber se o dinheiro disponível cobre o dinheiro devido em cada mês. Um cronograma com custos carregados responde a isso na mesma vista onde já gere o trabalho.

O que carregar custos significa de facto

Carregar custos num cronograma é atribuir um custo a cada tarefa e deixar a ferramenta distribuir esse custo ao longo da duração da tarefa. O resultado é um valor em cada barra e, ao somar por período, um valor de gasto para cada semana ou mês do projeto. Nada de exótico acontece. Está simplesmente a empurrar o dinheiro para o mesmo eixo temporal onde as barras já assentam.

A recompensa é que o custo e o tempo já não podem afastar-se. Uma tarefa que escorrega duas semanas empurra o seu gasto duas semanas mais tarde automaticamente. É o mesmo comportamento autocorretivo que torna valiosa uma rede de dependências, aplicado ao orçamento em vez das datas. Um plano com custos carregados é honesto pela mesma razão que um plano ligado é: mude a realidade num ponto e o modelo atualiza-se em toda a parte.

O tijolo básico: taxa vezes duração

Quase todo o custo de tarefa parte de uma pequena multiplicação. Pegue no recurso atribuído a uma tarefa, multiplique a sua taxa pelo tempo que trabalha, e tem o custo de mão de obra dessa tarefa. Um designer a uma taxa de 500 por dia a trabalhar seis dias custa 3.000. Adicione quaisquer materiais ou encargos fixos e tem o custo carregado da barra.

Como a duração determina o número, um bom carregamento de custos depende de boas estimativas. Se as suas durações são palpites, o seu plano de gasto herda essa incerteza, por isso vale a pena informar-se sobre como estimar a duração das tarefas antes de confiar nos totais.

Dos custos por tarefa a um plano de gasto por período

Um único custo numa barra é útil, mas o verdadeiro prémio é a vista por período. A maioria das ferramentas distribui o custo de uma tarefa de forma uniforme pelos seus dias úteis por omissão, pelo que uma tarefa de 3.000 ao longo de seis dias imputa 500 por dia. Some a contribuição diária de cada tarefa e agrupe-a por semana ou mês, e obtém um perfil de gasto que projeta o dinheiro sobre o calendário.

É isto que separa um plano de gasto de um total orçamental. Um orçamento diz que o projeto custa 200.000. Um plano por período diz que precisa de 15.000 na semana um, 60.000 na semana cinco e 12.000 na última semana. Essa distribuição é o que a sua equipa financeira, o seu banco e o seu fluxo de caixa realmente valorizam.

O período de agrupamento deve corresponder à decisão que está a tomar. Baldes semanais convêm a uma obra curta e rápida onde o dinheiro é vigiado de perto. Baldes mensais convêm a programas mais longos reportados a um conselho. As tarefas e os custos não mudam; só muda o agrupamento, por isso vale a pena escolher o período que se alinha com como e quando o seu dinheiro chega de facto.

A curva S do custo acumulado

Some o seu gasto por período desde o início do projeto até cada ponto no tempo e trace o total corrente. A linha que obtém quase sempre se curva num S. O gasto é lento no início enquanto a equipa ganha ritmo, torna-se mais íngreme a meio quando o trabalho e os recursos atingem o pico, e depois aplana perto do fim à medida que as tarefas se encerram. Essa forma é a clássica curva S do projeto.

A curva S é muito mais do que uma linha bonita. O seu declive é o seu ritmo de consumo: quanto mais íngreme a curva, mais depressa o dinheiro sai. Uma mudança súbita de inclinação marca um mês em que o gasto salta. Mais tarde, quando comparar o custo acumulado previsto com o real, a distância entre as duas curvas é o seu desvio de custo, a mesma ideia por trás do acompanhamento da linha de base face ao real aplicada ao dinheiro.

Detetar o mês em que o gasto dispara

O uso mais prático de um cronograma com custos carregados é o aviso antecipado. Como pode totalizar o gasto por mês, consegue ver um pico a chegar antes de ele acontecer, enquanto ainda tem margem para agir. Um mês que precisa do triplo do dinheiro dos seus vizinhos não é uma surpresa no dia em que as faturas caem. É uma barra no seu gráfico de gasto com semanas de antecedência.

Quando encontra um pico, tem opções reais. Pode escalonar tarefas que não têm de correr juntas, usando a folga do seu plano para empurrar parte do gasto para um mês mais leve. Pode renegociar as condições de pagamento para que um custo grande seja imputado mais tarde. Ou pode arranjar uma linha de crédito para cobrir o pico. As três decisões dependem de ver o pico cedo, que é exatamente o que o cronograma carregado lhe entrega.

O padrão oposto também merece atenção. Um mês que parece suspeitosamente barato pode significar que o trabalho escoou sem ruído do plano para um período posterior, o que é um deslize de cronograma disfarçado de orçamento. Ler o perfil de gasto ao lado das barras apanha tanto os picos como as quebras, e cada um é uma pergunta que vale a pena fazer antes de o período chegar.

Um mini cronograma de exemplo com custos carregados

Eis um pequeno lançamento de marketing, com custos carregados a partir de taxas de recursos e durações, e depois agrupado por mês. Cada tarefa carrega um custo e uma janela temporal, e os totais por mês tornam-se o plano de gasto.

Ler o ritmo do fluxo de caixa a partir do plano

Um total orçamental diz-lhe o tamanho do buraco. Um cronograma com custos carregados diz-lhe quando o buraco se abre, que é a pergunta que realmente ameaça um projeto. Ficar sem dinheiro no mês dois afunda um plano mesmo quando o orçamento total foi sempre comportável. É o momento, não só o tamanho, que um plano de gasto o protege.

Carregar mais do que mão de obra

A mão de obra é o custo óbvio, mas um cronograma que capta apenas pessoas subestimará a verdade. Materiais, licenças, aluguer de equipamento, faturas de subcontratados e encargos fixos pontuais também pertencem à linha temporal. A técnica é a mesma: anexe o custo à tarefa que o desencadeia, e deixe as datas da tarefa colocar esse dinheiro no período certo.

Os custos fixos precisam de algum cuidado, porque muitas vezes caem num único dia em vez de se espalharem por uma duração. Um depósito grande ou uma licença única deve ser imputado quando é de facto pago, não espalhado uniformemente por uma tarefa. As boas ferramentas deixam-no marcar um custo como acumulando no início, no fim ou proporcional. Escolher corretamente é o que mantém o ritmo do seu fluxo de caixa exato e não apenas plausível.

Passos para carregar custos no seu próprio cronograma

Não precisa de software financeiro para construir um plano de gasto que funcione. Uma ferramenta de Gantt capaz e uma ordem de operações disciplinada bastam. Siga estes passos e a vista por período sai do plano que já tem.

1. Estime primeiro a duração de cada tarefa, porque o custo depende dela.
2. Atribua um recurso e uma taxa a cada tarefa que consome mão de obra.
3. Deixe a ferramenta calcular taxa vezes duração para o custo de mão de obra.
4. Adicione materiais e encargos fixos, marcando se cada um acumula no início, no fim ou proporcional.
5. Agrupe os custos carregados por semana ou mês para obter o plano de gasto.
6. Trace o custo acumulado para desenhar a curva S e ler o ritmo de consumo.
7. Procure o mês mais íngreme e suavize-o com a folga antes de ele chegar.

Pode dispor as tarefas, durações e dependências de que este método precisa no criador de Gantt gratuito e ler a forma do seu gasto diretamente do gráfico.

Manter o plano de custos honesto

Um cronograma com custos carregados é tão verdadeiro quanto o cronograma por baixo dele. Se as datas estão desatualizadas, o plano de gasto aponta para os meses errados. Se as durações são ilusórias, os totais também o são. A disciplina que mantém vivo um plano normal mantém o dinheiro honesto: atualize os valores reais, deixe a rede recalcular, e observe as curvas moverem-se.

Um gráfico de Gantt feito uma vez e nunca tocado não é um plano, é um desejo, e um com custos carregados que nunca é revisitado é um desejo caro. Reconcilie o gasto real com a curva S prevista em cada atualização de estado. Quando as duas curvas se separam, encontrou o seu desvio cedo, enquanto ainda é pequeno o suficiente para corrigir o rumo em vez de apenas explicá-lo depois do facto.

Perguntas frequentes

Leia também

• Como estimar a duração das tarefas
• Linha de base face ao real: acompanhar desvios
• O método do caminho crítico explicado
• Voltar aos guias

Este artigo também está disponível em inglês.