Qué incluye
Seis fases, de la reserva de la sede al desmontaje:
- Definición y sede — Objetivos, presupuesto, aforo, fecha y reserva del espacio. Hito: sede confirmada.
- Proveedores — Catering, audiovisuales, mobiliario, seguridad y transporte, contratados por orden de escasez.
- Programa y ponentes — Agenda, confirmación de ponentes, materiales y ensayos.
- Comunicación e inscripciones — Web, campaña, apertura de inscripciones y recordatorios.
- Montaje y ensayo — Producción, montaje, pruebas técnicas y ensayo general. Hito: todo listo.
- Evento y desmontaje — Ejecución, recogida, facturación y encuesta de satisfacción.
Las pruebas técnicas merecen su propia barra, no una nota al margen. El fallo más habitual y más visible de un evento es de sonido o de proyección, y siempre se descubre cuando ya no hay tiempo.
Cómo personalizarla
- Cambia la fecha del evento y todo el plan se recoloca hacia atrás.
- Añade una fila por sala si el evento tiene varias sesiones en paralelo.
- Marca como hitos el cierre de inscripciones y la confirmación de aforo: condicionan catering y montaje.
- Incluye el desmontaje y la facturación: forman parte del proyecto aunque nadie los recuerde.
Consejos de programación
- Reserva la sede antes que nada. Determina aforo, fecha y buena parte del presupuesto.
- Las confirmaciones llegan tarde. Fija el cierre con margen sobre lo que necesita el catering.
- El día del evento merece su propio cronograma por horas, aparte del plan general.
- Deja holgura el día anterior. Es cuando aparecen los problemas de montaje.
Plantillas relacionadas
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Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación se organiza un evento?
De tres a seis meses para un evento corporativo mediano; un congreso grande puede necesitar un año. La sede suele ser el factor limitante.
¿Qué se contrata primero?
La sede, y después los proveedores por orden de escasez: catering y audiovisuales antes que mobiliario o señalética.
¿Es gratuita?
Sí, descarga y edición online gratuitas, sin cuenta.