Cronograma de planejamento de feira

O que o modelo contém

Expor é uma contagem regressiva, não um projeto. Três ou quatro datas são realmente imóveis e todo o resto se organiza em volta delas, por isso o modelo as mostra como marcos, e não como tarefas:

• Escolha e contratação da área, Seleção da feira, aprovação de orçamento, análise da planta, escolha da área na data de prioridade e assinatura do contrato. Marco: área contratada.
• Projeto e montagem do estande, Briefing, projeto conceitual, escolha da montadora, aprovação do projeto pela organização da feira, fabricação, comunicação visual e pré-montagem.
• Serviços do evento e logística, Pedido de energia, rigging, internet e mobiliário na tarifa antecipada, contratação de frete, o prazo de embarque e o horário de montagem atribuído. Marco: prazo de embarque.
• Marketing pré-feira, Lista de contas-alvo, campanha de convites, agendamento de reuniões, assessoria de imprensa e vagas de palestra, e redes sociais e site nas últimas semanas.
• Equipe e treinamento, Escala do estande, passagens e hospedagem, briefing de produto e de mensagem, treinamento de captura de leads e ensaio da demonstração.
• Dias de feira, Montagem, abertura, reuniões e demonstrações, revisão diária de leads, desmontagem e frete de retorno. Marco: abertura da feira.
• Follow-up e avaliação, Carga dos leads em dias, não semanas, follow-up por prioridade, atribuição de pipeline, análise de custo e a decisão sobre a próxima edição.

Como adaptar

1. Defina a data de abertura da feira e deixe o plano inteiro contar de trás para frente, é assim que o planejamento de feira funciona de fato.
2. Substitua os prazos genéricos pelas datas reais do manual do expositor assim que ele for publicado.
3. Acrescente linhas por embarque se você envia estande, produto e material impresso separadamente; os prazos são diferentes.
4. Estenda a barra de marketing pré-feira se você depende de reuniões agendadas; a agenda enche de seis a oito semanas antes, não na semana anterior.
5. Inclua uma tarefa de despacho aduaneiro e carnê ATA em feiras internacionais, tem prazo próprio e pode deixar o estande parado na alfândega.
6. Mantenha o follow-up no gráfico com tarefas datadas; lead perde valor rápido, e plano de follow-up sem data não é plano.

Dicas de cronograma

• Contrate a próxima edição durante a feira atual. A escolha de área costuma acontecer no local, com prioridade por tempo de casa e investimento, e é por isso que ela abre este modelo em vez de fechá-lo.
• Peça os serviços na tarifa antecipada. Energia, rigging e internet pedidos depois do prazo custam sistematicamente muito mais pela mesma coisa.
• Cumpra o prazo de embarque com folga. Cargas atrasadas vão para o fim da fila de descarga, e o seu horário de montagem não espera por elas.
• Aprove o projeto do estande com a organização cedo. Altura, placas suspensas e estruturas de dois pisos exigem aprovação e são barrados no local se nunca foram submetidos.
• Ensaie a demonstração antes de viajar. Descobrir que a demo precisa de uma banda que você não contratou é um problema de piso de feira sem solução no piso da feira.
• Faça o follow-up em até 48 horas. O maior fator isolado de retorno em feiras é a velocidade do follow-up, então programe-o antes de viajar, não depois de voltar.

Modelos relacionados

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Este modelo está em português. Páginas relacionadas ainda não traduzidas abrem em inglês.

Perguntas frequentes