Was enthalten ist
Ausstellen ist ein Countdown, kein Projekt. Drei oder vier Termine sind wirklich unverrückbar und alles andere ordnet sich darum herum — deshalb zeigt die Vorlage sie als Meilensteine und nicht als Vorgänge:
- Flächenauswahl und Vertrag — Messeauswahl, Budgetfreigabe, Sichtung des Hallenplans, Flächenauswahl zum Stichtag der Platzvergabe und Vertragsunterzeichnung. Meilenstein: Fläche vertraglich gesichert.
- Standgestaltung und Standbau — Briefing, Entwurf, Auswahl des Standbauers, Genehmigung des Entwurfs durch die Messegesellschaft, Fertigung, Grafik und Probeaufbau.
- Messeleistungen und Logistik — Bestellung von Strom, Abhängungen, Internet und Mobiliar zum Frühbuchertarif, Speditionsauftrag, Anlieferfrist und das zugewiesene Aufbaufenster. Meilenstein: Anlieferfrist.
- Vorab-Marketing — Zielkundenliste, Einladungskampagne, Terminvereinbarung, Presse- und Vortragsslots sowie Social Media und Website in den letzten Wochen.
- Personal und Schulung — Standbesetzungsplan, Reise und Übernachtung, Produkt- und Argumentationsbriefing, Schulung zur Leaderfassung und die Generalprobe der Vorführung.
- Messetage — Aufbau, Standeröffnung, Gespräche und Vorführungen, tägliche Leadbesprechung, Abbau und Rückversand. Meilenstein: Messebeginn.
- Leadnachverfolgung und Auswertung — Leaderfassung in Tagen statt Wochen, gestufte Nachfassaktionen, Zuordnung zur Pipeline, Kostenauswertung und die Entscheidung über die nächste Messe.
So passen Sie sie an
- Setzen Sie den Messebeginn und lassen Sie den gesamten Plan rückwärts davon zählen — so funktioniert Messeplanung tatsächlich.
- Ersetzen Sie die allgemeinen Fristen durch die echten Termine aus dem Ausstellerhandbuch, sobald es veröffentlicht ist.
- Ergänzen Sie eine Zeile je Sendung, wenn Stand, Exponate und Drucksachen getrennt versandt werden; sie haben unterschiedliche Fristen.
- Verlängern Sie den Balken für das Vorab-Marketing, wenn Sie auf vereinbarte Termine setzen; die Kalender füllen sich sechs bis acht Wochen vorher, nicht in der Woche davor.
- Ergänzen Sie bei internationalen Messen einen Vorgang für Zoll und Carnet — er hat eine eigene Vorlaufzeit und kann einen Stand an der Grenze festsetzen.
- Halten Sie die Nachverfolgung mit datierten Vorgängen im Plan; Leads verlieren schnell an Wert, und ein undatierter Nachfassplan ist keiner.
Hinweise zur Terminplanung
- Buchen Sie das nächste Jahr auf der laufenden Messe. Die Flächenvergabe findet meist vor Ort statt und richtet sich nach Teilnahmedauer und Umsatz — deshalb steht sie in dieser Vorlage vorn und nicht am Ende.
- Bestellen Sie zum Frühbuchertarif. Strom, Abhängungen und Internet nach der Frist bestellt kosten für exakt dieselbe Leistung regelmäßig deutlich mehr.
- Halten Sie die Anlieferfrist mit Reserve ein. Verspätete Sendungen landen hinten in der Warteschlange des Verkehrsleitsystems, und Ihr Aufbaufenster wartet nicht auf sie.
- Lassen Sie den Standentwurf früh von der Messegesellschaft genehmigen. Bauhöhe, Abhängungen und zweigeschossige Stände brauchen eine Genehmigung und werden vor Ort abgelehnt, wenn sie nie eingereicht wurden.
- Proben Sie die Vorführung vor der Abreise. Erst auf dem Messestand zu merken, dass die Demo eine Bandbreite braucht, die Sie nicht bestellt haben, ist ein Problem ohne Lösung vor Ort.
- Fassen Sie innerhalb von 48 Stunden nach. Die Geschwindigkeit der Nachverfolgung ist der größte Hebel für den Messeerfolg — planen Sie sie vor der Abreise ein, nicht nach der Rückkehr.
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Diese Vorlage ist auf Deutsch. Noch nicht übersetzte verwandte Seiten öffnen sich auf Englisch.
Häufige Fragen
Wie früh sollte die Messeplanung beginnen?
Sechs bis neun Monate vor einer großen Messe, und früher, wenn Sie eine gute Lage in der Halle wollen — die Fläche für die nächste Ausgabe wird oft schon auf der laufenden vergeben. Diese Vorlage läuft rund acht Monate bis zum Messebeginn.
Worin unterscheidet sich die Vorlage von der Veranstaltungsplanung?
Diese hier ist auf das Ausstellen zugeschnitten: Flächenverträge, Standbau, Speditions- und Anlieferfristen, Frühbucherbestellungen und Leadnachverfolgung. Die Vorlage zur Veranstaltungsplanung deckt die eigene Veranstaltung ab — Location, Programm, Referenten und Gäste.
Welche Termine sind beim Ausstellen unverrückbar?
Die Flächenauswahl, die Frist für den Frühbuchertarif aus dem Ausstellerhandbuch, die Speditions- und Anlieferfrist sowie Ihr zugewiesenes Aufbaufenster. Alle vier erscheinen hier als Meilensteine.
Passt die Vorlage auch für einen kleinen Kongressstand?
Ja. Behalten Sie den Aufbau bei und kürzen Sie die Zeilen zum Standbau, wenn Sie einen Systemstand oder nur einen Tisch nutzen.
Ist die Vorlage für die Messeplanung kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung.