Was ist ein Projektstrukturplan (WBS)?
Die meisten verspäteten Projekte waren nicht schlecht terminiert. Sie waren schlecht abgegrenzt: etwas Offensichtliches wurde ausgelassen und tauchte auf halbem Weg als Überraschung wieder auf. Ein Projektstrukturplan ist die günstige Versicherung dagegen. Er zwingt Sie, alles auszulegen, was das Projekt liefern muss, vollständig, bevor auch nur ein einziger Termin feststeht. Hier steht, was eine WBS ist, die eine Regel, die sie funktionieren lässt, und wie Sie eine bauen, die Sie direkt in ein Gantt-Diagramm übernehmen können.
Was eine WBS wirklich ist
Ein Projektstrukturplan ist eine an Liefergegenständen ausgerichtete Zerlegung des gesamten Projektumfangs. Sie nehmen das fertige Ganze an der Spitze und teilen es Ebene für Ebene in immer kleinere Teile auf, bis jedes Teil klein genug ist, um es zu schätzen, zuzuweisen und zu verfolgen.
Das entscheidende Wort ist Liefergegenstand. Eine WBS ist eine Liste der Dinge, die das Projekt hervorbringt, keine Liste von Handlungen. "Startseite", "Benutzerhandbuch", "geschultes Personal" sind WBS-Elemente. "Schreiben", "prüfen", "dem Kunden mailen" sind es nicht, das sind die Aufgaben, die später kommen. Diese Unterscheidung richtig zu treffen, ist es, was eine WBS von einer To-do-Liste unterscheidet.
WBS gegenüber einer flachen Aufgabenliste
Viele glauben, sie hätten bereits eine WBS, weil sie eine lange Aufgabenliste haben. Das ist nicht dasselbe Werkzeug, und beide beantworten unterschiedliche Fragen.
| Projektstrukturplan | Flache Aufgabenliste | |
|---|---|---|
| Gegliedert nach | Liefergegenständen (Substantiven), im Baum | Handlungen (Verben), in einer Reihe |
| Zeigt Ihnen | den gesamten Umfang, gruppiert | eine Abfolge von To-dos |
| Beantwortet | "ist alles dabei?" | "was kommt als Nächstes?" |
| Am besten für | den Umfang festlegen vor der Terminplanung | das Tagesgeschäft |
Sie bauen zuerst die WBS, um sicherzugehen, dass der Umfang vollständig ist, und leiten daraus dann die Aufgabenliste und den Terminplan ab. Lassen Sie die WBS weg, ist Ihre Aufgabenliste nur so vollständig wie Ihr Gedächtnis an dem Tag, an dem Sie sie geschrieben haben.
Die 100-Prozent-Regel
Die eine Regel, die eine WBS vertrauenswürdig macht: die Kinder eines jeden Elements müssen genau 100 Prozent dieses Elements ergeben, nicht mehr und nicht weniger.
Nicht weniger heißt, dass nichts fehlt: wenn sich "Start" in QA und Bereitstellung aufteilt, dann müssen QA plus Bereitstellung alles sein, was ein Start umfasst. Nicht mehr heißt, kein überflüssiges Beiwerk: Sie fügen keine Arbeit hinzu, die nicht tatsächlich zum übergeordneten Element gehört. Auf jeder Ebene angewendet, garantiert die 100-Prozent-Regel, dass die Blattebene des Baums, ganz nach oben aufsummiert, dem gesamten Projekt entspricht und nichts als dem Projekt. Das ist die Eigenschaft, die eine schlichte Aufgabenliste niemals versprechen kann.
Die Ebenen einer WBS
Die meisten Projekte brauchen nur drei oder vier Ebenen:
- Ebene 1, das Projekt selbst, der finale Liefergegenstand.
- Ebene 2, die großen Liefergegenstände oder Phasen (Design, Bau, Start oben).
- Ebene 3 und weiter, die Arbeitspakete: die unterste Ebene, klein genug zum Schätzen und Verantworten.
Ein Arbeitspaket ist der Punkt, an dem die Zerlegung endet. Eine gute Faustregel ist die 8/80-Regel: ein Arbeitspaket sollte nicht kleiner als etwa 8 Stunden und nicht größer als etwa 80 sein. Kleiner, und Sie verwalten Rauschen; größer, und Sie sehen den Ärger nicht kommen, bis es zu spät ist.
Wie man eine baut
Sie können eine WBS auf Papier skizzieren, bevor sie überhaupt Software berührt:
- Schreiben Sie den fertigen Liefergegenstand an die Spitze. Benennen Sie die Sache, nicht den Aufwand.
- Teilen Sie ihn in die großen Liefergegenstände oder Phasen auf. Zielen Sie auf eine Handvoll, nicht auf zwanzig.
- Zerlegen Sie jeden davon in Arbeitspakete, die klein genug sind, um sie zu schätzen und einem einzigen Verantwortlichen zuzuweisen.
- Wenden Sie auf jeder Ebene die 100-Prozent-Regel an: die Kinder müssen das übergeordnete Element ergeben, ohne etwas hinzuzufügen und ohne etwas auszulassen.
- Halten Sie bei der 8/80-Regel an. Ist ein Paket weit größer, teilen Sie es; weit kleiner, fassen Sie es zusammen.
- Geben Sie jedem Element einen Code, 1, dann 1.1, 1.2, dann 1.1.1, damit es sich später sauber auf den Terminplan überträgt.
Ein durchgerechnetes Beispiel
- 2 Bau
- 2.1 Front-End-Vorlagen
- 2.2 CMS-Einrichtung
- 2.3 Kontakt- und Lead-Formulare
Von der WBS zum Gantt-Diagramm
Der Lohn kommt beim Terminieren. Die Arbeitspakete der untersten Ebene werden zu den Zeilen Ihres Gantt-Diagramms, je ein Balken. Die WBS liefert Ihnen die Zeilen und die Gruppierung; der Terminplan fügt oben drauf die Dauern, Abhängigkeiten und Termine hinzu.
Weil die WBS vollständig war, ist der Terminplan vollständig: keine Aufgabe kann vergessen werden, wenn jeder Liefergegenstand bereits im Baum berücksichtigt war. Das ist der stille Grund, warum erfahrene Planer sie nie auslassen. Sie können eine WBS direkt in den kostenlosen gantts.app-Editor als Ihre Aufgabenliste übernehmen und mit dem Setzen von Terminen beginnen.
Die Kurzfassung
Eine WBS ist Ihr Umfang, gezeichnet als Baum von Liefergegenständen statt als Liste von Handlungen. Die 100-Prozent-Regel hält sie ehrlich: jede Ebene ergibt ihr übergeordnetes Element, also fehlt nichts und ist nichts aufgebläht. Bauen Sie sie zuerst, halten Sie bei Arbeitspaketen an, die Sie schätzen können, und verwandeln Sie diese Pakete dann in die Balken Ihres Gantt-Diagramms. Es sind fünfzehn Minuten, die Ihnen die schlimmste Art von Woche ersparen.
Häufige Fragen
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan (WBS) ist eine an Liefergegenständen ausgerichtete Zerlegung des gesamten Projektumfangs. Sie teilen den finalen Liefergegenstand in kleinere Liefergegenstände und dann in Arbeitspakete auf, bis jedes Teil klein genug ist, um es zu schätzen, zuzuweisen und zu verfolgen.
Was ist die 100-Prozent-Regel in einer WBS?
Die 100-Prozent-Regel besagt, dass die Kinder eines jeden WBS-Elements genau dieses Element ergeben müssen, nicht mehr und nicht weniger. Sie garantiert, dass der Umfang auf jeder Ebene des Baums vollständig ist (nichts fehlt) und nicht aufgebläht (nichts zu viel).
Was ist der Unterschied zwischen einer WBS und einer Aufgabenliste?
Eine WBS ist nach Liefergegenständen (Substantiven) im Baum gegliedert und zeigt den gesamten Umfang; eine Aufgabenliste ist nach Handlungen (Verben) in einer Abfolge gegliedert und zeigt, was als Nächstes zu tun ist. Sie bauen zuerst die WBS und leiten daraus dann die Aufgabenliste und den Terminplan ab.
Was ist ein Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist die unterste Ebene einer WBS, dort, wo Sie mit dem Zerlegen aufhören. Ein gängiger Anhaltspunkt ist die 8/80-Regel: ein Arbeitspaket sollte grob zwischen 8 und 80 Stunden Aufwand erfordern, klein genug zum Schätzen und Verantworten, groß genug, um zu zählen.
Wie wird aus einer WBS ein Gantt-Diagramm?
Die Arbeitspakete der untersten Ebene werden zu den Zeilen des Gantt-Diagramms, je ein Balken. Die WBS liefert die Zeilen und die Gruppierung; der Terminplan fügt Dauern, Abhängigkeiten und Termine hinzu. Weil die WBS vollständig ist, kann der Terminplan keine Aufgabe stillschweigend übersehen.
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