Qué incluye
Una licitación es un cronograma hecho sobre todo con el tiempo de otras personas: licitadores redactando ofertas, vocales de la mesa buscando una semana libre, servicios jurídicos negociando y un adjudicatario saliente traspasando el servicio. Tú controlas la fecha de inicio y muy poco más:
- Requisitos y expediente, Requisitos de las áreas usuarias, memoria justificativa y aprobación del gasto, elección del procedimiento y comprobación de umbrales, y los criterios de adjudicación y su ponderación, que deben quedar cerrados antes de publicar nada. Hito: aprobación del expediente para salir a licitación.
- Consulta al mercado y pliegos, Estudio de mercado, una consulta preliminar del mercado o un anuncio previo opcional, el pliego de prescripciones técnicas, el pliego de cláusulas administrativas y sus anexos, el modelo de valoración, y la confirmación de la mesa de contratación con sus agendas bloqueadas. Hito: pliegos aprobados.
- Periodo de presentación, Publicación en la plataforma de contratación, ventana de preguntas de los licitadores, sesión informativa, plazo de aclaraciones, publicación de las respuestas a todos los licitadores, y el tiempo de preparación de ofertas que viene después. Hito: fecha límite de presentación.
- Valoración, Comprobación de la documentación administrativa, valoración técnica y económica, sesión de la mesa para consensuar puntuaciones, presentaciones, comprobación de solvencia del licitador propuesto e informe de valoración. Hito: propuesta de adjudicación aprobada.
- Adjudicación, plazo de espera y contrato, Notificación de adjudicación a todos los licitadores, el plazo de espera antes de formalizar durante el cual cabe recurso especial, informes a los no adjudicatarios, negociación final y firma. Hito: contrato formalizado.
- Puesta en marcha y transición, Reunión de arranque, transición desde el proveedor saliente, altas y accesos, gobernanza e indicadores de servicio, y la fecha en que el servicio empieza de verdad. Hito: inicio del servicio.
Quién usa esta plantilla
Responsables de compras, gestores de licitaciones y compradores del sector público lo utilizan para gestionar un concurso competitivo sin incumplir un plazo legal. Mapea la recopilación de requisitos, la publicación del pliego, las fechas de aclaraciones y presentación, la evaluación y cualquier periodo de suspensión, y ofrece a los proveedores una ventana clara y al equipo comprador un proceso defendible y auditable desde el pliego hasta la puesta en marcha.
Cómo personalizarla
- Fija primero la fecha límite de presentación y la de inicio del servicio; las dos suelen venir impuestas desde fuera y todo lo demás encaja entre ellas.
- Comprueba los plazos mínimos de presentación y la duración del plazo de espera que te aplican según tu procedimiento y tu umbral antes de usar las duraciones que trae la plantilla: en contratos sujetos a regulación armonizada son bastante mayores.
- Bloquea las agendas de la mesa de contratación el mismo día que publicas la licitación: lo que suele retrasar esta fase es la disponibilidad de los vocales, no el esfuerzo de valorar.
- Añade filas para visitas a instalaciones o llamadas a referencias si tu valoración las incluye; dependen de la disponibilidad de terceros, así que trátalas como trabajo programado.
- Alarga bastante la fase de transición si hay un proveedor saliente que tiene que traspasar datos, personal o activos, sobre todo si hay subrogación de plantilla.
- Añade una fila por lote si la licitación está dividida, porque la valoración y la adjudicación pueden terminar en fechas distintas en cada lote.
Consejos de programación
- Cierra los criterios de adjudicación antes de publicar. Cambiar ponderaciones después de recibir las ofertas es el motivo más habitual de que prospere un recurso, y no se puede corregir discretamente.
- Publica cada respuesta a todos los licitadores. Las respuestas uno a uno crean un procedimiento desigual, y los procedimientos desiguales se anulan.
- No pongas la fecha límite pegada a un periodo vacacional. Vas a recibir ofertas flojas justo de los proveedores que más te interesaban.
- Consensúa las puntuaciones en la mesa y deja escrito el porqué. El informe de valoración es el documento en el que te apoyas al informar a los excluidos y ante un recurso; una puntuación sin motivación es indefendible.
- Presupuesta tiempo real entre la adjudicación y el inicio del servicio. La puesta en marcha necesita contrato formalizado, accesos concedidos y gente contratada: una fecha de adjudicación no es una fecha de arranque.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un proceso de licitación?
Lo habitual son de seis a doce meses desde los requisitos hasta el inicio del servicio en un contrato relevante. La plantilla usa unos doce meses. El periodo de presentación y la fase de valoración son los dos bloques que la gente subestima, porque los dos dependen de personas ajenas al equipo de proyecto.
¿Cuánto tiempo hay que dar a los licitadores?
El suficiente para redactar una oferta seria después de publicadas las aclaraciones: lo normal son de cuatro a seis semanas en una licitación sustancial, y más cuando el objeto es complejo o el licitador tiene que valorar una transición. En contratación pública hay plazos mínimos legales según el procedimiento y el umbral; compruébalos antes de acortar.
¿Para qué sirve el plazo de espera?
Es el intervalo entre notificar el resultado y formalizar el contrato, durante el cual un licitador no adjudicatario puede pedir información o interponer un recurso especial en materia de contratación. En contratación pública es un plazo tasado y no se comprime para llegar a una fecha de arranque.
¿Por qué está el plazo de aclaraciones en el diagrama?
Porque marca dos cosas: la fecha en la que tu equipo tiene que tener todas las respuestas redactadas y publicadas, y el punto a partir del cual los licitadores están escribiendo en lugar de preguntando. Si lo mueves tarde, has acortado en silencio la ventana de preparación de ofertas.
¿Sirve para una licitación privada?
Sí. Quita las filas de plazos legales y conserva la secuencia: ventana de preguntas, fecha límite fija, valoración consensuada, negociación y puesta en marcha se comportan igual. La disciplina de publicar las respuestas a todos los licitadores merece la pena en cualquier caso.
¿Es gratuita?
Sí, con descarga en Excel, PowerPoint y CSV y edición online sin registro ni marca de agua.