Ce que contient le modèle
Une campagne n’est pas un lancement suivi de dons. L’essentiel des montants est engagé avant que quiconque en entende parler publiquement, et c’est pourquoi la phase silencieuse occupe la plus grande part du planning :
- Faisabilité et argumentaire, Évaluation des besoins, fixation de l’objectif, entretiens de faisabilité avec les donateurs pressentis, document d’argumentaire et validation par le conseil d’administration. Jalon : objectif validé.
- Prospection et portefeuilles, Revue de la base de données, évaluation de la capacité de don, notation des prospects, attribution des portefeuilles et tableau de répartition des dons.
- Comité et phase silencieuse, Constitution du comité de campagne, don des administrateurs, sollicitation des dons principaux et des grands dons, formalisation des promesses de don, le tout avant toute annonce publique. Jalon : objectif de la phase silencieuse atteint.
- Lancement public, Supports de lancement et résumé de l’argumentaire, plan presse et réseaux sociaux, événement de lancement et appel à l’ensemble des donateurs. Jalon : lancement public.
- Événements et appels aux dons, Gala ou événements de campagne, appels par courrier et par courriel, collecte de proximité et collecte par les pairs, et les journées de mobilisation.
- Abondement, Mécène abondeur sécurisé, promotion de la fenêtre d’abondement, période d’abondement et rapprochement des fonds abondés.
- Reconnaissance et comptes rendus, Remerciements et reçus fiscaux, reconnaissance des donateurs, compte rendu d’impact, encaissement des promesses et rapport de clôture. Jalon : campagne close.
Qui utilise ce modèle
Les directeurs du développement, les dirigeants d'associations et les consultants en campagnes de dons s'en servent pour mener une collecte en plusieurs phases. Il structure l'argumentaire de soutien, la recherche de prospects, la phase silencieuse auprès des grands donateurs, le lancement public, les opérations d'abondement et la fidélisation des donateurs, aidant les petites équipes à enchaîner correctement demandes, événements et remerciements sur de longs mois.
Comment l’adapter
- Établir d’abord le tableau de répartition des dons, puis dimensionner la phase silencieuse au nombre d’entretiens de grands dons qu’il implique : ce nombre commande la durée.
- Ajouter une ligne par prospect principal une fois les portefeuilles attribués, pour suivre la cultivation au lieu de la supposer.
- Déplacer le jalon de lancement public au moment où le cumul de la phase silencieuse franchit réellement le seuil que vous avez fixé.
- Étendre la barre d’encaissement des promesses à votre période réelle : les promesses pluriannuelles survivent des années à la campagne.
- Ajouter les journées de mobilisation ou les appels de fin d’année là où ils tombent dans votre calendrier : ces dates sont fixes et le reste s’y adapte.
- Maintenir la reconnaissance des donateurs après la clôture : c’est le vivier de la campagne suivante.
Conseils de planification
- Les entretiens de faisabilité sont de la cultivation. Les personnes à qui vous demandez un avis honnête sur l’objectif sont généralement celles à qui vous demanderez un don principal : programmez-les en conséquence.
- Sollicitez du haut vers le bas. Les dons principaux fixent l’échelle pour tous les autres ; commencer par le socle des donateurs moyens plafonne la campagne à ce qu’ils donnent.
- Sécurisez l’abondement avant d’en faire la promotion. Une fenêtre d’abondement annoncée sans engagement signé du mécène est une promesse que vous ne pourrez pas tenir.
- Inscrivez les remerciements sur le planning avec une échéance. Remercier un donateur en quelques jours est l’activité la plus rentable de la collecte, et la première abandonnée quand la campagne s’accélère.
- Suivez les promesses séparément des encaissements. Les totaux annoncés ne disent rien de la trésorerie tant que l’échéancier d’encaissement n’est pas affiché à côté.
- Posez la référence à la validation de l’objectif. Une fois le montant fixé par le conseil, suivez le portefeuille chaque semaine plutôt que de rendre compte lors des événements.
Modèles associés
- Diagramme de Gantt pour une demande de financement
- Modèle de diagramme de Gantt pour l’organisation d’un événement
- Modèle de diagramme de Gantt pour une campagne marketing
- Voir tous les modèles de diagramme de Gantt
Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.
Questions fréquentes
Combien de temps dure une campagne de collecte de fonds ?
Les grandes campagnes durent couramment deux à trois ans, phase silencieuse et encaissement des promesses compris. Le modèle propose un programme d’environ deux ans, à comprimer pour un appel annuel.
Quelle part faut-il avoir collectée avant le lancement public ?
L’usage est d’avoir engagé une large majorité de l’objectif en phase silencieuse avant d’annoncer, souvent cité autour de 70 pour cent. Le modèle place donc le jalon de lancement après l’objectif de phase silencieuse plutôt qu’à une date fixe.
Qu’est-ce qu’un tableau de répartition des dons et où se place-t-il ?
Un tableau du nombre de dons nécessaires à chaque niveau pour atteindre l’objectif. Il appartient à la phase de prospection, car il indique combien de prospects cultiver à chaque niveau avant de pouvoir s’engager sur le montant.
Est-ce utilisable pour un appel annuel plutôt qu’une campagne de grands dons ?
Oui. Raccourcissez la phase silencieuse, retirez les lignes de comité de campagne et gardez les appels, l’abondement et la fidélisation : c’est la forme d’une campagne annuelle.
Le modèle de campagne de collecte est-il gratuit ?
Oui. Téléchargements Excel, PowerPoint et CSV gratuits, et édition en ligne gratuite, sans compte.