O que e uma estrutura analitica do projeto (WBS)?
A maioria dos projetos atrasados nao foi mal agendada. Foi mal delimitada: algo obvio ficou de fora e apareceu no meio do caminho como uma surpresa. Uma estrutura analitica do projeto e o seguro barato contra isso. Ela obriga voce a expor tudo o que o projeto tem que entregar, por completo, antes de fixar uma unica data. Aqui esta o que e uma WBS, a unica regra que a faz funcionar e como construir uma que voce possa levar direto para um grafico de Gantt.
O que e de fato uma WBS
Uma estrutura analitica do projeto e uma decomposicao orientada a entregas do escopo total de um projeto. Voce toma a coisa acabada no topo e a divide, nivel a nivel, em pecas cada vez menores, ate que cada peca seja pequena o suficiente para estimar, atribuir e acompanhar.
A palavra que importa e entrega. Uma WBS e uma lista de coisas que o projeto produz, nao uma lista de acoes. "Pagina inicial", "guia do usuario", "equipe treinada" sao elementos de uma WBS. "Redigir", "revisar", "enviar e-mail ao cliente" nao sao, essas sao as tarefas que vem depois. Acertar essa distincao e o que separa uma WBS de uma lista de afazeres.
WBS frente a uma lista plana de tarefas
As pessoas costumam achar que ja tem uma WBS porque tem uma longa lista de tarefas. Nao sao a mesma ferramenta e respondem a perguntas diferentes.
| Estrutura analitica do projeto | Lista plana de tarefas | |
|---|---|---|
| Organizada por | entregas (substantivos), em arvore | acoes (verbos), em linha |
| Mostra a voce | todo o escopo, agrupado | uma sequencia de afazeres |
| Responde | "esta tudo incluido?" | "o que vem a seguir?" |
| Melhor para | definir o escopo antes de agendar | tocar o dia a dia |
Voce constroi a WBS primeiro para ter certeza de que o escopo esta completo e depois deriva dela a lista de tarefas e o cronograma. Pule a WBS e sua lista de tarefas sera apenas tao completa quanto a sua memoria no dia em que a escreveu.
A regra dos 100 %
A unica regra que torna uma WBS confiavel: os filhos de qualquer elemento devem somar exatamente 100 % desse elemento, nem mais nem menos.
Nem menos significa que nada falta: se "Lancamento" se divide em QA e Implantacao, entao QA mais Implantacao devem ser tudo o que lancar envolve. Nem mais significa nada de excesso: voce nao adiciona trabalho que nao faca parte de fato do elemento pai. Aplicada em cada nivel, a regra dos 100 % garante que a base da arvore, somada ate o topo, equivale a todo o projeto e a nada alem do projeto. Essa e a propriedade que uma simples lista de tarefas nunca pode prometer.
Os niveis de uma WBS
A maioria dos projetos precisa de apenas tres ou quatro niveis:
- Nivel 1, o proprio projeto, a entrega final.
- Nivel 2, as grandes entregas ou fases (Design, Construcao, Lancamento acima).
- Nivel 3 em diante, os pacotes de trabalho: o nivel mais baixo, pequeno o suficiente para estimar e assumir.
Um pacote de trabalho e onde a decomposicao para. Uma boa regra pratica e a regra 8/80: um pacote de trabalho nao deve ser menor que cerca de 8 horas nem maior que cerca de 80. Menos que isso e voce esta gerenciando ruido; mais e voce nao ve o problema chegando ate que ja seja tarde.
Como construir uma
Voce pode esbocar uma WBS no papel antes que ela toque qualquer software:
- Escreva a entrega acabada no topo. Nomeie a coisa, nao o esforco.
- Divida-a nas grandes entregas ou fases. Mire em um punhado, nao em vinte.
- Decomponha cada uma delas em pacotes de trabalho pequenos o suficiente para estimar e atribuir a um unico responsavel.
- Aplique a regra dos 100 % em cada nivel: os filhos devem somar o pai, sem adicionar nada e sem omitir nada.
- Pare na regra 8/80. Se um pacote for muito maior, divida-o; muito menor, agrupe-o.
- De a cada elemento um codigo, 1, depois 1.1, 1.2, depois 1.1.1, para que ele se transfira com limpeza para o cronograma mais tarde.
Um exemplo resolvido
- 2 Construcao
- 2.1 Templates de front-end
- 2.2 Configuracao do CMS
- 2.3 Formularios de contato e de leads
Da WBS ao grafico de Gantt
A recompensa vem quando voce agenda. Os pacotes de trabalho do nivel mais baixo se tornam as linhas do seu grafico de Gantt, uma barra cada. A WBS lhe da as linhas e o agrupamento; o cronograma acrescenta por cima as duracoes, as dependencias e as datas.
Como a WBS estava completa, o cronograma esta completo: nenhuma tarefa pode ser esquecida se cada entrega ja foi contemplada na arvore. Esta e a razao silenciosa pela qual planejadores experientes nunca a pulam. Voce pode levar uma WBS direto para o editor gratuito da gantts.app como sua lista de tarefas e comecar a definir datas.
A versao curta
Uma WBS e o seu escopo, desenhado como uma arvore de entregas em vez de uma lista de acoes. A regra dos 100 % a mantem honesta: cada nivel soma o seu pai, entao nada falta e nada esta inflado. Construa-a primeiro, pare em pacotes de trabalho que voce consiga estimar e depois transforme esses pacotes nas barras do seu grafico de Gantt. Sao quinze minutos que lhe poupam a pior especie de semana.
Perguntas frequentes
O que e uma estrutura analitica do projeto?
Uma estrutura analitica do projeto (WBS) e uma decomposicao orientada a entregas do escopo total de um projeto. Voce divide a entrega final em entregas menores e depois em pacotes de trabalho, ate que cada peca seja pequena o suficiente para estimar, atribuir e acompanhar.
O que e a regra dos 100 % em uma WBS?
A regra dos 100 % estabelece que os filhos de qualquer elemento da WBS devem somar exatamente esse elemento, nem mais nem menos. Ela garante que o escopo esteja completo (nada faltando) e nao inflado (nada a mais) em cada nivel da arvore.
Qual e a diferenca entre uma WBS e uma lista de tarefas?
Uma WBS e organizada por entregas (substantivos) em arvore e mostra todo o escopo; uma lista de tarefas e organizada por acoes (verbos) em sequencia e mostra o que fazer a seguir. Voce constroi a WBS primeiro e depois deriva dela a lista de tarefas e o cronograma.
O que e um pacote de trabalho?
Um pacote de trabalho e o nivel mais baixo de uma WBS, onde voce para de decompor. Um guia comum e a regra 8/80: um pacote de trabalho deve exigir aproximadamente entre 8 e 80 horas de esforco, pequeno o suficiente para estimar e assumir, grande o suficiente para importar.
Como uma WBS se torna um grafico de Gantt?
Os pacotes de trabalho do nivel mais baixo se tornam as linhas do grafico de Gantt, uma barra cada. A WBS fornece as linhas e o agrupamento; o cronograma acrescenta as duracoes, as dependencias e as datas. Como a WBS esta completa, o cronograma nao pode perder uma tarefa em silencio.
Leia também
- Como fazer um grafico de Gantt
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Este artigo também está disponível em inglês.