Ce que contient le modèle
Six phases, du concept au démontage :
- Concept et lieu — Objectifs, budget, jauge, date et réservation du lieu. Jalon : lieu confirmé.
- Prestataires — Traiteur, technique, mobilier, sécurité, transport — commandés par ordre de rareté.
- Programme et intervenants — Déroulé, confirmations, supports et répétitions.
- Communication et inscriptions — Site, campagne, ouverture des inscriptions et relances.
- Montage et répétition générale — Production, montage, test technique, filage. Jalon : prêt.
- Déroulé et démontage — Événement, démontage, facturation et enquête de satisfaction.
Le test technique mérite sa propre barre, pas une note en marge. La panne la plus fréquente et la plus visible d’un événement concerne le son ou la projection — et elle se manifeste toujours au moment où il ne reste plus de temps.
Comment l’adapter
- Changer la date de l’événement : tout le plan se recale automatiquement.
- Ajouter une ligne par salle si des sessions se déroulent en parallèle.
- Poser la clôture des inscriptions comme jalon — elle conditionne le traiteur et le montage.
- Conserver démontage et facturation dans le plan : ils font partie du projet.
Conseils de planification
- Le lieu d’abord. Il fixe la jauge, la date et une bonne part du budget.
- Les inscriptions arrivent tard. Placez la clôture avant ce dont le traiteur a besoin.
- Le jour J mérite son propre planning horaire, séparé du plan général.
- Laissez de l’air la veille. C’est là que les problèmes de montage apparaissent.
Modèles associés
Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.
Questions fréquentes
Combien de temps à l’avance organiser un événement ?
Trois à six mois pour un événement d’entreprise de taille moyenne ; un congrès peut demander un an. Le lieu est le facteur limitant.
Qu’est-ce qui se trouve sur le chemin critique ?
Le lieu, puis les prestataires les plus rares. Le reste s’ajuste généralement.
Faut-il planifier le démontage ?
Oui. Démontage, restitution du matériel loué et facturation sont les tâches les plus souvent oubliées.