Was enthalten ist
Webinare scheitern an dem, was die Live-Stunde umgibt: zu wenig Vorlauf für die Promotion oder kein Follow-up-Plan. Diese Vorlage bringt das ganze Webinar auf einen Zeitstrahl, in den sechs Phasen, die es tatsächlich durchläuft:
- Planung & Thema, Ziel und Zielgruppe festlegen, Thema, Format und Termin wählen und Sprecher sowie Plattform bestätigen. Meilenstein: Webinar bestätigt.
- Anmeldung & Materialien, Die Anmelde- und Landingpage aufbauen, Folien und Inhalte erstellen und die Promotion-Materialien gestalten. Meilenstein: Materialien fertig.
- Promotion, Das Webinar ankündigen und die E-Mail-Strecke, die Promotion über Social Media und Partner sowie bezahlte Anzeigen ausspielen, um die Plätze zu füllen. Meilenstein: Anmeldeziel erreicht.
- Probe & Vorbereitung, Die Sprecher vorbereiten und die Inhalte prüfen, einen Technikcheck und eine Generalprobe durchführen und Erinnerungs-E-Mails versenden. Meilenstein: bereit für den Livegang.
- Live-Event, Live gehen und moderieren sowie Fragen und Interaktion steuern. Meilenstein: Webinar durchgeführt.
- Follow-up, Die Aufzeichnung veröffentlichen, Follow-up-E-Mails senden, Leads an den Vertrieb übergeben und die Ergebnisse messen. Meilenstein: Rückblick nach dem Webinar.
Wer diese Vorlage nutzt
Marketing-, Demand-Generation- und Event-Teams nutzen diesen Plan, um ein Webinar zu veranstalten, ohne dass Promotion-Vorlauf, Sprechervorbereitung und Follow-up unter den Tisch fallen. Er eignet sich für B2B-Marketer und Produktteams, die Leadgenerierungs- oder Schulungs-Webinare durchführen, vom Thema und der Anmeldung über die Promotion und das Live-Event bis zum Lead-Follow-up.
So passen Sie sie an
- Geben Sie der Promotion mindestens drei bis vier Wochen: Die meisten Anmeldungen kommen in der ersten und der letzten Woche, aber Sie brauchen den Vorlauf dazwischen.
- Setzen Sie das Anmeldeziel als Meilenstein und behalten Sie es im Blick; liegen Sie zur Halbzeit zurück, ergänzen Sie Promotion, statt zu hoffen.
- Erstellen Sie die Folien parallel zur Anmeldeseite, sie haben unterschiedliche Verantwortliche und keine Abhängigkeit voneinander.
- Fügen Sie pro Promotion-Kanal eine Zeile hinzu (E-Mail, Social, Partner, Paid), damit jeder seinen Verantwortlichen und Takt hat.
- Markieren Sie „Webinar bestätigt“, „Materialien fertig“ und „bereit für den Livegang“ als Meilensteine, damit nichts vor seinen Voraussetzungen startet.
Hinweise zur Terminplanung
- Der Promotion-Vorlauf ist der kritische Pfad zur Teilnahme. Plätze füllen sich über Wochen, nicht Tage; schützen Sie das Promotion-Fenster, statt es für einen Termin zu stauchen.
- Führen Sie immer eine Generalprobe durch. Technikcheck und volle Probe fangen die Ton-, Bildschirmfreigabe- und Übergabeprobleme ab, die sonst live passieren; planen Sie sie als feste Hürde vor dem Livegang.
- Bereiten Sie das Follow-up vor dem Event vor. Aufzeichnung, Nurturing-E-Mails und Vertriebsübergabe sollten im Voraus verfasst sein, damit sie hinausgehen, solange das Interesse warm ist.
- Versenden Sie Erinnerungen, sie steigern die Teilnahmequote. Eine Erinnerung am Vortag und eine eine Stunde vorher heben die Teilnahme oft deutlich; setzen Sie sie in den Plan, nicht ins Gedächtnis.
- Messen Sie am Ziel. Knüpfen Sie den Abschluss an die Anmelde- und Pipeline-Ziele aus dem Plan: Ein Webinar, das lief, aber kein Follow-up erzeugte, ist nicht fertig.
Verwandte Vorlagen
- Produktionsplan für eine Konferenz
- Zeitplan für die Messeplanung
- Gantt-Diagramm-Vorlage für Marketingkampagnen
- Alle Gantt-Diagramm-Vorlagen ansehen
Diese Vorlage ist auf Deutsch. Noch nicht übersetzte verwandte Seiten öffnen sich auf Englisch.
Häufige Fragen
Wie lange im Voraus sollte man ein Webinar planen?
Die meisten Webinare brauchen vier bis acht Wochen, genug Vorlauf für Promotion und Sprechervorbereitung. Die Vorlage verteilt Planung, Anmeldung, Promotion, Probe, Live-Event und Follow-up auf einen Zeitstrahl, damit Sie sehen, ob Ihr Termin realistisch ist.
Was gehört in einen Webinar-Plan?
Mindestens: Ziel und Thema, Sprecher und Plattform, eine Anmeldeseite, eine Promotion-Strecke, eine Probe und ein Technikcheck, das Live-Event und ein Follow-up-Plan. Die Vorlage gibt jedem eine eigene Phase, mit Meilensteinen und Verantwortlichen.
Kann ich Abhängigkeiten zwischen den Webinar-Aufgaben zeigen?
Ja. Öffnen Sie die Vorlage im kostenlosen gantts.app-Editor, um Ende-Anfang-Beziehungen zu verknüpfen (bestätigen → erstellen → bewerben → proben → live gehen), sodass sich nachgelagerte Arbeit automatisch verschiebt und der kritische Pfad sichtbar bleibt.
Ist die Webinar-Plan-Vorlage kostenlos?
Ja, kostenlos als Excel, PowerPoint oder CSV herunterladen und kostenlos online bearbeiten, ohne Anmeldung.