Dauer vs. Aufwand: Warum Ihre Schätzungen verrutschen

Drei Wörter, die man austauschbar verwendet

Aufwand, Dauer und verstrichene Zeit sind getrennte Größen, die an der Oberfläche zufällig dieselben Einheiten teilen. Aufwand ist der reine Arbeitsinhalt. Dauer sind die Arbeitstage, die die Aufgabe in Ihrem Gantt-Diagramm belegt. Verstrichene Zeit ist die Kalenderspanne, die eine beteiligte Person spürt, wenn sie die Kästchen zählt. Wenn Sie sie als eine einzige Zahl behandeln, verspricht Ihr Plan Termine, die das Team niemals einhalten kann.

Die Falle ist leicht, weil jeder in Tagen antwortet. Aber ein Arbeitstag ist nicht dasselbe wie ein Tag im Kalender, und keiner von beiden ist dasselbe wie ein Tag des Wartens. Trennen Sie sie zuerst, und der Rest des Schätzens wird viel einfacher.

Aufwand: die Arbeit selbst

Aufwand ist der Arbeitsinhalt einer Aufgabe, gemessen in Personenstunden oder Personentagen. Er beantwortet eine Frage: Wenn jemand nichts anderes täte als dies, die Hände auf der Tastatur, wie lange würde das Tun dauern? Einen Bericht zu schreiben könnte zwölf Stunden Aufwand bedeuten. Ein Zimmer zu streichen, sechs. Dem Aufwand ist es egal, welcher Tag ist, ob die Person auch in Besprechungen sitzt oder ob eine Kollegin die Aufgabe teilt.

Aufwand ist die stabilste der drei Zahlen, weil er eine Eigenschaft der Arbeit ist, nicht des Zeitplans ringsum. Schätzen Sie ihn zuerst, und schätzen Sie ihn in Personenstunden, damit der Kalender Ihr Gefühl dafür, wie groß die Aufgabe wirklich ist, nicht verfälscht. Unser Leitfaden zum Schätzen von Aufgabendauern geht tiefer darauf ein, wie man diese erste Zahl richtig hinbekommt.

Dauer: die Kalenderspanne

Dauer ist die Anzahl der Arbeitstage, die eine Aufgabe belegt, vom Tag des Beginns bis zum Tag des Abschlusses. Das ist es, was die Länge eines Balkens darstellt. Dauer ist abgeleitet, nicht grundlegend. Sie hängt vom Aufwand ab, aber auch davon, wie viele Stunden pro Tag die Person geben kann, wie viele Personen sich die Last teilen und wie viel Warten in der Aufgabe steckt.

Weil die Dauer abgeleitet ist, ist sie die Zahl, die sich bewegt. Eine Zwölf-Stunden-Aufgabe kann eine Dauer von anderthalb Tagen haben, wenn jemand sie Vollzeit bearbeitet, oder von zwei Wochen, wenn er sie zwischen anderen Verpflichtungen eine Stunde am Tag anfasst. Gleicher Aufwand, sehr unterschiedliche Balken. Das ist das ganze Problem in einem Satz.

Verstrichene Zeit: die Wanduhr

Verstrichene Zeit ist die Kalenderspanne von Anfang bis Ende, alles eingeschlossen: Wochenenden, Feiertage, Abende und die Tage, an denen die Aufgabe auf eine Antwort wartend herumlag. Das meint ein Kunde, wenn er fragt, wann etwas fertig ist, und anfängt, Tage zu zählen. Verstrichene Zeit ist immer gleich oder länger als die Dauer, weil die Dauer nur Arbeitstage zählt, während die verstrichene Zeit sie alle zählt.

Behalten Sie alle drei im Blick. Sie schätzen in Aufwand, Sie planen in Dauer, und Sie versprechen den Beteiligten in verstrichener Zeit. Ärger beginnt in dem Moment, in dem Sie eine dieser Zahlen dort verwenden, wo eine andere hingehört, denn die Lücke zwischen ihnen ist nicht klein. In einem ausgelasteten Team kann die verstrichene Zeit das Zwei- bis Dreifache des reinen Aufwands betragen, und niemand bemerkt es, bis der Termin da ist.

Warum die Verwechslung Zeitpläne zerstört

Der klassische Fehler ist, Aufwand als Dauer einzutragen. Jemand schätzt eine Aufgabe auf drei Arbeitstage, also vierundzwanzig Personenstunden, und tippt 3 in die Dauerspalte. Das Gantt-Diagramm nimmt nun drei Kalendertage Vollzeitarbeit an. Aber die zugewiesene Person ist zur Hälfte auf der Aufgabe, verliert jeden Vormittag an Besprechungen und wartet einen Tag auf die Freigabe. Die reale Spanne liegt näher bei acht Arbeitstagen.

Jede nachgelagerte Aufgabe erbt diesen Fehler, und das Projektenddatum verschiebt sich. Multiplizieren Sie das über fünfzig Aufgaben, und der Zeitplan ist Fiktion, bevor die Arbeit beginnt. Ein Gantt-Diagramm, das einmal erstellt und nie angerührt wird, ist kein Plan, sondern ein Wunsch. Die Lösung ist nicht Heldentum später, sondern ehrliche Umrechnung von Anfang an.

Verfügbarkeit: Niemand arbeitet zu 100 Prozent

Niemand liefert acht Stunden Aufgabenarbeit an einem Acht-Stunden-Tag. Besprechungen, E-Mails, Pausen, Kontextwechsel und die alltägliche Reibung eines Arbeitsplatzes zehren daran. Eine realistische Zahl für konzentrierte Aufgabenzeit sind fünf bis sechs produktive Stunden pro Tag für die meisten Wissensarbeiter, und noch weniger für Führungskräfte, die ihre Tage damit verbringen, andere zu entblocken.

Wenn Sie mit acht Stunden planen und die Person fünf liefert, ist jede Dauer, die Sie berechnet haben, um mehr als ein Drittel daneben, bevor überhaupt etwas schiefgeht. Wählen Sie eine Zahl produktiver Stunden pro Tag, die Ihr Team tatsächlich durchhalten kann, schreiben Sie sie auf und verwenden Sie dieselbe Zahl in jeder Umrechnung, damit Ihre Schätzungen im gesamten Plan konsistent bleiben.

Teilzeit-Zuteilung dehnt alles

Die meisten Menschen sind nicht Vollzeit einer einzigen Aufgabe zugewiesen. Sie teilen ihre Woche auf Projekte, Supportaufgaben und ihren eigenen Rückstau auf. Zuteilung ist der Anteil am Arbeitstag einer Person, den eine Aufgabe beanspruchen kann. Bei 50 Prozent Zuteilung bekommt eine Aufgabe die Hälfte jedes Tages, sodass sich ihre Dauer gegenüber Vollzeitarbeit bei gleichem Aufwand ungefähr verdoppelt.

Bei der Zuteilung brechen Schätzungen leise zusammen. Ein Plan, der annimmt, dass alle voll zugeteilt sind, plant für ein Team, das nicht existiert. Fragen Sie, welchen Anteil der Zeit jeder Person eine Aufgabe wirklich bekommt, und lassen Sie diese Zahl den Balken dehnen.

Multitasking besteuert Sie doppelt

Die Aufmerksamkeit über mehrere aktive Aufgaben zu verteilen teilt nicht nur die Zeit, es fügt eine Steuer hinzu. Jeder Wechsel kostet Neuorientierung: Dateien wieder öffnen, sich erinnern, wo man aufgehört hat, den mentalen Kontext neu aufbauen. Für jemanden, der mit drei oder mehr laufenden Aufgaben jongliert, frisst diese Wechselkosten einen spürbaren Teil des Tages, der auf keinem Stundenzettel auftaucht.

Das praktische Ergebnis ist, dass jemand mit 50 Prozent Zuteilung über zwei Aufgaben oft weniger als die Hälfte bei jeder liefert. Wenn Sie Aufwand in Dauer für eine stark multitaskende Person umrechnen, fügen Sie einen Puffer für die Wechselsteuer hinzu, statt eine saubere Teilung der Stunden anzunehmen. Besser noch, verringern Sie, wie viele Aufgaben gleichzeitig laufen, damit die Steuer schrumpft.

Die Falle ist, dass sich Multitasking produktiv anfühlt. Fünf Dinge am Tag anzufassen sieht geschäftig aus, doch jedes davon kriecht voran, weil keines je einen ununterbrochenen Lauf bekommt. Wenn Ihre Dauern selbst nach Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Zuteilung immer wieder überschießen, ist eine nicht eingepreiste Wechselsteuer meist der Schuldige, der in aller Offenheit versteckt bleibt.

Warten: der stille Dauerfresser

Ein Teil der Dauer ist überhaupt keine Arbeit. Es ist Warten: auf eine Freigabe, ein Code-Review, eine Abhängigkeit, die fertig wird, einen Lieferanten, der antwortet, oder darauf, dass Farbe trocknet. Warten fügt dem Aufwand nichts hinzu, aber der Dauer und der verstrichenen Zeit alles. Eine Aufgabe mit zwei Stunden Aufwand kann sich über eine Woche erstrecken, wenn sie fünf Tage auf eine Freigabe wartet.

Warten ist in Schätzungen oft unsichtbar, weil niemand arbeitet, es fühlt sich also kostenlos an. Ist es nicht. Modellieren Sie das Warten ausdrücklich, entweder als Verzögerung an einer Abhängigkeit oder als eigene Dauerzeile, damit der Balken die Wahrheit sagt. Verstecktes Warten ist einer der häufigsten Gründe, warum ein Plan, der auf dem Papier straff aussah, Woche für Woche verrutscht.

Aufwand ehrlich in Dauer umrechnen

Aufwand in Dauer umzurechnen ist Arithmetik, kein Raten, sobald Sie die richtigen Eingaben haben. Die Formel ist einfach: Dauer gleich Aufwand geteilt durch produktive Stunden pro Tag mal Zuteilung, dann jegliches Warten hinzuaddieren. In Schritten ausgeschrieben sieht sie so aus.

1. Schätzen Sie den Aufwand in Personenstunden und ignorieren Sie den Kalender vollständig.
2. Legen Sie die produktiven Stunden pro Tag fest, die konzentrierte Zeit, die die Person wirklich gibt, oft fünf bis sechs.
3. Legen Sie die Zuteilung fest, den Anteil jedes Tages, den diese Aufgabe beanspruchen kann.
4. Teilen Sie den Aufwand durch (produktive Stunden pro Tag mal Zuteilung), um die Arbeitstage aktiver Arbeit zu erhalten.
5. Addieren Sie Warte- oder Review-Zeit als zusätzliche Dauer oder als Verzögerung an der Abhängigkeit.
6. Runden Sie auf ganze Tage auf, wenn Ihr Gantt-Werkzeug in Tageseinheiten plant.

Tun Sie dies für jede Aufgabe, und die Dauern, die Sie eintragen, überstehen den Kontakt mit der Realität. Die Zahlen hören auf, optimistische Vermutungen zu sein, und werden zu belastbaren Prognosen.

Ein durchgerechnetes Beispiel: der Bericht, der verrutschte

Beachten Sie, dass nichts schiefging. Niemand war faul, und der Umfang wuchs nicht. Die Schätzung verrutschte allein deshalb, weil Aufwand als Dauer eingetragen wurde und Verfügbarkeit, Zuteilung und Warten nie eingepreist wurden. Die Rechnung war die ganze Geschichte.

Es ins Gantt-Diagramm bringen

Sobald Ihre Dauern ehrlich sind, wird das Gantt-Diagramm zu einer Prognose, die Sie verteidigen können. Längere, realistische Balken schieben Ihre Abhängigkeiten hinaus und enthüllen den wahren kritischen Pfad. Aufgaben mit Spielraum zeigen ihren Puffer und sagen Ihnen, wo ein Verrutschen harmlos ist und wo es den Termin bedroht.

Modellieren Sie Ihre realen Zahlen, nicht Ihre Hoffnungen, und Sie können das Diagramm in gantts.app erstellen, in Minuten. Passen Sie die Zuteilung an, beobachten Sie, wie sich die Dauern neu berechnen, und Sie planen, statt zu wünschen.

Häufige Fragen

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Dieser Artikel ist auch auf Englisch verfügbar.