Ce que contient le modèle
Un colloque, ce sont quatre activités menées en même temps : un programme scientifique, un pipeline de partenariats, un tunnel de billetterie et une production technique. Elles partagent une date et presque rien d’autre : le modèle donne donc à chacune son propre couloir :
- Lieu et dates — Choix de la date face au calendrier du secteur, recherche de lieu et visites, contrat et acompte, contingent hôtelier et décision de jauge à laquelle tout le reste sera dimensionné. Jalon : lieu contractualisé.
- Appel à communications et programme — Thématiques et sessions, ouverture de l’appel à communications, date limite de soumission, relecture et sélection par le comité de programme, notifications d’acceptation et de refus, puis publication du programme. Jalon : programme publié.
- Intervenants — Invitations et confirmations des conférenciers principaux, conventions d’intervention, déplacements et hébergement, briefings, date limite de remise des supports et répétitions.
- Partenariats et exposition — Dossier de partenariat, grille tarifaire par niveau, prospection et renouvellements, contractualisation, collecte des livrables des partenaires et plan d’implantation des stands. Jalon : objectif de partenariats atteint.
- Billetterie et communication — Paramétrage de la billetterie, paliers tarif préférentiel, plein tarif et tarif tardif, campagne de lancement, vagues d’e-mails et séquence d’information des participants.
- Production et conduite — Cahier des charges audiovisuel et scénographie, fiches techniques par salle, signalétique et impressions, équipes et briefings, montage, l’événement lui-même et l’après-colloque. Jalon : ouverture des portes.
Comment l’adapter
- Fixer d’abord la date de l’événement et compter à rebours : chaque échéance est ici un délai depuis cette date, pas une estimation en avant.
- Ajouter une ligne par session parallèle si vous faites tourner des programmes distincts avec leurs propres présidents et leurs propres relecteurs.
- Adapter les dates des paliers tarifaires à votre grille — le modèle utilise tarif préférentiel, plein tarif et tarif tardif.
- Développer les partenariats en une ligne par niveau ou par compte cible dès que la prospection démarre.
- Découper le montage salle par salle si le lieu vous remet les espaces à des moments différents.
- Ajouter les échéances de remise des résumés ou des textes si votre colloque publie des actes, et les droits musicaux si vous diffusez des œuvres.
Conseils de planification
- Publiez le programme avant la fermeture du tarif préférentiel. On achète un programme, pas une date : un tarif préférentiel qui se ferme sans intervenants annoncés est de l’argent laissé sur la table.
- Confirmez les conférenciers principaux avant l’ouverture de l’appel à communications. Un nom annoncé élève la qualité et le volume des soumissions, et c’est l’ancrage dont votre communication a besoin dès le premier jour.
- Fixez une date limite de remise des supports que vous tenez vraiment. La régie ne peut pas tester ce qu’elle n’a pas reçu, et les diaporamas de dernière minute sont la première cause de sessions qui débordent.
- Faites courir les partenariats sur leur propre calendrier. Les budgets de sponsoring se votent annuellement : une prospection lancée six mois avant s’adresse à un budget déjà clos.
- Programmez le débriefing avant l’événement. La semaine suivante est celle où tout le monde disparaît, et c’est pourtant le seul moment où le détail est encore frais.
Modèles associés
- Modèle de diagramme de Gantt pour l’organisation d’un événement
- Rétroplanning d’un salon professionnel
- Modèle de diagramme de Gantt pour une campagne marketing
- Voir tous les modèles de diagramme de Gantt
Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.
Questions fréquentes
Combien de temps à l’avance faut-il préparer un colloque ?
Douze mois est la norme pour un colloque à sessions parallèles avec appel à communications, et neuf mois est tendu. Le modèle propose douze mois ancrés sur la date de l’événement ; le lieu et les conférenciers principaux se verrouillent en premier, parce que tout le reste se dimensionne sur eux.
En quoi est-ce différent du modèle d’organisation d’événement ?
Le modèle d’organisation d’événement est générique et convient à n’importe quel événement unique. Celui-ci est bâti pour un colloque à sessions parallèles — appel à communications, cycle de relecture, gestion des intervenants, niveaux de partenariat et conduite technique. Prenez l’autre pour une soirée ou un lancement, celui-ci quand vous avez un programme scientifique.
Et si j’expose au lieu d’organiser ?
Utilisez plutôt le rétroplanning de salon professionnel : il couvre la réservation du stand, la construction, la collecte de contacts et la relance. Ce modèle-ci se place du côté de l’organisateur.
Quand faut-il clore l’appel à communications ?
Assez tôt pour que la relecture, les acceptations, la publication du programme et la réservation des déplacements des intervenants tiennent tous. Le modèle laisse environ cinq mois entre la date limite de soumission et l’ouverture des portes, ce qui est réaliste quand les relecteurs sont bénévoles.
Le modèle de planning de colloque est-il gratuit ?
Oui. Téléchargements Excel, PowerPoint et CSV gratuits, et édition en ligne gratuite, sans inscription ni filigrane.