Was enthalten ist
Ein geliehenes Objekt kommt zu den Bedingungen des Leihgebers, in seiner Kiste, mit seinem Kurier, an einem Termin, der ihm passt. Jeder andere Termin der Ausstellung leitet sich daraus ab, also stellt der Plan Leihverkehr und Kuriere in die Mitte, statt sie als Logistik abzuhandeln:
- Konzept und kuratorische Entwicklung, Ausstellungsthese, Wunschliste der Objekte, Budgetfreigabe, Antrag auf staatliche Ausfallgarantie sowie der Katalog, der von allem im Projekt den längsten Vorlauf hat. Meilenstein: Eröffnungstermin fixiert.
- Leihverkehr und Leihverträge, Formale Leihanfragen, Antworten und Ersatzobjekte, Facility Report, das international übliche Formular zu Klima, Sicherheit und Handhabung Ihres Hauses, , Versicherung und Wertermittlung, unterzeichnete Leihverträge, rechtsverbindliche Rückgabezusage nach dem Kulturgutschutzgesetz und die Kurierauflagen. Meilenstein: Objektliste eingefroren.
- Gestaltung und Ausstellungsbau, Ausstellungsgestaltung und Raumplanung, Grafik und Vermittlungstexte, Vitrinen- und Halterungsentwurf, Fertigung mit Prüfung auf Ausgasung sowie Medien- und Lichtplanung.
- Restaurierung, Kuriere und Transport, Zustandserfassung, Restaurierung und Rahmung, Kistenspezifikationen, Ausfuhrgenehmigungen und Zollabwicklung sowie die kurierbegleitete Abholung selbst. Meilenstein: Objekte im Haus.
- Saalvorbereitung und Aufbau, Abbau der Vorgängerausstellung, Neuanstrich, Klimastabilisierung mit Datenaufzeichnung, Vitrinen und Licht, Eingangszustandsprotokolle gemeinsam mit den Kurieren, Montage der Objekte und Versiegeln der Vitrinen.
- Eröffnung, Laufzeit und Abbau, Begehung, Pressevorbesichtigung, Eröffnung, Begleitprogramm, Überwachung der Lichtbelastung und Objektwechsel, danach Abbau und Rücktransport. Meilenstein: Objekte an die Leihgeber zurückgegeben.
Wer diese Vorlage nutzt
Ausstellungskuratoren, Registrare und Restauratoren nutzen dies, um die langen Vorlaufzeiten hinter einer Schau zu planen, oft 18 bis 24 Monate im Voraus. Der Plan bildet Leihanfragen und Versicherungsunterlagen, Restaurierungs- und Kurierfenster, die Klimastabilisierung der Räume sowie die Auf- und Abbau-Hochphase ab, damit Leihgaben und Dienstleister alle zum richtigen Termin eintreffen.
So passen Sie sie an
- Setzen Sie den Balken für die Leihanfragen auf mindestens zwölf bis achtzehn Monate vor der Eröffnung, wenn große internationale Häuser dabei sind; manche Institutionen haben Gremien, die nur wenige Male im Jahr tagen.
- Ergänzen Sie hinter den Antworten der Leihgeber eine Schleife für Ersatzobjekte. Absagen sind normal, und der Plan sollte zeigen, wie lange es dauert, ein Alternativobjekt zu finden und anzufragen.
- Verlängern Sie die Klimastabilisierung, wenn Sie kurz vor dem Aufbau streichen oder neue Vitrinen stellen, die Ausgasung ist der Grund, warum Leihgeber die Klimaprotokolle sehen wollen.
- Führen Sie eine Zeile je Kurier, wenn die Objekte mit getrennten Flügen kommen; jeder braucht Begleitung, Unterkunft und ein eigenes Zeitfenster für das Zustandsprotokoll im Saal.
- Tragen Sie in die Laufzeit die Wechsel lichtempfindlicher Objekte ein, wo ein Werk nach den Lux- und Belastungsgrenzen seines Leihgebers nicht über die volle Dauer gezeigt werden darf.
- Setzen Sie Eröffnungstermin, eingefrorene Objektliste, Objekte im Haus und Objekte zurückgegeben als Meilensteine, auf diese vier Termine schauen Registrarin und Direktion gleichermaßen.
Hinweise zur Terminplanung
- Frieren Sie die Objektliste ein und verteidigen Sie sie dann. Jede späte Ergänzung startet Leihvertrag, Versicherung, Verpackung, Halterungsbau und Grafik neu, es ist die teuerste Art von Änderung, die eine Ausstellung kennt.
- Schicken Sie den Facility Report früh und unaufgefordert. Leihgeber bewerten Ihr Haus, bevor sie Ihr Vorhaben bewerten, und ein veralteter Bericht ist eine häufige und vollständig vermeidbare Verzögerung.
- Buchen Sie Kuriere nach den Kalendern der Leihgeber, nicht nach Ihrem. Ein Kurier ist eine namentlich benannte Person aus dem leihgebenden Haus mit eigenem Terminplan; dass zwei Leihgeber dieselbe Woche wollen, ist eine reale und häufige Einschränkung.
- Bauen Sie Halterungen nach dem Einfrieren der Liste, nicht davor. Halterungen sind objektspezifische Einzelanfertigungen, und ein ausgetauschtes Werk bedeutet eine neue Halterung, für die im Plan keine Zeit steht.
- Planen Sie Zustandsprotokolle als Saalzeit, nicht als Papierkram. Eingangsprotokolle entstehen im Beisein des Kuriers, Objekt für Objekt, und sie belegen Tage des Aufbaufensters, die regelmäßig niemand eingeplant hat.
- Planen Sie Abbau und Rücktransport mit derselben Sorgfalt wie den Aufbau. Ausgangsprotokolle, Neuverpackung und Kurierbegleitung wiederholen sich alle, und Leihgeber beurteilen Sie an der Rückgabe genauso wie an der Ausstellung.
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Häufige Fragen
Wie früh sollte die Ausstellungsplanung beginnen?
Bei einer Ausstellung mit Leihgaben sind zwei bis drei Jahre normal, und die Vorlage deckt ungefähr die letzten achtzehn Monate ab. Leihanfragen an große internationale Häuser sollten mindestens zwölf bis achtzehn Monate vor der Eröffnung heraus sein.
Was ist ein Facility Report?
Ein standardisiertes Formular, das Klimaführung, Sicherheit, Brandschutz und Handhabungsverfahren Ihres Hauses beschreibt. Der Begriff wird auch im deutschen Leihverkehr englisch verwendet. Leihgeber entscheiden daran, ob sie überhaupt verleihen, er sollte aktuell sein, bevor die Anfragen rausgehen.
Warum muss sich der Saal vor dem Aufbau einklimatisieren?
Weil frische Farbe und neue Vitrinen ausgasen und Temperatur und relative Feuchte lange genug am vereinbarten Sollwert liegen müssen, um aufgezeichnet zu werden. Kuriere weigern sich regelmäßig, in ein unbelegtes Raumklima auszupacken.
Was passiert, wenn ein Leihgeber absagt?
Sie tauschen das Objekt aus, und damit startet für dieses Werk die Kette aus Vertrag, Versicherung, Verpackung und Halterungsbau von vorn. Planen Sie eine Ersatzschleife ein, statt anzunehmen, dass jede Anfrage bewilligt wird.
Wie lang sollte das Aufbaufenster sein?
Rechnen Sie mit mehreren Wochen zwischen Saalübergabe und Eröffnung: Vitrinen und Licht, Grafik, Eingangsprotokolle mit den Kurieren, Montage und Versiegeln laufen nacheinander und Objekt für Objekt.
Ist die Vorlage für die Ausstellungsplanung kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.