O que o modelo contém
Seis fases, da busca ao primeiro dia:
- Necessidade e busca, Área necessária, critérios, visitas, negociação. Marco: contrato assinado.
- Projeto e aprovações, Layout, postos de trabalho, AVCB, aprovações do condomínio.
- Obra, Divisórias, elétrica, piso, iluminação, copa e sanitários.
- TI e telecom, Contratação do link, sala técnica, rede, wi-fi, telefonia. O prazo mais longo do projeto.
- Preparação da mudança, Compra de mobiliário, transportadora, etiquetagem, comunicação interna.
- Mudança e ajustes, Mudança no fim de semana, montagem, pendências, devolução do imóvel antigo. Marco: primeiro dia de trabalho.
Quem usa este modelo
Gestores de facilities, gerentes de escritório e líderes de local de trabalho ou de TI usam isto quando uma empresa muda de endereço. Ele cobre o levantamento de requisitos, a busca por imóvel, a assinatura do contrato, o projeto e o acabamento, o cutover de TI, o fim de semana da mudança e a desativação do espaço antigo, para que a rotina siga funcionando enquanto tudo muda fisicamente de lugar.
Como adaptar
- Uma linha por andar ou área se a mudança for em ondas.
- Coloque o aviso prévio do imóvel antigo como data fixa e planeje de trás para frente.
- Planeje o fim de semana da mudança por hora, separado do plano geral.
- Mantenha a restauração e devolução do imóvel antigo: costumam ser esquecidas.
Dicas de cronograma
- TI primeiro, mobiliário depois. É a ordem dos prazos, não a da visibilidade.
- Duas semanas de folga entre obra e mudança. A obra nunca fica pronta na data.
- Teste a rede antes da mudança, não na segunda de manhã.
- Comunique cedo e de forma concreta. O incômodo está nos detalhes: estacionamento, acesso, transporte.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo para preparar uma mudança de escritório?
De seis a doze meses a partir do contrato, conforme o nível de obra. A busca vem antes.
O que fica no caminho crítico?
Quase sempre a ativação do link, e depois a obra interna.
Quando fazer a mudança?
Em um fim de semana ou feriado prolongado, para restar um dia de folga para ajustes.