如何在甘特图上跟踪进度
一张画好一次就再也不碰的甘特图不是计划，而是愿望。进度表的价值不在于把它画出来，而在于一周又一周地把它和现实作对比，并针对差距采取行动。跟踪是一门把漂亮图表变成预警系统的功课：它在还有时间补救的时候就告诉你项目正在滑坡，而不是等到期限那天，那时已经来不及了。本指南讲解如何正确地跟踪进度、哪些信号真正有意义、哪些信号在骗你，以及如何在麻烦变成意外之前把它读出来。
为什么不跟踪的计划只是猜测
每一份项目计划都是在你对工作了解最少的时刻做出的预测。它从获批的那一天起就开始过时。跟踪是让它保持诚实的方法：你记录实际发生的事，把它和你的计划并排放在一起，让差距告诉你完成日期是否依然成立。
跳过这一步的团队直到期限到来才发现自己迟了，因为没有实际数据的计划无法警示任何人。跟踪得当的团队能看着延误在数周里逐渐形成，并可以选择如何应对。图表改变不了你的运气，它改变的是你多早知道。
完成百分比：最基本的信号，以及它的陷阱
展示进度最常见的方式是把每根条形填充到任务已完成的那个比例：一项做了一半的任务会得到一根阴影到一半的条形。它简单，一眼就能读懂。它说谎的频率也比图表上任何其他数字都高。
陷阱在于，"完成百分比"通常指的是"已过去的时间百分比"，而不是"已完成的工作百分比"。一项计划为十天的任务，到第五天就被标为50%，因为已经过去了五天，无论一半的工作是否真的存在。那不是进度，那是日历。补救办法是坚持用实际完成百分比：实际交付物已完成多少，由工作本身来判断，而不是由时钟来判断。
状态日期：你读取进度的地方
每一次跟踪更新都是截至某一天的，这就是状态日期，常常在图表上画成一条垂直的"今天"线。它是你能添加的最有用的标记，因为它把整幅画面变成了一道检验题：任何填充还没到状态线的条形就是落后了，任何填充超过状态线的条形就是超前了。
没有状态日期，"项目进展顺利"只是一种看法。有了它，这就成了你能看见的东西：那条线要么穿过填满的、已完成的条形，要么穿过空白的条形，而这差别就是你的状态。
计划与实际：诚实的对比
完成百分比告诉你一项任务走了多远；它不告诉你这是否足够好。要知道这一点，你需要一条基准线：原始计划的一份冻结副本，用来作比较。这样跟踪就成了两样东西的对比，任务此刻本应在哪里，以及它实际在哪里。
一项任务可以完成了60%却完全按计划进行，也可以完成了60%却严重落后，只有基准线才能告诉你是哪一种。计划与实际之间的差距叫做偏差，它才是真正值得管理者关注的那个数字。
尽早发现滑坡
跟踪的意义在于趁滑坡还小的时候就把它抓住。几个习惯能让这件事变得可靠：
- 留意那些本该开始却还没开始的任务，开始得晚是可能出现的最早预警。
- 留意那些连续两次更新都卡在同一完成百分比上的任务，它们正在悄悄停滞。
- 对任何在一次更新里从10%跳到90%的任务保持怀疑，有人在瞎猜。
- 把一个连续几周停在90%的"已完成90%"当作任务陷入麻烦的典型信号。
一个实例：已过去的时间不是进度
- 按已过去的时间来读，10天里过了6天，正好按计划。绿灯。
- 但问问撰写的人：10个章节里只起草了3个。实际进度是30%，不是60%。这项任务落后了四个工作日，就藏在一个跟踪日历而非跟踪工作的数字背后。
按时间计的完成百分比与实际完成百分比
| 按时间计的% | 实际% | |
|---|---|---|
| 衡量的是 | 已过去的天数 | 实际完成的工作 |
| 记录所需的功夫 | 没有，自动生成 | 一次真实的判断 |
| 诚实度 | 美化落后的任务 | 说实话 |
| 用于 | 任何不重要的事 | 每一项要紧的任务 |
如果你的工具按已过去的时间自动填充条形，就把那些填充当作装饰，用对工作的真实判断去覆盖它们。
多久更新一次
跟踪得太少会让滑坡藏起来；跟踪得太频繁又会把计划变成一份全职工作。让节奏与项目相匹配：
| 项目节奏 | 更新节奏 |
|---|---|
| 快速、短小的任务 | 每天或每周两次 |
| 典型的交付项目 | 每周 |
| 漫长、推进缓慢的工作 | 每两周 |
无论你选哪种，都要保持规律。一个忽前忽后、不规律的状态日期会让趋势无法读取。每次更新，都走一遍同样的简短流程：
- 把状态日期移到今天。
- 对每一项进行中的任务，记录它的实际完成百分比，由已完成的工作来判断，而不是由已过去的天数来判断。
- 把每根条形的填充和状态线作对比，把任何还没到线的都标出来。
- 先检查关键路径，再检查浮动时间最少的任务。
- 读出相对于基准线的偏差，然后判断有什么需要采取行动，如果有的话。
先跟踪关键路径
并非每一次滑坡都同样要紧。一项带有浮动时间的任务可以迟到却什么也不伤及；一项在关键路径上的任务一滑坡，完成日期就随之移动。当跟踪的时间紧张时，先更新关键路径，而且要最详细地更新；延误正是在那里永远无法被吸收的。
这也让你的状态报告更聚焦：以关键路径开头，正好回答了大多数相关方唯一的那个问题，也就是结束日期是否依然成立。
一个实例：状态线揭开隐藏的滑坡
- 唯一要紧的数字："构建"在关键路径上而且落后了。"测试"的提前开始发生在一项带有浮动时间的任务上，所以对完成日期没有帮助。
- 行动：趁"构建"还只落后几天而非几周，现在就把注意力放上去。
向上汇报进度
一旦你在跟踪，汇报几乎就自己写好了。给相关方做更新时，用图表已经显示出来的三件事开头：完成日期是否依然按计划、最大的风险是什么、你需要他们提供什么。按阶段和里程碑来概括，而不是展示每一项被跟踪的任务，而且如果你保有一条基准线，就把计划和实际放在一起展示，让滑坡显露出来而不是被搪塞过去。那张详细的跟踪图依然是你的工作工具；概括版才是放上幻灯片的东西。关于这一点，在向相关方展示甘特图的指南里还有更多内容。
简短版
甘特图只有在你跟踪它的时候才值回成本。记录实际完成百分比，而不是已过去的时间；加上一个状态日期，让滑坡变得可见；和一条基准线作对比，这样你才知道进度是否足够好；并以规律的节奏更新，最紧盯着关键路径。做到这些，图表就不再是装饰，而成为它本该成为的东西，一个为你争取行动时间的预警。在gantts.app 编辑器里免费跟踪你自己的计划。
常见问题
如何在甘特图上跟踪进度？
把每根任务条形填充到它的完成百分比，加上一个状态日期（一条垂直的"今天"线），再把进度和原始计划的基准线作对比。没有填充到状态线的条形就是落后了；计划与实际之间的差距就是值得采取行动的偏差。
什么是甘特图上的状态日期？
状态日期是一次更新所反映的时间点，通常在图表上画成一条垂直线。它让你一眼就能读出进度：任何没有填充到这条线的条形都落后于计划，任何填充超过它的都超前了。
甘特图上的完成百分比是什么意思？
它是一项任务已完成的比例，由它的条形被阴影覆盖了多少来显示。诚实的版本是实际完成百分比（工作实际完成了多少）。要当心那些按已过去的时间来填充条形的工具，那会美化一项落后的任务。
为什么我的任务连续几周都是90%完成？
一项卡在90%的任务是陷入麻烦的典型信号：容易的部分做完了，而困难的剩余部分被低估了。跟踪实际进度，而不是已过去的时间，并把一个停止移动的完成百分比当作需要去查看的警告。
我应该多久更新一次甘特图？
让节奏与项目相匹配：快速的工作每天或每周两次，典型的交付项目每周一次，推进缓慢的工作每两周一次。保持规律，好让趋势易于读取，并始终最详细地更新关键路径。
延伸阅读
本文也提供英文版本。