Cronograma de planejamento de exposição de museu

O que o modelo contém

Uma obra emprestada chega nas condições do comodante, na caixa do comodante, com o courier do comodante, na data que convém ao comodante. Todas as outras datas da exposição derivam disso, então o modelo põe empréstimos e couriers no centro em vez de tratá-los como logística:

• Concepção e desenvolvimento curatorial, Tese da exposição, lista de desejos de obras, aprovação de orçamento, submissão do projeto à Lei Rouanet e captação com patrocinadores, e o catálogo, que tem o maior prazo de produção de tudo no projeto. Marco: data de abertura definida.
• Empréstimos e contratos de comodato, Pedidos formais de empréstimo, respostas e substituições, envio do facilities report com as condições ambientais e de segurança do seu edifício, avaliação de valores e apólice de seguro, contratos de comodato assinados e exigências de courier. Marco: checklist final congelado.
• Projeto expográfico e produção, Projeto expográfico e implantação em três dimensões, comunicação visual e textos de mediação, projeto de vitrines e suportes, produção com ensaios de emissão de voláteis dos materiais, e projeto de audiovisual e iluminação.
• Conservação, couriers e transporte, Levantamento de estado de conservação, tratamento e emolduramento, especificação de embalagens e caixas climatizadas, autorização do IPHAN para saída temporária de bens culturais brasileiros, admissão temporária junto à Receita Federal para as obras estrangeiras, e a coleta escoltada pelo courier. Marco: obras no museu.
• Preparação da sala e montagem, Desmontagem da exposição anterior, pintura, estabilização de temperatura e umidade relativa com registro contínuo dos dados, instalação de vitrines e iluminação, laudos de entrada com os couriers presentes, montagem das obras nos suportes e lacre das vitrines.
• Abertura, temporada e desmontagem, Visita técnica, coletiva de imprensa, abertura, programa público, monitoramento de exposição à luz e rodízios de obras sensíveis, e depois desmontagem e devolução. Marco: obras devolvidas aos comodantes.

Como adaptar

1. Coloque a barra de pedidos de empréstimo pelo menos doze a dezoito meses antes da abertura para grandes comodantes internacionais; algumas instituições têm comitês que se reúnem poucas vezes por ano.
2. Acrescente um laço de substituição depois das respostas dos comodantes. Recusa é normal, e o cronograma deve mostrar o tempo de encontrar e pedir uma obra alternativa.
3. Alongue a barra de estabilização climática se você for pintar ou instalar vitrines novas perto da montagem, a emissão de voláteis é justamente o motivo de os comodantes pedirem os registros.
4. Acrescente uma linha por courier se as obras chegam em voos separados; cada um exige acompanhamento, hospedagem e uma janela de laudo de entrada na sala.
5. Insira rodízios de obras fotossensíveis na fase de temporada, onde uma peça não puder ficar exposta o período inteiro dentro dos limites de lux e de exposição acumulada do comodante.
6. Marque como marcos a data de abertura, o congelamento do checklist, a chegada das obras e a devolução, são as quatro datas que a conservação e a direção acompanham juntas.

Dicas de cronograma

• Congele o checklist e depois defenda-o. Cada obra acrescentada tarde reinicia contrato de comodato, seguro, embalagem, produção de suporte e comunicação visual, é o tipo de mudança mais caro que existe numa exposição.
• Envie o facilities report cedo e sem esperarem pedir. Os comodantes avaliam o seu edifício antes de avaliarem a sua proposta, e um relatório desatualizado é uma causa comum e totalmente evitável de atraso.
• Agende os couriers pela agenda do comodante, não pela sua. O courier é um funcionário nomeado da instituição emprestadora, com calendário próprio; dois comodantes querendo a mesma semana é uma restrição real e frequente.
• Produza os suportes depois do congelamento do checklist, não antes. Suporte é feito sob medida para a obra, e uma substituição significa refazer o suporte sem nenhum tempo previsto no programa para isso.
• Trate o laudo de entrada como tempo de sala, e não como papelada. Ele é feito com o courier presente, obra por obra, e ocupa dias da janela de montagem que as pessoas rotineiramente esquecem de programar.
• Programe a desmontagem e a devolução com o mesmo cuidado da montagem. Laudos de saída, reembalagem e escolta de courier se repetem inteiros, e os comodantes julgam você tanto pela devolução quanto pela exposição.

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Perguntas frequentes