Gantt-Diagramm erstellen: Anleitung in sieben Schritten

Was Sie vorher brauchen

Drei Dinge sollten geklärt sein, bevor Sie den ersten Balken zeichnen. Erstens das Ziel und der Endtermin — woran genau erkennen Sie, dass das Projekt fertig ist, und bis wann muss das der Fall sein. Zweitens eine Liste der Vorgänge, die dorthin führen. Drittens eine grobe Vorstellung davon, wie lange jeder Vorgang dauert und was worauf wartet.

Perfekte Schätzungen brauchen Sie nicht. Sie brauchen einen Ausgangspunkt, den Sie verfeinern können — und den bekommen Sie in einer Stunde mit zwei Beteiligten an einem Whiteboard. Wenn Ihnen die Grundbegriffe fehlen, lesen Sie zuerst, was ein Gantt-Diagramm ist.

Als durchgehendes Beispiel dient hier ein Website-Relaunch mit Projektstart am Montag, 6. Juli 2026 und gewünschtem Start der neuen Seite Anfang Oktober.

Der Plan, den wir bauen

Jeder Schritt unten wird auf ein einziges Vorhaben angewendet: den Website-Relaunch der Möbelwerkstatt Brandner GmbH, fünf Arbeitstage die Woche, Projektstart Montag, der 6. Juli 2026. Werfen Sie jetzt schon einen Blick darauf, wo er nach Schritt 7 landet — jeder Schritt erklärt eine seiner Spalten.

1. Vorgänge sammeln — ohne Termine

Schreiben Sie zuerst auf, was zu tun ist. Noch keine Daten, keine Reihenfolge, keine Zuständigkeiten. Nur die Arbeit. Formulieren Sie mit Verb und Objekt: „Startseitentext schreiben“, „Rechtstexte prüfen lassen“, „Auf Produktivsystem veröffentlichen“ — nicht „Texte“ und nicht „Rechtliches“.

Die richtige Granularität liegt zwischen einem Tag und einem Monat je Vorgang. Alles Kürzere gehört auf eine Aufgabenliste, alles Längere ist noch keine Aufgabe, sondern eine Phase. Ein guter Prüfsatz: Sie sollten eine einzige verantwortliche Person nennen und in einem Satz beschreiben können, woran man die Fertigstellung erkennt. Geht das nicht, ist der Vorgang entweder zu groß (teilen) oder zu unklar (definieren).

Es lohnt sich, dabei von einer Vorlage für Ihre Projektart auszugehen, damit die branchenüblichen Selbstverständlichkeiten nicht fehlen — Zulassungen, Abnahmen, Übergabefristen. Unsere Vorlagen decken Bau, Marketing, Softwareentwicklung und Veranstaltungen ab.

2. In Phasen gruppieren

Fassen Sie die Vorgänge zu vier bis acht Phasen zusammen. Für den Relaunch etwa: Analyse, Konzept, Gestaltung, Umsetzung, Inhalte, Test, Umstellung. Eine Phase ist eine Sammelzeile, deren Balken automatisch beim frühesten Vorgang darunter beginnt und beim spätesten endet.

Diese Gliederung ist es, die den Plan später lesbar macht — für Sie und für alle, denen Sie ihn zeigen. Sie erlaubt außerdem, im Gespräch mit der Geschäftsführung die Phasen zusammenzuklappen und nur sieben Balken zu zeigen, während das Team dieselbe Datei mit allen 45 Zeilen benutzt.

Setzen Sie die Termine eines Sammelbalkens nie von Hand. Sie sind ein Ergebnis der darunterliegenden Vorgänge; ein manuell eingetragenes Phasenende ist eine Behauptung, die beim ersten Verzug still falsch wird. Viele Werkzeuge nummerieren die Gliederung automatisch als Projektstrukturplan (1, 1.1, 1.2), was in Protokollen eine eindeutige Referenz gibt.

3. Dauern schätzen

Schätzen Sie in Arbeitstagen, nicht in Kalendertagen, damit Wochenenden und Feiertage den Plan nicht verzerren. Schätzen Sie außerdem die reine Arbeitszeit — Wartezeiten gehören als eigener Vorgang in den Plan, nicht in die Dauer. „Rechtsprüfung: 2 Tage“ plus „Wartezeit auf Rückmeldung: 5 Tage“ ist ehrlicher und steuerbarer als „Rechtsprüfung: 7 Tage“.

Ein bewährter Ansatz ist die Dreipunktschätzung: optimistisch, wahrscheinlich und pessimistisch schätzen, dann mit der Formel (O + 4W + P) / 6 gewichten. Bei 3, 5 und 13 Tagen ergibt das 6 Tage — deutlich mehr als die 5, die man aus dem Bauch genannt hätte, und genau das ist der Punkt. Wer nur einen Wert nennt, nennt fast immer den optimistischen.

Trennen Sie beim Schätzen Aufwand und Dauer. Zwei Personentage Arbeit einer Person, die nur halbtags verfügbar ist, sind vier Tage Dauer. Der Balken zeigt die Dauer, nicht den Aufwand — und diese Verwechslung ist die häufigste Ursache für Pläne, die auf dem Papier passen und in der Praxis reißen.

4. Abhängigkeiten verknüpfen

Verbinden Sie, was wirklich aufeinander wartet. Der Test: Kann Vorgang B früher beginnen, wenn A schneller fertig wird? Wenn ja, ist die Verknüpfung echt. Wenn nein, haben Sie nur die Reihenfolge im Kalender nachgezeichnet.

Die mit Abstand häufigste Art ist Ende-Anfang: B beginnt, wenn A fertig ist — der Test beginnt, wenn die Umsetzung steht. Drei weitere Arten gibt es für Sonderfälle: Anfang-Anfang für gemeinsam anlaufende Arbeiten, Ende-Ende für begleitende Tätigkeiten wie die Dokumentation, und das seltene Anfang-Ende für Übergaben. Beginnen Sie mit Ende-Anfang und greifen Sie nur dann zu einer anderen, wenn der Vorgang sich tatsächlich so verhält; alle vier stehen in den Verknüpfungsarten.

Verknüpfen Sie nicht alles mit allem. Ein Plan, in dem jeder Vorgang von seinem Vorgänger abhängt, ist eine Kette ohne Parallelität — und meist unrealistisch. Und tragen Sie keine festen Termine dort ein, wo eine Verknüpfung die Berechnung übernehmen sollte: Ein hart gesetztes Datum übersteuert die Neuberechnung und macht aus dem Plan wieder ein Bild.

Die vier Arten, jeweils am Relaunch der Möbelwerkstatt Brandner gemessen:

Art	Regel	Wo sie hier passt	Wie oft man sie braucht
Ende-Anfang (EA)	B beginnt erst, wenn A fertig ist	Frontend-Umsetzung nach der abgenommenen Gestaltung — neun der neun Verknüpfungen in diesem Plan	Fast immer
Anfang-Anfang (AA)	B beginnt erst, wenn A begonnen hat	Wenn die Texte am selben Tag wie die Wireframes anliefen statt nach der Bestandsaufnahme	Gelegentlich, bei überlappender Arbeit
Ende-Ende (EE)	B endet nicht vor A	Die Qualitätssicherung endet frühestens, wenn der letzte Inhalt eingepflegt ist	Selten
Anfang-Ende (AE)	B endet nicht, bevor A begonnen hat	Nirgends. Diese Art existiert im Wesentlichen für Schichtübergaben	Fast nie

Ein Verhalten sollten Sie kennen, bevor Sie Balken ziehen: gantts.app plant wie gesetzt. Eine Abhängigkeit kann einen Vorgang später schieben, als Sie ihn abgelegt haben, aber niemals früher ziehen. Legen Sie die Qualitätssicherung in den November und verknüpfen sie mit dem Einpflegen der Inhalte, holt der Plan sie nicht in den September zurück — die Verknüpfung setzt den frühestmöglichen Beginn, und das Diagramm zeigt die Lücke, die Sie gelassen haben. Neu planen schließt diese Lücken, wenn Sie es verlangen.

5. Meilensteine setzen

Fünf bis zehn für ein mehrmonatiges Projekt. Ein Meilenstein hat die Dauer null, erscheint als Raute und markiert eine Entscheidung, eine Freigabe oder eine erfüllte Bedingung — nicht das Ende einer beliebigen Aufgabe. Für den Relaunch also: Konzept freigegeben, Gestaltung abgenommen, Inhalte vollständig, Rechtsfreigabe erteilt, neue Seite live.

Meilensteine leisten zweierlei. Sie geben Beteiligten außerhalb des Teams greifbare Kontrollpunkte, und sie sind Ankerpunkte, an die sich Abhängigkeiten sauber knüpfen lassen. Eine gute Gewohnheit ist ein Meilenstein am Ende jeder Phase und einer am Endtermin, damit die Ziellinie im Plan immer sichtbar ist.

6. Ressourcen zuordnen und Auslastung prüfen

Erst jetzt ordnen Sie Personen zu — und prüfen dann, ob jemand in derselben Woche an drei Vorgängen gleichzeitig arbeiten soll. Diese Überlastung ist der häufigste Grund, warum ein rechnerisch korrekter Plan in der Praxis nicht hält.

Gehen Sie den Plan spaltenweise durch, Woche für Woche, und addieren Sie je Person die parallel laufenden Vorgänge. Wer in Kalenderwoche 33 gleichzeitig Texte schreiben, Bilder abnehmen und den Test begleiten soll, wird alle drei verspäten. Die Gegenmittel sind dieselben wie immer: Vorgänge zeitlich versetzen, wo Puffer vorhanden ist, umverteilen oder den Umfang kürzen.

Halten Sie anschließend den Fortschritt in Prozent je Vorgang nach. Der Vergleich von Heute-Linie und Fortschrittsbalken ist die schnellste Statusaussage, die es gibt: Steht ein Balken links der Heute-Linie noch bei 0 Prozent, haben Sie Verzug — und zwar sichtbar, bevor jemand ihn meldet.

Tun Sie vor dem ersten Tag noch eines: Speichern Sie einen Basisplan. Er friert den vereinbarten Stand ein, sodass Sie sechs Wochen später die Abweichung messen können, statt darüber zu streiten, was zugesagt war. So sieht der Relaunch am Ende der sechsten Woche aus, mit dem Basisplan vom 6. Juli:

Vorgang	Ende laut Basisplan	Ist bzw. Prognose	Abweichung	Fortschritt
Bestandsaufnahme der Inhalte	Fr 10. Juli	Fr 10. Juli	0 T	100 %
Seitenstruktur und Wireframes	Mo 20. Juli	Mi 22. Juli	+2 T	100 %
Gestaltung	Do 30. Juli	Mo 3. August	+2 T	100 %
Texte schreiben	Fr 24. Juli	Do 6. August	+9 T	100 %
Frontend-Umsetzung	Mo 31. August	Mi 2. September	+2 T	40 %
Livegang	Do 24. September	Mo 28. September	+2 T	—

Lesen Sie die Abweichungsspalte, und die Geschichte erzählt sich selbst. Die Texte sind neun Tage zu spät und kosten nichts, weil sie sechzehn Tage Puffer zu vergeben hatten. Die zwei Tage bei den Wireframes kosten am Livegang exakt zwei Tage, weil dieser Vorgang auf dem kritischen Pfad liegt. Derselbe Verzug, völlig unterschiedlicher Preis — und genau deshalb gibt es Schritt 7.

7. Puffer einplanen, kritischen Pfad prüfen und freigeben

Setzen Sie Puffer dorthin, wo Unsicherheit ist — vor Meilensteine und an das Ende des kritischen Pfads, nicht auf jeden einzelnen Vorgang. Verteilte Puffer verschwinden nach dem Parkinsonschen Prinzip; gebündelte bleiben sichtbar und lassen sich bewusst vergeben.

Schalten Sie dann den kritischen Pfad ein, also die längste Kette abhängiger Vorgänge, die den Endtermin bestimmt. Prüfen Sie, ob er dort verläuft, wo Sie ihn erwarten. Läuft er durch einen Vorgang, den Sie für nebensächlich hielten, fehlt entweder eine Verknüpfung oder eine Dauer ist falsch geschätzt. Passt der Endtermin nicht, wirken nur zwei Hebel, und beide ausschließlich auf diesem Pfad: mehr Mittel auf kritische Vorgänge oder bisher aufeinanderfolgende Vorgänge überlappen lassen.

Im Relaunch der Möbelwerkstatt Brandner läuft diese Kette über Bestandsaufnahme, Wireframes, Gestaltung, Abnahme der Gestaltung, Umsetzung, Einpflegen, Qualitätssicherung, Kundenabnahme und Livegang. Acht der zehn Zeilen liegen darauf, was etwas Unangenehmes, aber Nützliches verrät: Dieser Plan hat fast kein Spiel, und ein einziger Vorgang — die Texte — trägt den gesamten Puffer, den das Projekt besitzt.

Ausgewiesen wird dabei der Gesamtpuffer: wie lange ein Vorgang rutschen darf, bevor sich der Endtermin bewegt — und nicht der freie Puffer, der nur den Abstand zum unmittelbaren Nachfolger misst. Eine Spalte für den freien Puffer gibt es nicht. Die sechzehn Tage der Texte sind daher sechzehn Tage echter Schutz für den Livegang, und nicht bloß Luft gegenüber der nächsten Zeile.

Zum Schluss gehen Sie den Plan mit den Beteiligten durch. Ein Plan, den nur eine Person kennt, ist kein Plan, sondern eine Meinung. Frieren Sie danach den Stand als Basisplan ein — ohne diesen Vergleichsstand lässt sich später nicht mehr belegen, wo und wann die Abweichung entstanden ist.

Womit erstellen?

Für kleine Vorhaben reicht eine Tabellenkalkulation, wird aber ab etwa zwanzig Zeilen mühsam, weil Abhängigkeiten nicht automatisch rechnen: Jede Verschiebung müssen Sie durch alle Nachfolger von Hand tragen, und nach der zweiten Änderung unterbleibt das. Wie es trotzdem geht, steht in der Anleitung zu Gantt-Diagrammen in Excel.

Spezialisierte Werkzeuge nehmen Ihnen das ab. gantts.app läuft direkt im Browser, ohne Anmeldung und ohne Installation: Vorgänge eintippen, Dauern setzen, Balken ziehen, Verknüpfungen als Pfeile zeichnen. Der kritische Pfad hebt sich automatisch hervor und rechnet sich bei jeder Änderung neu. Exportiert wird nach PDF, PNG, XLSX oder PPTX, und der Plan bleibt lokal auf Ihrem Gerät.

Dieselben zehn Zeilen im Editor, mit den Schaltflächen so beschriftet, wie sie tatsächlich heißen:

1. Öffnen Sie ✨ In Gantt einfügen und fügen Sie die Gliederung ein. Dauern in Klammern, nach für eine Verknüpfung und ein abschließendes ! für einen Meilenstein werden beim Einfügen erkannt — also Frontend-Umsetzung (12d) nach Gestaltung abgenommen und danach Livegang!
2. Von Hand stattdessen: ＋ Vorgang für eine Arbeitszeile, ◆ Meilenstein für eine Raute, ▣ Gruppe für eine Phase, danach die Vorgänge darunter einrücken.
3. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet Nach (Vorgänger), Zuständig und Fortschritt. Auch der Typ steht hier: Ändern Sie ihn auf Meilenstein, fällt das Ende der Zeile auf ihren Anfang. Breiter ziehen lässt sich eine Raute nicht — ein Meilenstein mit Dauer ist kein Meilenstein.
4. Tragen Sie unter Kalender die Betriebsferien vom 10. bis 21. August ein. Ohne diesen Schritt endet die Umsetzung rechnerisch am 17. August, und der ganze restliche Plan ist zwei Wochen zu optimistisch.
5. Klicken Sie auf Neu planen, damit jeder Vorgang auf den frühesten Termin rückt, den seine Verknüpfungen zulassen. Das ist der Schritt, der den 24. September erzeugt.
6. Setzen Sie das Häkchen bei Kritischer Pfad, um die acht kritischen Balken zu schraffieren, und prüfen Sie, dass die Texte nicht darunter sind.
7. Speichern Sie ◳ Basisplan vor dem ersten Tag, damit die Abweichungstabelle oben etwas ist, das die App ausfüllt, und nicht etwas, das Sie von Hand zusammentragen.
8. Stellen Sie Zoom für einen Zehn-Wochen-Plan auf Woche und springen Sie mit ◎ Heute zurück, sobald die Arbeit läuft.
9. ⬇ Export liefert 📄 PDF-Dokument, 📊 Excel (.xlsx), 📑 CSV (Tabelle) und 📽 PowerPoint (.pptx); 📤 Teilen… liefert einen 🔗 Teilbarer Link. Für die Kundin stellen Sie Ansicht vorher auf Nur Meilensteine — Abnahme der Gestaltung und Livegang, sonst nichts.

Die fünf häufigsten Fehler

Zu detailliert planen. Ein Plan mit 300 Zeilen wird nicht gepflegt, und ein ungepflegter Plan ist schlechter als gar keiner, weil ihm noch vertraut wird. Beginnen Sie auf Phasenebene und gehen Sie nur dort ins Detail, wo es hilft.

Feste Termine statt Verknüpfungen. Wenn Daten sich nicht bewegen, sobald ein Vorgänger sich verspätet, lügt der Plan ab der ersten Änderung.

Gar kein Puffer. Ein Plan ohne jede Reserve bricht bei der ersten Verzögerung. Realistisch schätzen und eine sichtbare Reserve vor den Endtermin legen.

Fortschritt nie nachtragen. Ein Bild, dem alle vertrauen und das nicht mehr stimmt, richtet mehr Schaden an als eine leere Wand.

Den kritischen Pfad ignorieren. Wer nicht weiß, welche Vorgänge den Termin bestimmen, kann den Termin nicht schützen.

Und dann?

Ein Plan ist kein Dokument, sondern ein Werkzeug. Aktualisieren Sie ihn wöchentlich mit dem Fortschritt, vergleichen Sie ihn mit dem Basisplan und passen Sie an, was sich geändert hat. Fünfzehn Minuten in einem festen Termin genügen dafür in den meisten Projekten.

Zwei Fragen tragen diese Viertelstunde: Was hat sich seit der letzten Woche verschoben, und läuft der kritische Pfad noch dort, wo er letzte Woche lief? Wandert er, ändert sich damit auch, worauf Sie in der kommenden Woche achten müssen.

Häufige Fragen

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Dieser Artikel ist auch auf Englisch verfügbar.