Qué incluye
Casi todos los planes de selección subestiman lo mismo: cuánto tarda la aprobación al principio y cuánto tarda el preaviso al final. La plantilla da barra real a ambos para que la fecha de incorporación sea honesta:
- Definición y aprobación del puesto, Justificación, descripción del puesto, nivel y banda salarial, aprobación de plantilla y apertura de la vacante. Hito: vacante aprobada.
- Búsqueda, Publicación de la oferta, impulso de referidos, búsqueda directa y contacto, briefing a consultoras si las usas, y construcción de un pipeline hasta el número objetivo de candidaturas.
- Criba, Revisión de candidaturas, entrevistas de criba de selección, cribas del responsable y decisión de lista corta. Hito: lista corta acordada.
- Ronda de entrevistas, Entrevistas estructuradas con el panel, prueba técnica o funcional, logística de agendas y sesiones de puesta en común.
- Evaluación y decisión, Prueba de trabajo o caso, panel final, consolidación de valoraciones, referencias y verificaciones. Hito: decisión de contratación.
- Oferta y negociación, Aprobación de la retribución, oferta verbal, contrato por escrito, negociación y firma. Hito: oferta aceptada.
- Preaviso e incorporación, Dimisión y preaviso de la persona candidata, contacto de mantenimiento, equipo y accesos, y el primer día. Hito: fecha de incorporación.
Quién usa esta plantilla
Reclutadores, responsables de contratación y HR business partners lo utilizan para gestionar una única vacante de principio a fin. Hace seguimiento de la aprobación del puesto, la búsqueda, la criba, las rondas de entrevistas, la evaluación, la oferta, el preaviso y la fecha de incorporación, y ofrece a todos una visión realista del tiempo de contratación y de dónde es probable que se atasque un candidato.
Cómo personalizarla
- Trabaja hacia atrás desde el momento en que necesitas a la persona siendo productiva, no desde cuándo quieres que firme.
- Ajusta la barra de preaviso a la norma real del puesto y del país: uno, tres o seis meses producen planes muy distintos.
- Duplica las fases de búsqueda a oferta por puesto si contratas un equipo, y escalónalas contra la disponibilidad de los entrevistadores.
- Añade un carril de consultora o búsqueda directa con sus propios hitos si la usas; las fechas de briefing y de lista corta son contractuales.
- Inserta los trámites de visado o de permiso de trabajo como tareas propias cuando apliquen: pueden superar al preaviso.
- Mantén en el gráfico las tareas de contacto de mantenimiento. Entre la firma y la incorporación es cuando las contraofertas se llevan a la gente.
Consejos de programación
- Aprueba la plantilla antes de publicar. Una vacante que llega al panel final sin la firma del presupuesto malgasta el tiempo de la persona candidata y tu credibilidad.
- Reserva la agenda del panel por adelantado. Cuadrar agendas, y no decidir, es la mayor fuente de retraso en casi todos los procesos.
- Comprime la ronda, no la criba. Las buenas candidaturas suelen estar en más de un proceso; una ronda que se estira más de tres semanas las pierde con quien fue más rápido.
- Empieza las referencias antes de la decisión final cuando puedas. Suelen llevar una semana de insistencia y se sitúan justo entre la decisión y la oferta.
- Trata la oferta como una negociación con duración. Dejar unos días para una contraoferta y su respuesta es más realista que asumir aceptación el mismo día.
- Traspasa a incorporación en la firma, no el primer día. Equipo, cuentas y plan de la primera semana necesitan margen dentro del preaviso.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en contratar a alguien?
Habitualmente de 6 a 12 semanas desde la vacante aprobada hasta la oferta firmada, más el preaviso encima. Esta plantilla cubre unos cinco meses desde la justificación hasta la incorporación, realista para un puesto con uno a tres meses de preaviso.
¿Cómo encaja con la plantilla de incorporación?
Este plan termina en la fecha de incorporación; la plantilla de incorporación de empleados arranca el primer día y llega hasta los noventa. Encadénalas para tener la foto completa.
¿Cuál es la causa más habitual de un proceso lento?
Cuadrar las entrevistas y la lentitud de las decisiones internas, no la búsqueda. Por eso la ronda de entrevistas y la puesta en común van como tareas separadas y no como un único bloque.
¿Puedo planificar varias contrataciones a la vez?
Sí: duplica las fases de búsqueda a oferta por puesto y escalona las rondas para no reservar al mismo panel dos veces la misma semana.
¿Es gratuita?
Sí, con descarga en Excel, PowerPoint y CSV y edición online sin cuenta.