Was enthalten ist
Eine Konferenz sind vier Betriebe gleichzeitig: ein Programm, eine Sponsoringpipeline, ein Ticketverkauf und ein Produktionsaufbau. Sie teilen sich ein Datum und sonst fast nichts, deshalb bekommt jeder eine eigene Spur:
- Termin und Location, Terminwahl gegen den Branchenkalender, Suche und Besichtigung, Vertrag und Anzahlung, Zimmerkontingent sowie die Kapazitätsentscheidung, an der alles andere bemessen wird. Meilenstein: Location gebucht.
- Call for Papers und Programm, Themen und Tracks, Öffnung des Call for Papers, Einreichungsfrist, Begutachtung und Auswahl, Zu- und Absagen sowie das veröffentlichte Programm. Meilenstein: Programm veröffentlicht.
- Referentinnen und Referenten, Einladungen und Zusagen für die Hauptvorträge, Referentenvereinbarungen, Reise und Unterkunft, Briefings, Abgabefrist für Folien und Proben.
- Sponsoring und Ausstellung, Sponsoringmappe, Preisstufen, Ansprache und Verlängerungen, Verträge, Einsammeln der Sponsorenleistungen und der Hallenplan der Ausstellung. Meilenstein: Sponsoringziel erreicht.
- Anmeldung und Marketing, Aufbau des Ticketshops, Frühbucher-, Normal- und Spättarif, Startkampagne, E-Mail-Wellen und die Kommunikationsstrecke an die Teilnehmenden.
- Produktion und Regieplan, Briefing für Technik und Bühne, Raumspezifikation je Track, Beschilderung und Druck, Brandschutz- und Bestuhlungsnachweis nach der Versammlungsstättenverordnung, GEMA-Anmeldung, Personalplanung und Briefings, Aufbautage, die Veranstaltung selbst und die Nachbereitung. Meilenstein: Türen offen.
Wer diese Vorlage nutzt
Eventleiter, Konferenzproduzenten und Marketingteams nutzen diesen Terminplan, um eine mehrspurige Veranstaltung über viele Monate zu planen. Er koordiniert Locationbuchung, Call for Papers, Sprecherzusagen, Sponsoring, Ticketstufen und Technik auf den Ablaufplan hin und hält ineinandergreifende Fristen sichtbar, damit nichts Kritisches verrutscht, während der Veranstaltungstermin näher rückt.
So passen Sie sie an
- Setzen Sie zuerst den Veranstaltungstermin und zählen Sie rückwärts; jede Frist hier ist eine Vorlaufzeit ab diesem Datum, keine Schätzung von heute nach vorn.
- Führen Sie je Track eine Zeile, wenn Sie parallele Programme mit eigenen Vorsitzen und eigenen Gutachterpools fahren.
- Passen Sie die Termine der Ticketstufen an Ihre Preislogik an, die Vorlage arbeitet mit Frühbucher, Normal und Spättarif.
- Erweitern Sie das Sponsoring auf eine Zeile je Stufe oder je benanntem Zielkunden, sobald die Ansprache beginnt.
- Teilen Sie die Aufbautage nach Räumen, wenn die Location die Flächen zu unterschiedlichen Zeiten übergibt.
- Ergänzen Sie Fristen für Abstracts oder Tagungsbände, wenn Ihre Konferenz Proceedings produziert, und bei Fachkongressen die Beantragung von Fortbildungspunkten.
Hinweise zur Terminplanung
- Veröffentlichen Sie das Programm, bevor der Frühbuchertarif endet. Menschen kaufen ein Programm, kein Datum; ein abgelaufener Frühbucher ohne veröffentlichte Vorträge ist liegen gelassenes Geld.
- Bestätigen Sie die Hauptvorträge, bevor der Call for Papers öffnet. Ein namentlich bekannter Keynote hebt Zahl und Qualität der Einreichungen und ist der Anker, den Ihr Marketing vom ersten Tag an braucht.
- Setzen Sie eine Folienfrist, die Sie auch durchsetzen. Die Technik kann nicht testen, was sie nicht hat, und in letzter Minute gelieferte Präsentationen sind die häufigste Ursache für überzogene Sessions.
- Fahren Sie das Sponsoring auf eigenem Kalender. Sponsorenbudgets werden jährlich beschlossen; eine Ansprache sechs Monate vor der Veranstaltung spricht mit einem Budget, das längst geschlossen ist.
- Klären Sie Bestuhlung und Brandschutz früh mit der Location. Die zulässige Personenzahl je Raum ist eine Genehmigungsfrage und keine Verhandlungssache, und sie bestimmt, wie viele Tickets Sie überhaupt verkaufen dürfen.
- Terminieren Sie die Nachbesprechung vor der Veranstaltung. In der Woche danach sind alle verschwunden, und es ist die einzige Zeit, in der die Details noch frisch sind.
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Häufige Fragen
Wie lange im Voraus plant man eine Konferenz?
Zwölf Monate sind für eine mehrspurige Konferenz mit Call for Papers üblich, neun sind knapp. Die Vorlage nutzt zwölf Monate, verankert am Veranstaltungstermin; Location und Hauptvorträge werden zuerst festgezurrt, weil alles andere daran bemessen wird.
Worin unterscheidet sie sich von der Vorlage für Eventplanung?
Die Vorlage für Eventplanung ist allgemein und passt für jede einzelne Veranstaltung. Diese hier ist für eine mehrspurige Konferenz gebaut, Call for Papers, Begutachtung, Referentenbetreuung, Sponsoringstufen und Regieplan. Nehmen Sie jene für eine Feier oder einen Launch, diese, sobald Sie ein Programm haben.
Und wenn ich ausstelle statt zu veranstalten?
Dann nutzen Sie den Zeitplan für die Messeplanung, der deckt Standbuchung, Standbau, Leaderfassung und Nachfassen ab. Diese Vorlage ist die Seite des Veranstalters.
Wann sollte der Call for Papers schließen?
Früh genug, dass Begutachtung, Zusagen, Programmveröffentlichung und die Reisebuchungen der Referierenden alle hineinpassen. Die Vorlage lässt rund fünf Monate zwischen Einreichungsfrist und Türöffnung, realistisch, wenn die Begutachtung ehrenamtlich passiert.
Ist die Vorlage für den Konferenzplan kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.