O que o modelo contém
Um congresso são quatro negócios rodando ao mesmo tempo: uma programação, um funil de patrocínio, um funil de ingressos e uma montagem de produção. Eles compartilham uma data e quase nada mais, por isso o modelo dá a cada um a sua raia:
- Local e datas, Escolha da data contra o calendário do setor, busca de locais e visitas técnicas, contrato e sinal, bloqueio de hotelaria e a decisão de capacidade contra a qual todo o resto é dimensionado. Marco: local contratado.
- Chamada de trabalhos e programação, Temas e trilhas, abertura da chamada de trabalhos, prazo de submissão, avaliação e seleção, aceites e recusas, e a agenda publicada. Marco: agenda publicada.
- Palestrantes, Convites e confirmações de keynote, contratos com palestrantes, passagens e hospedagem, briefings, prazo de entrega das apresentações e ensaios.
- Patrocínio e exposição, Prospecto comercial, precificação por cota, prospecção e renovações, contratação, coleta das entregas de cada patrocinador e a planta da área de exposição. Marco: meta de patrocínio atingida.
- Inscrições e marketing, Montagem da plataforma de ingressos, lotes promocional, cheio e de última hora, campanha de lançamento, ondas de e-mail e a sequência de comunicação com os inscritos.
- Produção e roteiro do show, Briefing de áudio, vídeo e cenografia, especificação de sala por trilha, sinalização e impressos, equipe e briefings, dias de montagem, o evento em si e o pós-evento. Marco: abertura das portas.
Quem usa este modelo
Diretores de eventos, produtores de conferências e equipes de marketing usam este cronograma para planejar um evento de várias trilhas ao longo de muitos meses. Ele coordena a reserva do local, a chamada de trabalhos, a confirmação de palestrantes, o patrocínio, os lotes de ingressos e o audiovisual rumo ao roteiro do evento, mantendo os prazos interligados visíveis para que nada crítico atrase à medida que a data se aproxima.
Como adaptar
- Fixe primeiro a data do evento e conte de trás para frente; todo prazo aqui é um tempo de antecedência contra essa data, e não uma estimativa somada a partir de hoje.
- Acrescente uma linha por trilha se você roda programações paralelas com coordenações e bancas de avaliação separadas.
- Ajuste as datas dos lotes de ingresso à sua própria política de preço, o modelo usa promocional, cheio e de última hora.
- Desdobre o patrocínio em uma linha por cota ou por conta-alvo assim que a prospecção começar.
- Divida os dias de montagem por sala se o local entrega os espaços em horários diferentes.
- Acrescente prazos de publicação de resumos ou de artigos se o seu congresso gera anais.
Dicas de cronograma
- Publique a agenda antes de o lote promocional fechar. As pessoas compram uma programação, e não uma data; um lote promocional encerrado sem palestrantes anunciados é dinheiro deixado na mesa.
- Confirme os keynotes antes de abrir a chamada de trabalhos. Um nome forte eleva a qualidade e o volume das submissões, e é a âncora de que o marketing precisa desde o primeiro dia.
- Estabeleça um prazo de apresentações que você realmente faça valer. A equipe técnica não testa o que não recebeu, e apresentações de última hora são a causa mais comum de sessões estourando o horário.
- Rode o patrocínio no calendário dele. Orçamentos de patrocinador são definidos anualmente, então uma prospecção que começa seis meses antes está falando com um orçamento já fechado.
- Agende a reunião de avaliação antes do evento. A semana seguinte é quando todo mundo desaparece, e é o único momento em que os detalhes ainda estão frescos.
Modelos relacionados
- Modelo de cronograma para organização de eventos
- Cronograma de planejamento de feira
- Modelo de cronograma para campanha de marketing
- Ver todos os modelos de gráfico de Gantt
Este modelo está em português. Páginas relacionadas ainda não traduzidas abrem em inglês.
Perguntas frequentes
Com quanta antecedência planejar um congresso?
Doze meses é o usual para um evento de várias trilhas com chamada de trabalhos, e nove já é apertado. O modelo usa um cronograma de doze meses ancorado na data do evento; local e keynotes são travados primeiro porque todo o resto é dimensionado contra eles.
Qual a diferença para o modelo de planejamento de eventos?
O modelo de planejamento de eventos é genérico e serve para qualquer evento único. Este foi feito para conduzir um congresso de várias trilhas, chamada de trabalhos, ciclo de avaliação, gestão de palestrantes, cotas de patrocínio e roteiro do show. Use aquele para uma festa ou um lançamento, e este quando você tem uma programação.
E se eu for expositor em vez de organizador?
Use o cronograma de planejamento de feira, ele cobre a contratação do espaço, a montagem do estande, a captura de contatos e o follow-up. Este modelo é do lado de quem organiza.
Quando a chamada de trabalhos deve fechar?
Com antecedência suficiente para que avaliação, aceite, publicação da agenda e compra de passagens dos palestrantes caibam todos. O modelo deixa cerca de cinco meses entre o prazo de submissão e a abertura das portas, o que é realista quando os avaliadores são voluntários.
O modelo de cronograma de congresso é gratuito?
Sim. Downloads gratuitos em Excel, PowerPoint e CSV, e edição online gratuita, sem cadastro e sem marca d'água.