Was enthalten ist
Eine Kampagne ist kein Auftakt mit anschließenden Spenden. Der größte Teil der Summe ist zugesagt, bevor die Öffentlichkeit überhaupt davon hört — deshalb bekommt die stille Phase den größten Anteil am Plan:
- Machbarkeit und Argumentationspapier — Bedarfsermittlung, Zielfestlegung, Machbarkeitsgespräche mit möglichen Leitspendern, Argumentationspapier und Beschluss des Vorstands. Meilenstein: Ziel beschlossen.
- Recherche und Interessentenliste — Durchsicht der Datenbank, Einschätzung von Potenzial und Bindung, Bewertung der Interessenten, Zuordnung zu Betreuenden und die Spendenstufentabelle.
- Leitgremium und stille Phase — Aufbau des Kampagnenkuratoriums, Eigenbeteiligung des Vorstands, Ansprache für Leit- und Großspenden sowie die Dokumentation der Zusagen — alles vor jeder öffentlichen Ankündigung. Meilenstein: Ziel der stillen Phase erreicht.
- Öffentlicher Auftakt — Auftaktmaterialien und Kurzfassung des Argumentationspapiers, Presse- und Social-Media-Plan, Auftaktveranstaltung und die breite Ansprache der Spenderbasis. Meilenstein: öffentlicher Auftakt.
- Veranstaltungen und Aufrufe — Benefizveranstaltungen, Brief- und E-Mail-Aufrufe, Aktionen aus dem Umfeld und von Unterstützenden sowie die Spendentage.
- Matching-Spenden — Zusage des Matching-Gebers, Bewerbung des Zeitfensters, der Matching-Zeitraum selbst und die Abrechnung der verdoppelten Mittel.
- Dankmanagement und Berichte — Dank und Zuwendungsbestätigung, Anerkennung der Spendenden, Wirkungsbericht, Einzug der Zusagen und der Abschlussbericht. Meilenstein: Kampagne abgeschlossen.
So passen Sie sie an
- Legen Sie zuerst die Spendenstufentabelle fest und bemessen Sie die stille Phase an der Zahl der Leitspendengespräche, die daraus folgt — diese Zahl bestimmt die Dauer.
- Ergänzen Sie eine Zeile je Leitinteressent, sobald die Betreuung zugeordnet ist, damit die Kontaktpflege verfolgt und nicht unterstellt wird.
- Verschieben Sie den Meilenstein des öffentlichen Auftakts auf den Punkt, an dem die stille Phase Ihre Schwelle tatsächlich überschreitet.
- Ziehen Sie den Balken für den Einzug der Zusagen auf Ihre tatsächliche Zusagedauer; mehrjährige Zusagen überleben die Kampagne um Jahre.
- Ergänzen Sie Spendentage oder Jahresendaufrufe dort, wo sie in Ihrem Kalender liegen — diese Termine liegen fest, alles andere ordnet sich darum.
- Lassen Sie das Dankmanagement über den Abschlusstermin hinauslaufen; es ist die Vorbereitung der nächsten Kampagne.
Hinweise zur Terminplanung
- Machbarkeitsgespräche sind Kontaktpflege. Wen Sie um eine ehrliche Einschätzung des Ziels bitten, den bitten Sie meist später um eine Leitspende — planen Sie die Gespräche entsprechend.
- Sprechen Sie von oben nach unten an. Leitspenden setzen den Maßstab für alle darunter; wer die mittlere Ebene zuerst fragt, deckelt die Kampagne auf deren Niveau.
- Sichern Sie das Matching, bevor Sie es bewerben. Ein angekündigtes Matching-Fenster ohne unterschriebene Zusage ist ein Versprechen, das Sie nicht halten können.
- Setzen Sie den Dank mit Frist auf den Plan. Innerhalb weniger Tage zu danken hat den höchsten Ertrag im Fundraising und ist das Erste, was in einer vollen Kampagne liegen bleibt.
- Führen Sie Zusagen getrennt von Zahlungseingängen. Gemeldete Summen sagen nichts über die Liquidität, solange der Zahlungsplan nicht daneben steht.
- Setzen Sie den Basisplan mit dem Zielbeschluss. Nachdem der Vorstand die Zahl gesetzt hat, verfolgen Sie die Zusagenlage wöchentlich, statt nur bei Veranstaltungen zu berichten.
Verwandte Vorlagen
- Gantt-Diagramm für den Förderantrag
- Gantt-Diagramm-Vorlage für Eventplanung
- Gantt-Diagramm-Vorlage für Marketingkampagnen
- Alle Gantt-Diagramm-Vorlagen ansehen
Diese Vorlage ist auf Deutsch. Noch nicht übersetzte verwandte Seiten öffnen sich auf Englisch.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Spendenkampagne?
Groß- und Kapitalkampagnen laufen üblicherweise zwei bis drei Jahre einschließlich stiller Phase und Einzug der Zusagen. Die Vorlage nutzt rund zwei Jahre, die Sie für einen Jahresaufruf stauchen können.
Wie viel sollte vor dem öffentlichen Auftakt eingeworben sein?
Üblich ist, einen deutlichen Großteil des Ziels in der stillen Phase zugesagt zu haben, häufig genannt werden rund 70 Prozent. Die Vorlage setzt den Auftakt hinter das Ziel der stillen Phase statt auf ein festes Datum.
Was ist eine Spendenstufentabelle und wo gehört sie hin?
Eine Aufstellung, wie viele Spenden je Größenordnung nötig sind, um das Ziel zu erreichen. Sie gehört in die Recherchephase, weil sie sagt, wie viele Interessenten je Stufe zu betreuen sind, bevor Sie sich auf die Zahl festlegen.
Passt die Vorlage auch für einen Jahresaufruf statt einer Kapitalkampagne?
Ja. Kürzen Sie die stille Phase, streichen Sie die Zeilen zum Kuratorium und behalten Sie Aufrufe, Matching und Dankmanagement — das ist die Form eines Jahresaufrufs.
Ist die Vorlage für die Spendenkampagne kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Konto.