O que o modelo contém
Certificação ISO 9001 não é um projeto de documentação. O organismo certificador precisa ver registros de um sistema que já esteve rodando, e é por isso que a auditoria interna e a análise crítica ficam antes da auditoria externa, e não ao lado dela:
- Diagnóstico e planejamento, Escopo e contexto da organização, escolha do organismo certificador, um diagnóstico estruturado contra a norma e o plano de projeto que sai dele. Marco: diagnóstico concluído.
- Mapeamento de processos e riscos, Mapeamento dos processos principais, partes interessadas e seus requisitos, matriz de riscos e oportunidades, e objetivos da qualidade com indicadores mensuráveis.
- Documentação do sistema, Política e manual da qualidade, procedimentos documentados, instruções de trabalho e formulários, controle de documentos e tabela de retenção de registros. Marco: documentação liberada.
- Implantação e treinamento, Treinamento de conscientização para todos, capacitação dos donos de processo e um período rodando os processos de verdade, para que haja registros a auditar.
- Auditoria interna e ações corretivas, Formação de auditores internos, o programa completo de auditoria interna, relatórios de não conformidade e ações corretivas encerradas com evidência.
- Análise crítica pela direção, Compilação das entradas da análise crítica, a própria reunião de análise crítica e as ações dela decorrentes. Marco: prontidão para certificação confirmada.
- Auditoria de certificação, Auditoria fase 1 de documentação e prontidão, tratamento dos apontamentos da fase 1, auditoria fase 2 de implementação, encerramento das não conformidades e a decisão de certificação. Marco: certificado emitido.
- Manutenção, O ciclo de melhoria contínua, uma segunda rodada de auditoria interna e a auditoria de manutenção do primeiro ano, que mantém o certificado válido.
Quem usa este modelo
Gestores da qualidade e líderes de operações na indústria e em serviços usam isto para conquistar a certificação ISO 9001. Ele vai da análise de lacunas e da documentação do SGQ à auditoria interna e à análise crítica pela direção, até as auditorias de Estágio 1 e 2 e a manutenção, transformando a norma em um projeto ritmado, em vez de uma correria antes da chegada do auditor.
Como adaptar
- Escolha cedo o organismo certificador e lance a disponibilidade real dele, as agendas de auditoria são fechadas com meses de antecedência e definem a sua data limite.
- Estenda o período de implantação se os seus processos têm ciclos longos; você precisa de registros cobrindo um período representativo, e não duas semanas.
- Acrescente uma linha por área de processo no mapeamento e na auditoria interna, para que a cobertura fique visível em vez de presumida.
- Insira uma linha de ação corretiva por não conformidade maior assim que os apontamentos da fase 1 chegarem; cada uma tem evidência e data de encerramento próprias.
- Marque documentação liberada, prontidão confirmada, fase 2 concluída e certificado emitido como marcos, são as datas que a direção acompanha.
- Se você já tem outro certificado de sistema de gestão, encurte a fase de documentação e reaproveite as cláusulas comuns em vez de reescrevê-las.
Dicas de cronograma
- Não escreva documento que você não vai seguir. O auditor testa o sistema contra os seus próprios procedimentos, então um manual detalhado demais gera não conformidades que um mais simples não geraria.
- Faça a auditoria interna como se fosse a de verdade. É o ensaio mais barato possível, e um achado levantado internamente é melhoria, e não não conformidade.
- Deixe tempo real entre a fase 1 e a fase 2. De quatro a oito semanas é o normal; encerrar apontamentos direito custa menos que uma auditoria repetida.
- Reúna as entradas da análise crítica com antecedência. A reunião é um registro obrigatório com lista de entradas definida, e montá-la no dia produz um registro magro que o auditor vai notar.
- Mantenha o ciclo de manutenção no gráfico. A certificação é o começo de um ritmo anual, e quem larga o cronograma depois do certificado corre atrás doze meses depois.
- Estabeleça a linha de base na liberação da documentação. Tudo antes disso é preparação; depois, o que importa é a variação contra as datas de auditoria.
Modelos relacionados
- Plano de auditoria interna
- Modelo de cronograma de projeto (gráfico de Gantt)
- Cronograma de conformidade SOC 2
- Ver todos os modelos de gráfico de Gantt
Este modelo está em português. Páginas relacionadas ainda não traduzidas abrem em inglês.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva a certificação ISO 9001?
Normalmente de 6 a 12 meses para uma organização começando do zero, e menos onde já existe um sistema documentado. Este modelo leva cerca de dezoito meses porque vai até a primeira auditoria de manutenção; o certificado em si sai por volta do mês doze.
Qual a diferença entre auditoria fase 1 e fase 2?
A fase 1 é em boa parte uma análise de documentação e prontidão, que verifica se o seu sistema tem condição de ser auditado. A fase 2 testa se ele está de fato implementado e é eficaz, usando registros e entrevistas. As duas são fases separadas aqui, com um período de tratamento entre elas.
Preciso de auditoria interna antes da certificação?
Sim. A norma exige que auditorias internas e a análise crítica pela direção já tenham acontecido, e o organismo certificador procura esses registros já na fase 1. É por isso que as duas ficam antes da auditoria externa neste plano.
E se o auditor levantar uma não conformidade?
Apontamentos menores costumam ser encerrados com plano de ação e evidência dentro de um prazo definido; não conformidades maiores podem exigir nova visita. O modelo traz uma barra de tratamento depois de cada fase justamente para isso.
O modelo de plano ISO 9001 é gratuito?
Sim. Downloads gratuitos em Excel, PowerPoint e CSV, e edição online gratuita, sem cadastro.