Plantilla de planificación de una feria

Qué incluye

Exponer es una cuenta atrás, no un proyecto. Tres o cuatro fechas son realmente inamovibles y el resto se coloca alrededor, así que la plantilla las muestra como hitos y no como tareas:

• Elección y contratación del espacio — Selección de la feria, aprobación de presupuesto, revisión del plano, elección de espacio en la fecha de prioridad y firma del contrato. Hito: espacio contratado.
• Diseño y construcción del stand — Briefing, diseño de concepto, elección de constructor, aprobación del diseño por la organización, fabricación, gráficas y premontaje.
• Servicios y logística de feria — Pedido de electricidad, colgados, internet y mobiliario a tarifa anticipada, contratación del transporte, fecha límite de envío y franja de montaje asignada. Hito: cierre de envíos.
• Marketing previo — Lista de cuentas objetivo, campaña de invitación, agenda de reuniones, prensa y ponencias, y actividad en web y redes en las últimas semanas.
• Personal y formación — Turnos en el stand, viajes y alojamiento, briefing de producto y mensajes, formación en captura de contactos y ensayo de la demo.
• Días de feria — Montaje, apertura, reuniones y demos, revisión diaria de contactos, desmontaje y transporte de salida. Hito: apertura de la feria.
• Seguimiento y balance — Carga de contactos en días y no en semanas, seguimiento por niveles, atribución de oportunidades, revisión de coste y decisión sobre la próxima edición.

Cómo personalizarla

1. Fija la fecha de apertura y deja que todo el plan cuente hacia atrás desde ahí: así funciona de verdad la planificación ferial.
2. Sustituye las fechas límite genéricas por las reales del manual del expositor en cuanto se publique.
3. Añade filas por cada envío si mandas stand, producto y material impreso por separado; tienen fechas límite distintas.
4. Alarga la barra de marketing previo si dependes de reuniones cerradas: la agenda se llena de seis a ocho semanas antes, no la semana anterior.
5. Añade una tarea de aduanas y cuaderno ATA en ferias internacionales: tiene plazo propio y puede dejar el stand parado en la frontera.
6. Mantén el seguimiento en el gráfico con tareas fechadas; los contactos se enfrían rápido y un plan de seguimiento sin fechas no es un plan.

Consejos de programación

• Reserva el año que viene durante la feria de este año. La elección de espacio suele hacerse en el recinto con prioridad por antigüedad y gasto, y por eso está al principio de esta plantilla y no al final.
• Pide los servicios a tarifa anticipada. Electricidad, colgados e internet pedidos tras la fecha límite cuestan bastante más por exactamente lo mismo.
• Llega al cierre de envíos con margen. Los envíos tardíos van al final de la cola de descarga, y tu franja de montaje no los espera.
• Consigue pronto la aprobación del diseño por la organización. Alturas, estructuras colgadas y stands de dos plantas necesitan aprobación y se rechazan en el recinto si nunca se presentaron.
• Ensaya la demo antes de viajar. Descubrir que la demo necesita un ancho de banda que no pediste es un problema de recinto sin solución en el recinto.
• Haz el seguimiento en 48 horas. Lo que más influye en el retorno de una feria es la velocidad del seguimiento, así que prográmalo antes de ir y no al volver.

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