Rétroplanning d’un salon professionnel

Ce que contient le modèle

Exposer relève du compte à rebours plus que du projet. Trois ou quatre dates sont réellement immuables et tout le reste s’organise autour : le modèle les affiche donc en jalons plutôt qu’en tâches :

• Emplacement et contrat — Choix du salon, validation du budget, examen du plan de halle, sélection de l’emplacement à la date d’ancienneté et signature du contrat. Jalon : emplacement contractualisé.
• Conception et construction du stand — Brief, avant-projet, choix du standiste, validation du projet par l’organisateur, fabrication, graphisme et pré-montage.
• Prestations et logistique — Commande d’électricité, d’accroche, d’internet et de mobilier au tarif anticipé, réservation du transport, date limite d’expédition et créneau de montage attribué. Jalon : date limite d’expédition.
• Marketing amont — Liste de comptes cibles, campagne d’invitation, prise de rendez-vous, relations presse et créneaux de conférence, activité sociale et web dans les dernières semaines.
• Équipe et préparation — Planning de présence sur le stand, déplacements et hébergement, briefing produit et discours, formation à la collecte de contacts et répétition de la démonstration.
• Jours de salon — Montage, ouverture du stand, rendez-vous et démonstrations, revue quotidienne des contacts, démontage et transport retour. Jalon : ouverture du salon.
• Relance et bilan — Intégration des contacts en quelques jours et non en semaines, relance par niveau de priorité, attribution du pipeline, bilan des coûts et décision pour l’édition suivante.

Comment l’adapter

1. Poser la date d’ouverture du salon et faire remonter tout le plan à rebours : c’est ainsi que se prépare réellement une participation.
2. Remplacer les échéances génériques par les vraies dates du guide de l’exposant dès sa parution.
3. Ajouter une ligne par expédition si stand, produits et documentation partent séparément : leurs dates limites diffèrent.
4. Allonger la barre de marketing amont si vous comptez sur des rendez-vous pris à l’avance : l’agenda se remplit six à huit semaines avant, pas la semaine précédente.
5. Ajouter une tâche douane et carnet ATA pour un salon à l’étranger : elle a son propre délai et peut immobiliser un stand à la frontière.
6. Garder la relance sur le planning avec des tâches datées : les contacts se périment vite et une relance sans date n’est pas un plan.

Conseils de planification

• Réservez l’an prochain pendant le salon de cette année. La sélection des emplacements se fait généralement sur place, à l’ancienneté et au budget : c’est pourquoi elle ouvre ce modèle au lieu de le clore.
• Commandez les prestations au tarif anticipé. Électricité, accroche et internet commandés après la date limite coûtent régulièrement bien plus cher pour exactement la même chose.
• Tenez la date limite d’expédition avec de la marge. Les envois tardifs passent en fin de file de manutention, et votre créneau de montage ne les attend pas.
• Faites valider le projet de stand tôt par l’organisateur. Hauteurs, enseignes suspendues et structures à étage exigent une approbation et seront refusées sur place si rien n’a été déposé.
• Répétez la démonstration avant de partir. Découvrir sur place qu’une démo réclame une bande passante non commandée est un problème sans solution sur place.
• Relancez sous 48 heures. Le premier facteur de rentabilité d’un salon est la rapidité de la relance : programmez-la avant de partir, pas au retour.

Modèles associés

• Modèle de diagramme de Gantt pour l’organisation d’un événement
• Modèle de diagramme de Gantt pour une campagne marketing
• Modèle de diagramme de Gantt pour un lancement produit
• Voir tous les modèles de diagramme de Gantt

Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.

Questions fréquentes