Was enthalten ist
Sechs Phasen, von der Locationbuchung bis zum Abbau:
- Konzept und Location — Ziele, Budget, Teilnehmerzahl, Termin und Buchung der Räumlichkeit. Meilenstein: Location bestätigt.
- Dienstleister — Catering, Technik, Mobiliar, Sicherheit und Transport — beauftragt nach Verfügbarkeitsknappheit.
- Programm und Referenten — Agenda, Zusagen, Materialien und Proben.
- Kommunikation und Anmeldung — Website, Kampagne, Anmeldestart und Erinnerungen.
- Aufbau und Generalprobe — Produktion, Aufbau, Technikcheck und Generalprobe. Meilenstein: bereit.
- Durchführung und Abbau — Veranstaltung, Abbau, Abrechnung und Teilnehmerbefragung.
Der Technikcheck verdient einen eigenen Balken, keine Randnotiz. Der häufigste und sichtbarste Fehler einer Veranstaltung betrifft Ton oder Projektion — und er zeigt sich immer dann, wenn keine Zeit mehr bleibt.
So passen Sie sie an
- Veranstaltungstermin ändern — der gesamte Plan rückt rückwärts nach.
- Je Saal eine Zeile ergänzen, wenn parallele Sessions stattfinden.
- Anmeldeschluss und Teilnehmerbestätigung als Meilensteine setzen: Sie bestimmen Catering und Aufbau.
- Abbau und Abrechnung mitführen — sie gehören zum Projekt, auch wenn niemand daran denkt.
Hinweise zur Terminplanung
- Location zuerst. Sie bestimmt Kapazität, Termin und einen Großteil des Budgets.
- Zusagen kommen spät. Setzen Sie den Anmeldeschluss mit Puffer vor dem, was das Catering braucht.
- Der Veranstaltungstag braucht einen eigenen Stundenplan, getrennt vom Gesamtplan.
- Lassen Sie am Vortag Luft. Dann treten die Aufbauprobleme auf.
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Diese Vorlage ist auf Deutsch. Noch nicht übersetzte verwandte Seiten öffnen sich auf Englisch.
Häufige Fragen
Wie früh sollte man ein Event planen?
Drei bis sechs Monate für eine mittelgroße Firmenveranstaltung; ein Kongress kann ein Jahr brauchen. Die Location ist meist der begrenzende Faktor.
Was wird zuerst gebucht?
Die Location, danach die Dienstleister nach Knappheit: Catering und Technik vor Mobiliar oder Beschilderung.
Ist die Vorlage kostenlos?
Ja, Download und Online-Bearbeitung kostenlos, ohne Konto.