Was enthalten ist
Eine Ausschreibung ist ein Terminplan, der überwiegend aus der Zeit anderer Menschen besteht: Bieter, die Angebote schreiben, Wertungsgremien, die eine gemeinsame Woche finden, Juristinnen, die verhandeln, und ein Altdienstleister, der übergibt. Sie steuern den Starttermin und sonst herzlich wenig:
- Bedarf und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung — Anforderungen der Bedarfsträger, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Haushaltsfreigabe, Wahl der Verfahrensart und Prüfung des EU-Schwellenwerts sowie Eignungs- und Zuschlagskriterien samt Gewichtung — die vor der Veröffentlichung feststehen müssen. Meilenstein: Freigabe zur Bekanntmachung.
- Markterkundung und Vergabeunterlagen — Markterkundung, gegebenenfalls eine Vorinformation im Amtsblatt der EU, die Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und Anlagen, das Wertungsmodell sowie die Benennung des Wertungsgremiums und die Blockung seiner Kalender. Meilenstein: Vergabeunterlagen freigegeben.
- Angebotsphase — Bekanntmachung und Bereitstellung der Unterlagen auf der Vergabeplattform, Zeitfenster für Bieterfragen, eine Informationsveranstaltung, die Frist für Bieterfragen, Veröffentlichung aller Antworten an sämtliche Bieter und die anschließende Zeit zur Angebotserstellung. Meilenstein: Ablauf der Angebotsfrist.
- Wertung — Formale Prüfung und Eignungsprüfung, fachliche und preisliche Wertung parallel, Konsensbildung im Gremium, Bietergespräche und Präsentationen, Prüfung der Auskömmlichkeit beim vorgesehenen Bieter und der Vergabevermerk. Meilenstein: Zuschlagsvorschlag freigegeben.
- Zuschlagsentscheidung, Wartefrist und Vertrag — Information der nicht berücksichtigten Bieter nach §134 GWB, die Wartefrist, in der ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer möglich ist, Auskünfte an unterlegene Bieter, letzte Vertragsklärungen und Zuschlagserteilung. Meilenstein: Zuschlag erteilt.
- Mobilisierung und Übergang — Auftaktbesprechung, Übergang vom Altdienstleister, Zugänge und Einweisung, Steuerungsstruktur und Kennzahlenberichte sowie der Tag, an dem die Leistung tatsächlich beginnt. Meilenstein: Leistungsbeginn.
So passen Sie sie an
- Setzen Sie zuerst Angebotsfrist und Leistungsbeginn; beide werden meist von außen bestimmt, und alles andere passt sich dazwischen ein.
- Prüfen Sie die Mindestfristen Ihrer Verfahrensart, bevor Sie die gezeigten Dauern übernehmen — im offenen Verfahren oberhalb des Schwellenwerts sind es nach der Vergabeverordnung 35 Tage, unterhalb gilt die Unterschwellenvergabeordnung mit anderen Fristen.
- Blocken Sie die Kalender des Wertungsgremiums zeitgleich mit der Bekanntmachung — nicht der Wertungsaufwand, sondern die Verfügbarkeit der Gremienmitglieder lässt diese Phase kippen.
- Ergänzen Sie Zeilen für Referenzbesuche oder Teststellungen, wenn Ihre Wertung sie vorsieht; sie brauchen die Verfügbarkeit von Bietern und Referenzkunden und sind damit terminierte Arbeit.
- Verlängern Sie die Übergangsphase deutlich, wenn ein Altdienstleister Daten, Personal oder Anlagen übergibt — bei Personalübergang kommt ein Betriebsübergang nach §613a BGB mit eigener Informationsfrist hinzu.
- Führen Sie eine Zeile je Los, wenn die Vergabe in Lose geteilt ist, da Wertung und Zuschlag je Los zu unterschiedlichen Zeitpunkten fertig werden können.
Hinweise zur Terminplanung
- Legen Sie die Zuschlagskriterien vor der Bekanntmachung fest. Gewichtungen, die sich nach Eingang der Angebote ändern, sind der häufigste Grund für ein erfolgreiches Nachprüfungsverfahren, und sie lassen sich nicht still korrigieren.
- Veröffentlichen Sie jede Antwort an alle Bieter. Einzelauskünfte erzeugen ein ungleiches Verfahren, und ungleiche Verfahren werden aufgehoben.
- Legen Sie die Angebotsfrist nicht neben die Ferienzeit. Sie erhalten dünne Angebote von genau den Anbietern, von denen Sie am liebsten gehört hätten.
- Bilden Sie einen Konsens und schreiben Sie die Begründung auf. Der Vergabevermerk ist das Dokument, auf das Sie sich bei der Bieterinformation und in einem Nachprüfungsverfahren stützen; Punktzahlen ohne Begründung sind nicht verteidigbar.
- Halten Sie die Kommunikation nach Absendung der Information nach §134 GWB diszipliniert. Ein Zuschlag vor Ablauf der Wartefrist ist von Anfang an unwirksam — das ist keine Formalie, sondern der Verlust des Vertrags.
- Planen Sie echte Zeit zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn ein. Mobilisierung braucht unterschriebene Verträge, erteilte Zugänge und eingestellte Leute; ein Zuschlagstermin ist kein Starttermin.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Vergabeverfahren?
Bei einem größeren Auftrag üblicherweise sechs bis zwölf Monate von der Bedarfsfeststellung bis zum Leistungsbeginn. Die Vorlage nutzt rund zwölf Monate. Angebotsphase und Wertung sind die beiden Blöcke, die regelmäßig unterschätzt werden, weil beide von Menschen außerhalb des Projektteams abhängen.
Wie viel Zeit sollten Bieter zum Antworten bekommen?
Genug, um nach der Veröffentlichung der Antworten auf Bieterfragen ein ernsthaftes Angebot zu schreiben — bei umfangreichen Vergaben typischerweise vier bis sechs Wochen, länger bei komplexen Leistungen oder wenn eine Übernahme kalkuliert werden muss. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten gesetzliche Mindestfristen; prüfen Sie sie, bevor Sie kürzen.
Wozu dient die Wartefrist nach §134 GWB?
Sie ist die Spanne zwischen der Information der unterlegenen Bieter und der Zuschlagserteilung. In ihr kann ein Bieter Auskunft verlangen oder ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer einleiten. Sie beträgt fünfzehn Kalendertage, bei elektronischer Übermittlung zehn, und lässt sich nicht kürzen, um einen Mobilisierungstermin zu halten.
Warum steht die Frist für Bieterfragen im Diagramm?
Weil sie zwei Dinge steuert: den Tag, bis zu dem Ihr Team alle Antworten formuliert und veröffentlicht haben muss, und den Punkt, ab dem Bieter schreiben statt fragen. Wer sie nach hinten schiebt, hat still die Zeit zur Angebotserstellung verkürzt.
Kann ich die Vorlage für eine private Ausschreibung nutzen?
Ja. Lassen Sie die Zeilen zu Bekanntmachung und Wartefrist weg und behalten Sie die Abfolge — Fragefenster, feste Angebotsfrist, Wertung im Konsens, Verhandlung und Mobilisierung verhalten sich gleich. Die Disziplin, Antworten allen Bietern zu geben, lohnt sich in jedem Fall.
Ist die Vorlage für das Vergabeverfahren kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.