Cronograma de licitação e contratação

O que o modelo contém

Uma licitação é um cronograma feito quase todo do tempo dos outros: licitantes montando proposta, área técnica encontrando uma semana livre, jurídico analisando minutas, órgão de controle olhando por cima, e um contratado atual entregando o serviço. Você controla a data de início e pouquíssimo mais:

Necessidade e estudo técnico preliminar, Documento de formalização da demanda, levantamento de requisitos com as áreas, estudo técnico preliminar e análise de riscos, pesquisa de preços e estimativa de valor, previsão no plano de contratações anual e reserva orçamentária, e a definição da modalidade e do critério de julgamento. Marco: autorização para licitar.
Termo de referência e edital, Consulta ao mercado, termo de referência ou projeto básico, minuta de edital e de contrato com as suas cláusulas e anexos, matriz de riscos, modelo de pontuação quando o julgamento for por técnica e preço, parecer jurídico sobre as minutas, e a designação da comissão ou do pregoeiro com as agendas já bloqueadas. Marco: edital aprovado pelo jurídico.
Publicidade e disputa, Publicação do edital no Portal Nacional de Contratações Públicas e no sítio do órgão, janela de pedidos de esclarecimento e de impugnação ao edital, respostas publicadas a todos os interessados, o tempo de preparação das propostas, e a sessão pública com abertura e disputa. Marco: sessão pública realizada.
Julgamento e habilitação, Verificação de conformidade das propostas, julgamento técnico e comercial, negociação com o primeiro colocado, análise dos documentos de habilitação jurídica, fiscal, trabalhista, técnica e econômico-financeira, eventuais diligências, e o relatório de julgamento. Marco: licitante declarado vencedor.
Recursos, adjudicação e contrato, Manifestação de intenção de recurso, prazo recursal e contrarrazões, decisão da autoridade, adjudicação e homologação, convocação para assinatura, apresentação da garantia contratual e assinatura. Marco: contrato assinado.
Mobilização e transição, Reunião inicial, designação de gestor e de fiscal do contrato, transição a partir do contratado anterior, acessos e integração das equipes, governança e relatórios de indicadores, e a data em que o serviço de fato começa. Marco: início da prestação do serviço.

Quem usa este modelo

Líderes de compras, gestores de licitação e compradores do setor público usam isto para conduzir uma concorrência sem perder um prazo legal. Ele mapeia o levantamento de requisitos, a publicação do edital, as datas de esclarecimento e de proposta, a avaliação e qualquer período de suspensão, dando aos fornecedores uma janela clara e à equipe compradora um processo defensável e auditável, do briefing à mobilização.

O tempo dos licitantes não é seu para comprimir. Se você encurta a janela entre a publicação das respostas aos esclarecimentos e a sessão pública, você não ganha uma licitação mais rápida, ganha menos propostas, propostas piores, e um fornecedor forte que desiste porque não conseguiu montar uma resposta séria a tempo. Vale o mesmo do outro lado: o prazo mínimo de publicidade do edital e o prazo recursal existem na lei justamente para permitir impugnação e contestação, correm em dias definidos independentemente da urgência da área demandante, e uma tentativa de atropelá-los normalmente termina em licitação suspensa pelo tribunal de contas.

Como adaptar

Fixe primeiro a data da sessão pública e a data de início da prestação do serviço; as duas costumam ser puxadas de fora, e todo o resto se encaixa entre elas.
Confira o prazo mínimo de publicidade da sua modalidade e critério de julgamento na Lei 14.133/2021 antes de usar as durações mostradas, eles variam bastante e não são negociáveis.
Bloqueie a agenda da equipe de apoio e da área técnica no mesmo momento em que publicar o edital, a disponibilidade das pessoas, e não o esforço de julgamento, é o que costuma atrasar essa fase.
Acrescente linhas para visitas técnicas ou prova de conceito se a sua avaliação as incluir; elas dependem da agenda dos licitantes, então trate-as como trabalho programado.
Alongue bastante a fase de transição se um contratado anterior estiver entregando dados, pessoas ou ativos.
Acrescente uma linha por lote ou item se o objeto for dividido, já que julgamento e homologação podem terminar em datas diferentes por lote.

Dicas de cronograma

Feche os critérios de julgamento antes de publicar. Pontuação alterada depois de abertas as propostas é o motivo mais comum de anulação, e não é o tipo de coisa que se corrige discretamente.
Publique toda resposta de esclarecimento para todos os interessados. Resposta dada a um só licitante cria processo desigual, e processo desigual é derrubado.
Não marque a sessão pública encostada em feriado ou recesso. Você vai receber propostas fracas exatamente dos fornecedores que mais queria ouvir.
Fundamente o julgamento por escrito. O relatório é o documento em que você se apoia na fase recursal e perante o controle externo; nota sem justificativa é indefensável.
Orce tempo real entre homologação e início do serviço. Mobilizar exige contrato assinado, garantia apresentada, acessos liberados e gente contratada; data de homologação não é data de início.

Este modelo está em português. Páginas relacionadas ainda não traduzidas abrem em inglês.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva um processo de licitação?

Normalmente de seis a doze meses do levantamento da necessidade até o início da prestação do serviço, num contrato relevante. O modelo usa cerca de doze meses. O período de publicidade e a fase de julgamento e habilitação são os dois blocos que as pessoas subestimam, porque os dois dependem de gente fora da equipe de projeto.

Quanto tempo os licitantes devem ter para responder?

O suficiente para escrever uma proposta séria depois de publicadas as respostas aos esclarecimentos. A Lei 14.133/2021 fixa prazos mínimos de divulgação do edital que variam conforme a modalidade e o critério de julgamento, de alguns dias úteis num pregão de menor preço a várias semanas em julgamento por técnica e preço. Confira o seu antes de encurtar qualquer coisa, e some tempo extra se o objeto for complexo ou exigir precificação de transição.

Para que serve a fase recursal?

É o intervalo entre a declaração do vencedor e a homologação, no qual um licitante derrotado pode manifestar intenção de recurso, apresentar razões e receber contrarrazões. É prazo legal contado em dias úteis, corre independentemente da pressa da área demandante, e não pode ser suprimido para encaixar uma data de mobilização.

Por que o prazo de impugnação está no gráfico?

Porque ele comanda duas coisas: a data em que a sua equipe precisa ter todas as respostas redigidas e publicadas, e o ponto a partir do qual os licitantes estão escrevendo em vez de perguntar. Deixe-o tarde demais e você encurtou silenciosamente o tempo de preparação das propostas, e ainda corre o risco de ter que republicar o edital com nova data.

Dá para usar numa concorrência privada?

Dá. Tire as linhas de prazo legal e mantenha a sequência, janela de perguntas, data fixa de entrega, julgamento fundamentado, negociação e mobilização se comportam do mesmo jeito. A disciplina de publicar as respostas para todos os concorrentes vale a pena manter de qualquer forma.

O modelo de cronograma de licitação é gratuito?

Sim. Downloads gratuitos em Excel, PowerPoint e CSV, e edição online gratuita, sem cadastro.