Qué incluye
Una campaña no es un lanzamiento seguido de donaciones. La mayor parte del dinero se compromete antes de que nadie se entere públicamente, y por eso la fase silenciosa ocupa la mayor porción del gráfico:
- Viabilidad y argumentario, Diagnóstico de necesidades, fijación del objetivo, entrevistas de viabilidad con posibles grandes donantes, documento de argumentario y aprobación del patronato. Hito: objetivo aprobado.
- Prospección y cartera, Depuración de la base de datos, cualificación de capacidad de donación, puntuación de personas candidatas, reparto de carteras y tabla de tramos de donación.
- Liderazgo y fase silenciosa, Constitución del comité de campaña, donación del patronato, solicitud de las donaciones principales y documentación de los compromisos, todo antes de cualquier anuncio público. Hito: objetivo de la fase silenciosa alcanzado.
- Lanzamiento público, Materiales de lanzamiento y resumen del argumentario, plan de medios y redes, acto de lanzamiento y llamamiento a la base amplia de donantes. Hito: lanzamiento público.
- Eventos y llamamientos, Gala o actos de campaña, envíos postales y de correo electrónico, captación comunitaria y entre pares, y los empujones de las jornadas de donación.
- Donación pareada, Cierre de la entidad que aporta la contrapartida, promoción de la ventana, el propio periodo de donación pareada y la conciliación de los fondos.
- Fidelización y rendición de cuentas, Agradecimiento y emisión de certificados, reconocimiento a donantes, informes de impacto, cobro de los compromisos y memoria de cierre de campaña. Hito: campaña cerrada.
Quién usa esta plantilla
Directores de captación de fondos, directivos de entidades sin ánimo de lucro y consultores de campañas de capital lo utilizan para llevar una campaña de donaciones en varias fases. Estructura el argumentario, la investigación de donantes potenciales, la fase silenciosa de liderazgo, el lanzamiento público, los empujones de donación con contrapartida y la fidelización de donantes, y ayuda a equipos pequeños a mantener bien secuenciadas las peticiones, los eventos y los agradecimientos durante muchos meses.
Cómo personalizarla
- Construye primero la tabla de tramos de donación y dimensiona la fase silenciosa según el número de conversaciones que implica: ese recuento marca la duración.
- Añade una fila por gran donante potencial cuando se repartan las carteras, para que el cultivo se siga y no se dé por hecho.
- Mueve el hito de lanzamiento público al punto en que el acumulado de la fase silenciosa cruce de verdad el umbral que has fijado.
- Alarga la barra de cobro de compromisos a tu periodo real: los compromisos plurianuales sobreviven a la campaña durante años.
- Añade filas para las jornadas de donación o los llamamientos de fin de año donde caigan en tu calendario: esas fechas son fijas y todo lo demás se acomoda.
- Mantén la fidelización en marcha después de la fecha de cierre: es la cartera de la campaña siguiente.
Consejos de programación
- Las entrevistas de viabilidad son cultivo. Las personas a las que pides una opinión honesta sobre el objetivo suelen ser las mismas a las que después pedirás una donación principal, así que prográmalas en consecuencia.
- Solicita de arriba abajo. Las donaciones principales fijan la escala para todas las demás; empezar por la base intermedia limita la campaña a lo que esa base pueda dar.
- Cierra la contrapartida antes de promocionarla. Una ventana de donación pareada anunciada sin compromiso firmado es una promesa que no puedes cumplir.
- Pon el agradecimiento en el gráfico con fecha límite. Dar las gracias en pocos días es la actividad más rentable de la captación de fondos y la primera que se abandona cuando la campaña va cargada.
- Sigue los compromisos por separado del efectivo. Los totales anunciados no significan nada para la tesorería mientras no muestres al lado el calendario de cobro.
- Fija la línea base al aprobarse el objetivo. Cuando el patronato fija la cifra, sigue la cartera contra ella cada semana en lugar de informar solo en los actos.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una campaña de captación de fondos?
Las campañas de gran donante suelen ir de dos a tres años incluyendo la fase silenciosa y el cobro de compromisos. La plantilla usa un programa de unos dos años que puedes comprimir para un llamamiento anual.
¿Cuánto hay que tener captado antes del lanzamiento público?
La práctica habitual es tener comprometida una mayoría sustancial del objetivo durante la fase silenciosa antes de anunciar, y suele citarse en torno al 70 por ciento. La plantilla coloca el hito de lanzamiento después del objetivo de la fase silenciosa y no en una fecha fija.
¿Qué es la tabla de tramos de donación y dónde encaja?
Es una tabla de cuántas donaciones de cada importe necesitas para alcanzar el objetivo. Pertenece a la fase de prospección, porque te dice cuántas personas hay que cultivar en cada tramo antes de comprometerte con la cifra.
¿Sirve para un llamamiento anual en lugar de una campaña de gran donante?
Sí. Acorta la fase silenciosa, elimina las filas del comité de campaña y conserva llamamientos, donación pareada y fidelización: esa es la forma de una campaña anual.
¿Es gratuita?
Sí, con descarga en Excel, PowerPoint y CSV y edición online sin cuenta.