Qué incluye
Seis fases, de la reserva de la sede al desmontaje:
- Definición y sede, Objetivos, presupuesto, aforo, fecha y reserva del espacio. Hito: sede confirmada.
- Proveedores, Catering, audiovisuales, mobiliario, seguridad y transporte, contratados por orden de escasez.
- Programa y ponentes, Agenda, confirmación de ponentes, materiales y ensayos.
- Comunicación e inscripciones, Web, campaña, apertura de inscripciones y recordatorios.
- Montaje y ensayo, Producción, montaje, pruebas técnicas y ensayo general. Hito: todo listo.
- Evento y desmontaje, Ejecución, recogida, facturación y encuesta de satisfacción.
Quién usa esta plantilla
Coordinadores de eventos, organizadores de congresos y equipos de marketing lo utilizan para llevar una boda, un lanzamiento de producto, una gala o una feria sin que se les escape ningún hilo. Alinea la reserva de la sede, los contratos con proveedores, la promoción y el guion del evento frente a la fecha, y deja claro qué tareas deben terminar semanas antes y cuáles ocurren el propio día.
Cómo personalizarla
- Cambia la fecha del evento y todo el plan se recoloca hacia atrás.
- Añade una fila por sala si el evento tiene varias sesiones en paralelo.
- Marca como hitos el cierre de inscripciones y la confirmación de aforo: condicionan catering y montaje.
- Incluye el desmontaje y la facturación: forman parte del proyecto aunque nadie los recuerde.
Consejos de programación
- Reserva la sede antes que nada. Determina aforo, fecha y buena parte del presupuesto.
- Las confirmaciones llegan tarde. Fija el cierre con margen sobre lo que necesita el catering.
- El día del evento merece su propio cronograma por horas, aparte del plan general.
- Deja holgura el día anterior. Es cuando aparecen los problemas de montaje.
Plantillas relacionadas
Esta plantilla está en español. Las páginas relacionadas que aún no se han traducido se abren en inglés.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación se organiza un evento?
De tres a seis meses para un evento corporativo mediano; un congreso grande puede necesitar un año. La sede suele ser el factor limitante.
¿Qué se contrata primero?
La sede, y después los proveedores por orden de escasez: catering y audiovisuales antes que mobiliario o señalética.
¿Es gratuita?
Sí, descarga y edición online gratuitas, sin cuenta.