Die 3-Wochen-Vorschau — ohne sie jeden Montag neu abzutippen

Was eine Vorschau eigentlich ist

Eine Vorschau ist ein kurzer, rollierender Auszug aus dem Gesamtterminplan — meist drei Wochen, manchmal zwei, vier oder sechs — und zeigt nur die Arbeit, die dieses Fenster berührt. Sie rollt jede Woche weiter, sodass derselbe Vorgang in mehreren aufeinanderfolgenden Vorschauen auftaucht, während er näher rückt und besser verstanden wird.

Es gibt sie, weil Gesamtterminplan und Arbeitsplanung zwei verschiedene Dokumente mit zwei verschiedenen Aufgaben sind. Der Terminplan beantwortet „werden wir rechtzeitig fertig“, die Vorschau beantwortet „was passiert am Dienstag, und hat jemand den Stahl bestellt“. Der Versuch, eine Baubesprechung mit einem zweihundertzeiligen Programm zu führen, ist der Grund, warum es in A0 gedruckt und danach ignoriert wird.

In der Sprache des Last Planner Systems ist die Vorschau der Ort, an dem Randbedingungen auffallen: Die Arbeit ist nah genug, dass man fragen kann, ob Genehmigung, Material, Kolonne und Vorgewerk tatsächlich da sein werden. Und die drei Wochen sind nicht drei gleichwertige Wochen — sie härten aus, während sie näher rücken:

• Woche 1 ist eingefroren. Die Kolonnen sind disponiert, das Material liegt auf der Baustelle. Nur etwas, das niemand vorhersehen konnte, ändert hier noch eine Zeile.
• Woche 2 ist zugesagt, aber noch weich. Die Randbedingungen sind geklärt — oder sie haben einen Namen und ein Datum. Das ist die Woche, in der Sie noch Handlungsraum haben.
• Woche 3 ist Planung. Die Arbeit ist benannt und geprüft, aber nicht versprochen. Vorgänge dürfen sich hier verschieben; genau dafür ist diese Woche da.

Überlappung statt Enthaltensein — das Detail, das fast alle falsch machen

Hier ist die Regel, die eine Vorschau richtig macht, und genau die, an der von Hand gebaute Tabellen am häufigsten scheitern.

Ein Vorgang gehört in das Fenster, wenn er es überlappt — nicht, wenn er vollständig hineinpasst. Das achtmonatige Gründungspaket, das im März begonnen hat und bis November läuft, findet gerade jetzt statt, und es ist genau die Arbeit, die das Baustellenteam vor Augen haben muss. Filtern Sie auf Vorgänge, die innerhalb der drei Wochen beginnen und enden, verlieren Sie jede langlaufende Tätigkeit auf der Baustelle — und behalten eine Vorschau, die aufgeräumt aussieht und ein Projekt beschreibt, an dem niemand arbeitet.

Die Prüfung besteht aus zwei Vergleichen, nicht aus vieren:

Vorgang.Start ≤ Fenster.Ende  UND  Vorgang.Ende ≥ Fenster.Start

Das ist die ganze Regel, und gantts.app wendet exakt sie an. Eine Folge daraus ist erklärungsbedürftig: Eine übergeordnete Phase qualifiziert sich nie über ihre eigenen Termine. Gruppen kommen ausschließlich als Zusammenhang mit — wenn ein Vorgang in ihnen im Fenster liegt, erscheinen die übergeordneten Zeilen als Überschriften und nicht als Arbeit, die Sie zusagen. So landet keine Zeile ohne ihren Kontext in einer flachen Liste, und niemand verspricht versehentlich eine ganze Phase.

Warum das Fenster auf Montag liegt

Die Vorschau ist ein wöchentliches Ritual an einer wöchentlichen Besprechung. Ein Fenster von Donnerstag bis Donnerstag würde die Arbeitswoche mitten durchschneiden und wäre für jeden Leser wertlos.

Deshalb rastet das Fenster immer auf den Wochenanfang zurück. Öffnen Sie das Werkzeug an einem Mittwoch, erhalten Sie das Fenster, das am Montag begonnen hat, und keinen Dreiwochenblock ab Wochenmitte. Die Pfeile schieben es wochenweise weiter, wenn Sie länger vorausschauen wollen, und Diese Woche bringt es zurück.

Gezählt wird in Kalenderwochen, nicht in Arbeitswochen: „drei Wochen voraus“ heißt einundzwanzig Kalendertage und nicht fünfzehn Arbeitstage. Das ist in Deutschland kein Nebensatz, sondern der Grund, warum eine Vorschau über den 1. Mai oder über Christi Himmelfahrt und den folgenden Brückentag deutlich weniger Arbeit enthält als eine gewöhnliche. Wer die Feiertage seines Bundeslandes im Arbeitskalender hinterlegt hat, sieht das im Fenster sofort; wer nicht, verspricht in solchen Wochen zuverlässig zu viel.

Ein durchgerechnetes Beispiel: Quartier Lindenhöfe, Haus C

Wonach eine Anlaufprüfung tatsächlich fragt

Das ist eine Prüfbesprechung, keine Fortschrittsbesprechung: Fragen Sie zu jedem Vorgang, der in Woche 2 einläuft, ob das, was er braucht, auch da sein wird — und wenn nicht, wer es beschafft. Sieben Kategorien decken das ab.

Randbedingung	Die Frage, die Sie stellen	Wer sie klärt
Material	Bestellt? Lieferzeit kürzer als der Vorlauf? Ist Lagerfläche da?	Einkauf
Information und Planung	Ausführungsplan freigegeben, und ist die Planauskunft zurück?	Planungskoordination
Personal	Richtiges Gewerk, richtige Zahl, disponiert und unterwiesen für diese Woche?	Polier des Nachunternehmers
Geräte	Gerät auf der Baustelle, geprüft, nicht doppelt mit einem anderen Gewerk belegt?	Bauleitung
Genehmigungen und Freigaben	Termin vereinbart — und passt die reale Bearbeitungszeit der Behörde oder des Prüfsachverständigen in das Fenster?	Wer die Beziehung hält
Vorleistung	Ist das Vorgewerk wirklich fertig und übergeben — nicht „so gut wie fertig“?	Terminplanung / Paketverantwortung
Platz und Zugang	Kommt die Kolonne hin, mit Gerüst, Beleuchtung und sicherem Weg?	Bauleitung

Ein Vorgang mit einer offenen Randbedingung läuft nicht in die eingefrorene Woche ein. Ihn trotzdem hochzustufen ist der Weg, auf dem aus einer Vorschau Dekoration wird — und der Grund, warum Teams nach einem halben Jahr sagen, das Verfahren habe bei ihnen nicht funktioniert.

PPC: die Zusage messen

Eine Vorschau, die niemand bewertet, ist nur ein kürzeres Gantt-Diagramm. Das Ergebnis sind nicht die gefilterten Zeilen — es ist eine Zusage, und eine Zusage, die niemand misst, ist ein Wunsch.

Das Maß dafür ist der PPC, der Prozentsatz eingehaltener Zusagen. Am Ende der eingefrorenen Woche teilen Sie die wie zugesagt erledigten Vorgänge durch die zugesagten Vorgänge. Sechs zugesagt, fünf erledigt: 83 %. Es gibt keine Teilpunkte — ein zu 90 Prozent erledigter Vorgang zählt null, weil das Gewerk dahinter trotzdem nicht anfangen kann.

Diese Härte ist der Sinn der Sache: Der PPC misst, wie verlässlich Ihre Planung ist, und nicht, wie viel gearbeitet wurde. Eine Woche mit enormem ungeplantem Einsatz, die die Hälfte ihrer Zusagen liegen lässt, ist eine schlechte Woche, denn alle nachgelagerten Gewerke haben sich auf die Zusage eingerichtet.

Wichtiger als die Zahl ist der Grund, der an jeder verfehlten Zusage hängt. Ein Code je gescheitertem Vorgang — Freigabe offen, Material zu spät, Vorgewerk unfertig, Witterung, Planungsänderung. Nach zehn Wochen stapeln sie sich und benennen die eine Sache, deren Behebung sich lohnt.

Neue Teams landen bei 50 bis 60 Prozent; wer Randbedingungen konsequent abräumt, kommt auf 75 bis 85. Wochenlang über 90 Prozent heißt meist, dass die Planung gepolstert ist. Verfolgen Sie den Verlauf und die Codes, nicht den absoluten Wert.

Erzeugen statt abtippen

An Vorlagen für die 3-Wochen-Vorschau herrscht kein Mangel; jede einzelne davon ist ein leeres Raster, das Sie von Hand ausfüllen. Das ist das eigentliche Problem. Die Antwort steckt bereits im Terminplan; die wöchentliche Arbeit besteht im Abschreiben, und aus dem Abschreiben kommen die Fehler und die Veralterung. Ein Vorgang wird vergessen, oder der Gesamtplan wird geändert und die Vorschau nicht — und schon widersprechen sich beide Dokumente stillschweigend.

In gantts.app ist die Vorschau eine Ansicht derselben Daten:

1. Stellen Sie Ansicht auf Vorschau.
2. Wählen Sie das Fenster — 1, 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen.
3. Schieben Sie es mit den Pfeilen weiter oder springen Sie mit Diese Woche zu heute zurück.
4. Blenden Sie über Spalten die Spalte Zuständig ein, damit auf jeder Zeile ein Name steht.
5. Exportieren Sie über ⬇ Export als 📄 PDF-Dokument oder 🖼 PNG-Bild für die Wand im Baucontainer, oder als 📊 Excel (.xlsx) für die Besprechung.
6. Mit Alle Vorgänge anzeigen kehren Sie zum vollständigen Terminplan zurück.

Das Diagramm zoomt auf das Fenster, sodass drei Wochen lesbar sind statt zu einem Streifen auf einer Achse über achtzehn Monate zusammengedrückt. Ein Band am oberen Rand nennt das gewählte Fenster und die Zahl der angezeigten Vorgänge — etwa „3-Wochen-Vorschau · 20. Juli bis 9. August — 13 von 214 Vorgängen“ —, denn ein gefiltertes Diagramm, das seine Filterung nicht ausweist, liest sich wie ein Plan mit fehlenden Vorgängen.

Das Fenster folgt standardmäßig dem heutigen Tag und rollt damit zwischen zwei Besuchen von selbst weiter; die Pfeile heften es an einen bestimmten Montag, bis Sie „Diese Woche“ drücken. Ändern Sie ein Datum im Gesamtplan, stimmt die Vorschau bereits. Es gibt nichts erneut abzuschreiben.

Ein brauchbares Dokument, nicht nur ein Filter

• Auf jede Zeile gehört ein Name. Eine Vorschau ohne Verantwortliche je Vorgang ist eine Liste von Hoffnungen.
• Gliedern Sie die nahe Arbeit feiner als die ferne. Ein Vorgang „Ausbau erstes Obergeschoss — 6 Wochen“ ist im Terminplan in Ordnung und in einer Vorschau nutzlos. Teilen Sie ihn auf, während er näher rückt.
• Prüfen Sie Randbedingungen, nicht nur Termine. Der Wert des Blicks drei Wochen nach vorn liegt darin, dass noch Zeit bleibt, Fehlendes zu beschaffen.
• Halten Sie sie kurz. Umfasst die Vorschau sechzig Zeilen, ist entweder das Fenster zu lang oder der Plan für diese Besprechung zu fein.
• Prüfen Sie langlaufende Positionen auf einem längeren Horizont. Wenn eine Freigabestelle fünf Wochen braucht, findet ein Dreiwochenfenster das Problem jedes Mal — und jedes Mal zu spät.
• Schreiben Sie die Fehlschläge auf. Ein Grundcode, der nur auf einem Whiteboard im Baucontainer steht, ist am Donnerstag verschwunden.

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Dieser Artikel ist auch auf Englisch verfügbar.