Was enthalten ist
Ein Prüfungsplan hat zwei Ebenen: das Jahresprogramm und die einzelne Prüfung darin. Die Vorlage zeigt beide, damit der Ausschuss die Abdeckung sieht und das Team die Arbeit:
- Jahresplanung, Risikoanalyse, Aktualisierung des Prüfungsuniversums, Gespräche mit den Verantwortlichen, Ressourcen- und Budgetplanung sowie der Entwurf des Jahresplans. Meilenstein: Plan vom Ausschuss genehmigt.
- Prüfungsplanung der Einzelprüfung, Ankündigung, Vorbereitung und Unterlagenanforderung, Prozessaufnahmen, Risiko-Kontroll-Matrix und die abgestimmte Auftragsbeschreibung.
- Prüfungshandlungen, Beurteilung der Kontrollkonzeption, Stichprobenauswahl, Funktionsprüfungen und aussagebezogene Prüfungshandlungen, Nachweiserhebung und Arbeitspapiere.
- Feststellungen und Abstimmung, Entwurf der Feststellungen, Abstimmung der Sachverhalte mit den Prozessverantwortlichen, Einstufung und Priorisierung sowie die Schlussbesprechung. Meilenstein: Schlussbesprechung geführt.
- Stellungnahme der Geschäftsführung, Vereinbarung der Maßnahmen, benannte Verantwortliche und Umsetzungstermine sowie die Eskalation dessen, was die Geschäftsführung als Restrisiko bewusst hinnimmt.
- Berichterstattung, Berichtsentwurf, Qualitätsdurchsicht, Erteilung des endgültigen Berichts und Vortrag im Prüfungsausschuss. Meilenstein: Bericht erteilt.
- Nachverfolgung, Verfolgung der Umsetzung gegen die vereinbarten Termine, Nachprüfung der als erledigt gemeldeten Maßnahmen und Meldung überfälliger Punkte an den Ausschuss.
Wer diese Vorlage nutzt
Leiter der Internen Revision, Prüfungsmanager und Risikoteams nutzen dies, um den jährlichen Prüfungszyklus abzuwickeln. Der Plan reicht von Risikobeurteilung und Scoping über Feldarbeit, Prüfhandlungen, Feststellungen und Stellungnahmen des Managements bis zu Bericht und Nachverfolgung und gibt dem Prüfungsausschuss eine klare Sicht auf Abdeckung und den Stand jeder Prüfung.
So passen Sie sie an
- Legen Sie mehrere Prüfungen über das Jahr nebeneinander, um zu sehen, ob Ihr Team für alle tatsächlich verfügbar ist.
- Tragen Sie zuerst die Sitzungstermine des Prüfungsausschusses ein, sie liegen fest, und jeder Berichtstermin rechnet von einem davon rückwärts.
- Ergänzen Sie eine Zeile je Prüfungsobjekt, wenn Sie dem Ausschuss die Abdeckung des Prüfungsuniversums berichten.
- Verlängern Sie die Prüfungshandlungen bei Prüfungen mit Vor-Ort-Terminen oder Datenauszügen; beides dauert länger als Schreibtischprüfung.
- Sehen Sie eine Reserve für Sonderprüfungen vor; ungeplante Aufträge sind normal, und ungeplante Aufträge ohne Reserve zerlegen den Plan.
- Führen Sie den Umsetzungstermin jeder Feststellung nach Berichtserteilung als eigenen Vorgang statt in einer Tabelle daneben.
Hinweise zur Terminplanung
- Bauen Sie den Plan auf Risiko und prüfen Sie danach die Abdeckung. Ein risikoorientierter Plan, der einen ganzen Bereich drei Jahre lang stillschweigend auslässt, ist die Feststellung, die die Abschlussprüfer über Sie treffen werden.
- Kündigen Sie früh an und vereinbaren Sie die Prozessaufnahmen. Die Verfügbarkeit der Geprüften ist der häufigste Grund für überzogene Prüfungshandlungen, und vollständig vorhersehbar.
- Stimmen Sie Sachverhalte ab, bevor Sie Feststellungen einstufen. Ein Sachverhaltsfehler, der nach der Einstufung auffällt, kostet den Bericht seine Autorität und eine ganze Durchsichtsschleife.
- Lassen Sie die Stellungnahme nicht ausufern. Geben Sie ihr einen begrenzten Balken mit Frist; offene Rückmeldefristen sind der Weg, wie Berichte Ausschusstermine verpassen.
- Nachprüfen statt nachfragen. Die Verifikation einer erledigten Maßnahme braucht Nachweise, und die brauchen Zeit im Plan, nicht nur eine Bestätigung per E-Mail.
- Setzen Sie den Basisplan mit der Plangenehmigung. Verfolgen Sie die Abweichung gegen den genehmigten Plan, damit ungeplante Arbeit als Verdrängung sichtbar wird und nicht lautlos aufgesogen.
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Häufige Fragen
Was gehört in einen Prüfungsplan der Internen Revision?
Eine Risikoanalyse und ein Prüfungsuniversum, eine nach Risiko geordnete Liste der Prüfungen mit Ressourcen und je Prüfung Planung, Prüfungshandlungen, Feststellungen, Stellungnahme, Bericht und Nachverfolgung. Alle sieben Phasen sind hinterlegt.
Wie lange dauert eine einzelne Prüfung?
Von der Ankündigung bis zum erteilten Bericht üblicherweise 6 bis 12 Wochen für eine mittelgroße Prüfung, mit einer Nachverfolgung, die danach über Monate läuft. Die Prüfung in dieser Vorlage läuft rund vier Monate.
Wie oft sollte der Jahresplan aktualisiert werden?
Die meisten Revisionsfunktionen lassen den Plan jährlich genehmigen und sehen ihn mindestens halbjährlich erneut durch, da sich Risikoprofile und ungeplante Aufträge beide bewegen. Eine Reserve im Plan macht diese Durchsicht überhaupt handhabbar.
Passt die Vorlage auch für eine externe Prüfung oder ein Zertifizierungsaudit?
Teilweise. Planung, Prüfungshandlungen, Feststellungen und Nachverfolgung lassen sich gut übertragen; die Jahresplanung würden Sie durch den Auditzyklus der Zertifizierungsstelle ersetzen.
Ist die Vorlage für den Prüfungsplan kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung.