Was enthalten ist
Für die Konfiguration plant jeder Budget ein, für die Daten niemand. Aber wer als Vertriebsmitarbeiterin das neue CRM öffnet und ihren größten Kunden dreimal darin findet, hört noch am selben Vormittag auf, es zu benutzen, und keine Schulung holt das zurück:
- Aufnahme und Prozessdesign — Vertriebsprozess und Definition der Phasen, Definitionen für Pipeline und Prognose, Feld- und Objektdesign sowie die Auswertungsanforderungen, an denen die ganze Konfiguration bemessen wird. Parallel dazu die Datenschutzarbeit: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und ein Löschkonzept mit Speicherfristen. Meilenstein: Design freigegeben.
- Datenprüfung, Bereinigung und Entdoppelung — Auszüge aus den Quellsystemen, Qualitätsanalyse, Abgleichschlüssel und Entdoppelungsregeln, der automatisierte Durchlauf, die Datensätze, die nur der Vertrieb korrigieren kann, und das Aufräumen der Konzernstrukturen. Das läuft über Monate parallel. Meilenstein: Daten bereit für die Testmigration.
- Konfiguration und Schnittstellen — Objekte, Automatisierungen und Prüfregeln, Berechtigungen und Gebietsmodell, E-Mail, Kalender und Telefonie, Abgleich mit der Marketingautomatisierung, Angebotserstellung und ERP-Anbindung sowie die Prognose-Auswertungen. Meilenstein: Konfiguration abgeschlossen.
- Testmigrationen — Zwei vollständige Probeläufe mit Abstimmung und fachlicher Prüfung durch den Vertrieb dazwischen, danach ein gestoppter Lauf mit vollem Datenvolumen, der beweist, dass die Ladezeit in Ihr Umstellungsfenster passt. Meilenstein: Testmigration abgenommen.
- Schulung und Nutzung — Rollenbezogene Inhalte, zuerst Prognose-Workshops für die Führungskräfte, dann die Gruppen im Vertrieb, terminiert nah an den Produktivstart, dazu das Netz aus Multiplikatoren und der Plan für die Vor-Ort-Betreuung. Meilenstein: Schulungen abgeschlossen.
- Umstellung und erster Prognosezyklus — Das Fenster am Quartalswechsel, Einfrieren des Altsystems, Produktivladung, Abgleich der Pipeline gegen das Altsystem, Produktivstart, intensive Betreuung und der erste vollständige Prognosezyklus im neuen CRM. Meilenstein: Produktivstart.
So passen Sie sie an
- Legen Sie die Umstellung in die ersten beiden Wochen eines Quartals und rechnen Sie von dort rückwärts; der letzte Probelauf sollte mindestens drei Wochen davor fertig sein.
- Zerlegen Sie die Entdoppelung nach Objekt — Firmen, Kontakte, Interessenten, Verkaufschancen —, weil Abgleichschlüssel und Zuständige jeweils andere sind.
- Schieben Sie die Schulung des Vertriebs so spät wie möglich, ohne mit der Umstellung zu kollidieren; sechs Wochen zu früh geschult heißt zweimal geschult.
- Ergänzen Sie Zeilen je Schnittstelle, wenn Angebotserstellung, ERP oder Marketingautomatisierung eigene Abhängigkeiten zu Dienstleistern haben.
- Führen Sie die vom Vertrieb zu korrigierenden Datensätze als benannte Zeile mit benannter verantwortlicher Person — das ist Fachbereichsarbeit, keine Aufgabe des Datenteams.
- Nehmen Sie die Verhandlung der Betriebsvereinbarung als eigene Zeile auf, sobald das System Leistungsdaten auswertbar macht; ohne Zustimmung des Betriebsrats gibt es keinen Produktivstart, und diese Verhandlung dauert Monate.
- Ergänzen Sie eine Zeile für die Entscheidung über die Historie; fünf Jahre E-Mails und Anrufe mitzunehmen ist meist die teuerste einzelne Entscheidung im Plan — und mit Blick auf Speicherfristen selten die zulässigste.
Hinweise zur Terminplanung
- Entdoppeln Sie vor der Konfiguration, nicht danach. Doppelte Firmensätze zerlegen Gebietszuordnung, Prognoseverdichtung und Auswertung gleichzeitig, und jede dieser Arbeiten muss wiederholt werden, wenn sich die Daten darunter ändern.
- Holen Sie den Betriebsrat früh an Bord. Ein CRM, mit dem sich Verhalten und Leistung auswerten lassen, ist nach dem Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Wer die Betriebsvereinbarung erst vier Wochen vor dem Start anfasst, verschiebt den Start.
- Stimmen Sie am Umstellungstag den Pipelinewert gegen das Altsystem ab. Wenn die beiden Zahlen nicht übereinstimmen, bevor sich jemand anmeldet, streiten Sie das ganze Quartal darüber, welche stimmt.
- Schulen Sie Führungskräfte vor dem Vertrieb. Nutzung wird im Einzelgespräch durchgesetzt; wer seine eigene Pipeline-Durchsicht im neuen Werkzeug nicht führen kann, lässt das Team still weiter mit Tabellen arbeiten.
- Migrieren Sie weniger Historie. Offene Verkaufschancen und die letzten zwei Jahre Aktivität decken fast jeden realen Anwendungsfall; der Rest ist eine Archiv- und Löschfrage, keine Migrationsfrage.
- Messen Sie Nutzung, nicht den Produktivstart. Anmeldungen beweisen nichts. Verfolgen Sie, ob Geschäfte nächste Schritte, Abschlusstermine und Phasenwechsel haben — daran hängt, ob die Pipeline belastbar ist.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert eine CRM-Einführung?
Für eine mittelgroße Vertriebsorganisation üblicherweise vier bis neun Monate, abhängig fast ausschließlich von der Datenqualität und der Zahl der Schnittstellen. Die Vorlage nutzt rund elf Monate von Anfang bis Ende, weil sie die Datenbereinigung von Beginn an und einen vollständigen Prognosezyklus nach dem Start enthält.
Warum liegt die Datenmigration auf dem kritischen Pfad und nicht die Konfiguration?
Weil die Konfiguration abgegrenzte Arbeit ist, die Sie steuern, und die Daten nicht. Die Analyse findet Probleme, die Entdoppelung braucht fachliche Entscheidungen, und die Korrekturen im Vertrieb laufen im Tempo von Leuten mit Umsatzziel. Genau deshalb startet die Vorlage die Datenarbeit im ersten Monat.
Wann sollten wir umstellen?
Am Quartalswechsel, in den ersten beiden Wochen eines neuen Quartals. Umstellungen mitten im Quartal spalten die Prognose auf zwei Systeme auf, und eine Prognose, der niemand traut, ist der schnellste Weg, die Akzeptanz im Vertrieb dauerhaft zu verlieren.
Braucht die Einführung eine Betriebsvereinbarung?
In der Regel ja, sobald das System Leistungs- oder Verhaltensdaten auswertbar macht — das löst die Mitbestimmung nach §87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz aus. Planen Sie die Verhandlung als mehrmonatigen Vorgang parallel zur Konfiguration, nicht als Formalie vor dem Start.
Wie viele Testmigrationen brauchen wir?
Mindestens zwei plus einen gestoppten Lauf. Der erste prüft die Feldzuordnung, der zweite die entdoppelten Daten mit echter fachlicher Prüfung, und der gestoppte Lauf mit vollem Volumen beweist, dass die Ladung in das gebuchte Umstellungsfenster passt.
Wie hängt das mit der Vorlage für das Änderungsmanagement zusammen?
Dieser Plan deckt das System ab. Der Plan für das Veränderungsmanagement deckt den Menschenstrang daneben ab — Betroffenheitsanalyse, Auftritte der Führung, Schulungsgruppen und die Verstetigung nach dem Start. Große CRM-Programme brauchen beides.
Ist die CRM-Vorlage kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.