Was enthalten ist
Die meisten Einstellungspläne unterschätzen dieselben zwei Dinge: wie lange die Freigabe am Anfang dauert und wie lange die Kündigungsfrist am Ende. Die Vorlage gibt beiden einen echten Balken, damit der Eintrittstermin ehrlich ist:
- Stellenprofil und Freigabe — Begründung, Stellenbeschreibung, Einstufung und Gehaltsband, Freigabe der Stelle und Eröffnung der Vakanz. Meilenstein: Stelle freigegeben.
- Sourcing — Stellenanzeige, Aufruf zu Empfehlungen, Direktansprache, Briefing des Personaldienstleisters falls genutzt, und der Aufbau der Pipeline auf eine Zielzahl an Kandidaturen.
- Screening — Sichtung der Bewerbungen, Gespräche mit dem Recruiting, Gespräche mit der Fachabteilung und die Entscheidung über die Shortlist. Meilenstein: Shortlist abgestimmt.
- Interviewrunden — Strukturierte Interviews im Panel, fachliche Fallaufgabe, Terminkoordination und die Auswertungsrunden.
- Auswahl und Entscheidung — Arbeitsprobe oder Fallbesprechung, Abschlusspanel, Zusammenführung der Bewertungsbögen, Referenzen und Hintergrundprüfungen. Meilenstein: Einstellungsentscheidung.
- Angebot und Verhandlung — Freigabe der Vergütung, mündliches Angebot, Vertragsentwurf, Verhandlung und Unterschrift. Meilenstein: Angebot angenommen.
- Kündigungsfrist und Vorbereitung — Kündigung beim bisherigen Arbeitgeber, Kontakthalten bis zum Eintritt, Ausstattung und Zugänge, dann der erste Tag. Meilenstein: Eintrittstermin.
So passen Sie sie an
- Rechnen Sie rückwärts ab dem Zeitpunkt, an dem die Person produktiv sein soll, nicht ab dem Zeitpunkt der Unterschrift.
- Setzen Sie den Balken für die Kündigungsfrist auf das reale Maß für Rolle und Land — ein Monat, drei Monate und sechs Monate ergeben völlig unterschiedliche Pläne.
- Duplizieren Sie die Phasen von Sourcing bis Angebot je Stelle, wenn Sie ein Team aufbauen, und staffeln Sie sie gegen die Kapazität der Interviewenden.
- Ergänzen Sie einen eigenen Strang mit Meilensteinen, wenn Sie mit Personalberatung arbeiten; Briefing- und Shortlist-Termine sind vertraglich vereinbart.
- Nehmen Sie Visum und Arbeitserlaubnis als eigene Vorgänge auf, wo relevant — sie können die Kündigungsfrist übersteigen.
- Behalten Sie die Vorgänge zum Kontakthalten im Plan. Zwischen Unterschrift und Eintritt werden zugesagte Kandidaturen abgeworben.
Hinweise zur Terminplanung
- Holen Sie die Freigabe vor der Ausschreibung. Eine Vakanz, die ohne Budgetfreigabe bis ins Abschlusspanel läuft, verbrennt die Zeit der Kandidatin und Ihre Glaubwürdigkeit.
- Blocken Sie die Zeit des Interviewpanels im Voraus. Die Terminfindung, nicht die Entscheidung, ist in den meisten Verfahren die größte Verzögerungsquelle.
- Straffen Sie die Interviewrunden, nicht das Screening. Gute Kandidaturen laufen meist in mehreren Verfahren; ein Prozess über drei Wochen verliert sie an den, der schneller war.
- Starten Sie Referenzen vor der endgültigen Entscheidung, wo möglich. Sie kosten regelmäßig eine Woche Hinterhertelefonieren und liegen genau zwischen Entscheidung und Angebot.
- Planen Sie das Angebot als Verhandlung mit Dauer ein. Ein paar Tage für Gegenangebot und Rückmeldung sind realistischer als die Annahme einer Zusage am selben Tag.
- Übergeben Sie bei Unterschrift ans Onboarding, nicht am ersten Tag. Ausstattung, Konten und der Plan für die erste Woche brauchen Vorlauf innerhalb der Kündigungsfrist.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert es, jemanden einzustellen?
Von der freigegebenen Stelle bis zur Unterschrift üblicherweise 6 bis 12 Wochen, zuzüglich der Kündigungsfrist. Diese Vorlage läuft rund fünf Monate von der Begründung bis zum Eintritt, was für eine Stelle mit ein bis drei Monaten Frist realistisch ist.
Wie passt die Vorlage zum Onboarding?
Dieser Plan endet am Eintrittstermin; die Onboarding-Vorlage setzt am ersten Tag an und läuft über die ersten neunzig Tage. Nacheinander ergeben beide das vollständige Bild.
Was macht ein Einstellungsverfahren am häufigsten langsam?
Die Terminfindung für Interviews und langsame interne Entscheidungen, nicht das Sourcing. Deshalb stehen Interviewrunden und Auswertung hier als getrennte Vorgänge und nicht als ein Block.
Kann ich damit mehrere Stellen gleichzeitig planen?
Ja — duplizieren Sie die Phasen von Sourcing bis Angebot je Stelle und staffeln Sie die Interviewrunden, damit dasselbe Panel nicht zweimal in derselben Woche gebucht ist.
Ist die Vorlage für den Einstellungsplan kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Konto.