Ce que contient le modèle
Six phases, de la recherche au premier jour :
- Besoin et recherche, Surface nécessaire, critères, visites, négociation. Jalon : bail signé.
- Conception et autorisations, Plan d’aménagement, postes de travail, sécurité incendie, autorisations éventuelles.
- Aménagement, Cloisonnement, électricité, sols, éclairage, cuisine et sanitaires.
- Informatique et télécoms, Commande des liaisons, local technique, réseau, wifi, téléphonie. Le délai le plus long.
- Préparation du déménagement, Commande du mobilier, déménageur, étiquetage, communication interne.
- Déménagement et reprises, Déménagement le week-end, installation, réserves, restitution des anciens locaux. Jalon : premier jour travaillé.
Qui utilise ce modèle
Les responsables des services généraux, les office managers et les référents environnement de travail ou informatique s'en servent lorsqu'une entreprise change de locaux. Il couvre le recueil des besoins, la recherche de site, la signature du bail, la conception et l'aménagement, la bascule informatique, le week-end de déménagement et la remise en état des anciens locaux, pour que l'activité continue pendant que tout se déplace physiquement.
Comment l’adapter
- Une ligne par étage ou par service si le déménagement se fait par vagues.
- Poser le préavis des anciens locaux en date fixe et remonter à rebours.
- Planifier le week-end de déménagement à l’heure, séparément du plan général.
- Conserver la remise en état et la restitution : elles s’oublient régulièrement.
Conseils de planification
- Informatique d’abord, mobilier ensuite. C’est l’ordre des délais, pas de la visibilité.
- Deux semaines de marge entre aménagement et déménagement. L’aménagement n’est jamais fini à l’heure.
- Testez le réseau avant le déménagement, pas le lundi matin.
- Communiquez tôt et concrètement. Les irritants portent sur des détails : parking, accès, transports.
Modèles associés
Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.
Questions fréquentes
Combien de temps pour préparer un déménagement de bureaux ?
Six à douze mois à partir du bail selon l’ampleur de l’aménagement. La recherche vient avant.
Qu’est-ce qui est sur le chemin critique ?
Presque toujours le raccordement télécom, puis l’aménagement intérieur.
Quand déménager ?
Un week-end ou pendant un pont, afin de garder une journée de battement pour les reprises.