Ce que contient le modèle
Une consultation est un planning fait surtout du temps des autres : des candidats qui rédigent, des membres de commission qui trouvent une semaine libre, des juristes qui mettent au point et un titulaire sortant qui doit passer la main. Vous maîtrisez la date de lancement, et à peu près rien d’autre :
- Définition du besoin et opportunité — Recueil du besoin auprès des services, note d’opportunité et validation budgétaire, choix de la procédure et vérification des seuils, allotissement, et les critères de jugement et leur pondération — qui doivent être figés avant toute publication. Jalon : autorisation de lancer la consultation.
- Sourcing et dossier de consultation — Sourcing et étude du marché fournisseurs, éventuel avis de préinformation, rédaction du règlement de la consultation, du CCAP et du CCTP, bordereau de prix, grille de notation, et confirmation des membres de la commission avec blocage de leurs agendas. Jalon : dossier de consultation validé.
- Période de publicité et de remise des offres — Publication de l’avis d’appel public à la concurrence au BOAMP et, au-delà des seuils européens, au JOUE, mise en ligne du dossier sur le profil d’acheteur, fenêtre de questions, éventuelle visite ou réunion d’information, date limite des questions, réponses adressées à tous les candidats, puis le temps de rédaction des offres qui suit. Jalon : date limite de remise des offres.
- Analyse des offres — Vérification de la recevabilité des candidatures, analyse technique et financière menées en parallèle, demandes de précisions, harmonisation des notes, auditions ou soutenances, vérification des attestations du candidat pressenti et rapport d’analyse. Jalon : proposition d’attribution validée.
- Attribution, délai de suspension et notification — Décision d’attribution, lettres de rejet motivées indiquant les voies de recours, délai de suspension avant signature, réponses aux demandes de précisions des candidats évincés, mise au point et notification. Jalon : marché notifié.
- Démarrage et transition — Réunion de lancement, transition depuis le titulaire sortant, ouverture des accès et intégration des équipes, mise en place de la gouvernance et des indicateurs, et la date à laquelle la prestation démarre réellement. Jalon : début d’exécution.
Comment l’adapter
- Figer d’abord la date limite de remise des offres et la date de début d’exécution : les deux sont généralement imposées de l’extérieur, et tout le reste s’insère entre elles.
- Vérifier les délais minimaux de réception des offres et la durée du délai de suspension applicables à votre procédure avant de reprendre les durées affichées : ils dépendent de la procédure et des seuils, pas de vos préférences.
- Bloquer les agendas de la commission au moment même où vous publiez : c’est la disponibilité des membres, et non la charge d’analyse, qui fait déraper cette phase.
- Ajouter des lignes pour les visites de site ou les soutenances si votre jugement en comporte : elles dépendent de la disponibilité des candidats et se planifient comme du travail.
- Allonger nettement la phase de transition si un titulaire sortant doit transmettre des données, des personnels ou des matériels.
- Ajouter une ligne par lot en cas d’allotissement, puisque l’analyse et l’attribution peuvent s’achever à des dates différentes selon les lots.
Conseils de planification
- Figez les critères de jugement avant publication. Une pondération modifiée après réception des offres est le motif d’annulation le plus fréquent, et elle ne se corrige pas discrètement.
- Adressez chaque réponse à tous les candidats. Une réponse donnée à un seul crée une rupture d’égalité de traitement, et une procédure inégalitaire s’annule.
- Ne placez pas la date limite de remise à côté d’une période de congés. Vous récolterez des offres minces de la part exactement des prestataires que vous vouliez entendre.
- Harmonisez les notes et écrivez pourquoi. Le rapport d’analyse est le document sur lequel vous vous appuierez en réponse aux candidats évincés et devant le juge ; des notes sans motivation sont indéfendables.
- Prévoyez du vrai temps entre l’attribution et le début d’exécution. Le démarrage suppose un marché notifié, des accès ouverts et des personnes recrutées : une date d’attribution n’est pas une date de démarrage.
Modèles associés
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Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.
Questions fréquentes
Combien de temps dure une procédure de consultation ?
Couramment six à douze mois entre l’expression du besoin et le début d’exécution pour un marché significatif. Le modèle retient environ douze mois. La période de remise des offres et la phase d’analyse sont les deux blocs que l’on sous-estime, parce que les deux dépendent de personnes extérieures à l’équipe projet.
Combien de temps laisser aux candidats pour répondre ?
Assez pour rédiger une offre sérieuse après la publication des réponses aux questions — couramment quatre à six semaines pour une consultation substantielle, davantage si le besoin est complexe ou si le candidat doit chiffrer une reprise. Les procédures formalisées imposent en outre un délai minimal réglementaire : vérifiez celui qui s’applique avant de raccourcir.
À quoi sert le délai de suspension ?
C’est l’intervalle entre la notification du rejet aux candidats non retenus et la signature du marché, pendant lequel un candidat évincé peut demander des précisions ou saisir le juge du référé précontractuel. Dans la commande publique, c’est un délai calendaire fixe, qui ne se comprime pas pour tenir une date de démarrage.
Pourquoi faire figurer la date limite des questions ?
Parce qu’elle commande deux choses : la date à laquelle votre équipe doit avoir rédigé et publié toutes les réponses, et le moment à partir duquel les candidats rédigent au lieu de demander. La reculer, c’est raccourcir silencieusement le temps de rédaction des offres.
Peut-on l’utiliser pour une consultation privée ?
Oui. Supprimez les lignes de publicité réglementaire et de délai de suspension et conservez la séquence : fenêtre de questions, date de remise ferme, analyse harmonisée, mise au point et démarrage se comportent de la même façon. La discipline consistant à publier les réponses à tous les candidats mérite d’être gardée dans tous les cas.
Le modèle de planning de consultation est-il gratuit ?
Oui. Téléchargements Excel, PowerPoint et CSV gratuits, et édition en ligne gratuite, sans inscription ni filigrane.