Planning de préparation d’une exposition

Ce que contient le modèle

Une œuvre empruntée arrive aux conditions du prêteur, dans la caisse du prêteur, avec le convoyeur du prêteur, à une date qui arrange le prêteur. Toutes les autres dates de l’exposition en découlent : le modèle place donc les prêts et les convoyages au centre, au lieu de les traiter comme de la logistique :

• Conception scientifique et programmation — Propos de l’exposition, liste d’œuvres souhaitées, validation du budget, demande de garantie d’État et, pour les prêts étrangers, demande d’insaisissabilité, ainsi que le catalogue — le délai le plus long de tout le projet. Jalon : date d’ouverture arrêtée.
• Prêts et conventions — Demandes officielles de prêt, réponses et substitutions, facility reports, assurance et estimations de valeur, conventions de prêt signées et exigences de convoyage. Jalon : liste d’œuvres figée.
• Scénographie et fabrication — Scénographie et implantation en volume, graphisme et textes de médiation, conception des vitrines et des supports d’œuvres, fabrication avec essais de dégagement gazeux, conception audiovisuelle et éclairage.
• Conservation, convoyeurs et transport — Constats d’état, traitements de restauration et encadrement, cahier des charges des caisses, certificats d’exportation et formalités douanières, puis l’enlèvement lui-même sous convoyage. Jalon : œuvres arrivées sur site.
• Préparation des salles et montage — Démontage de l’exposition précédente, remise en peinture, stabilisation climatique et relevés d’hygrométrie et de température, pose des vitrines et de l’éclairage, constats d’état à l’arrivée avec les convoyeurs, mise en place des œuvres et fermeture des vitrines.
• Vernissage, exploitation et démontage — Visite de conformité, présentation à la presse, vernissage, programmation culturelle, suivi de l’exposition lumineuse et rotations, puis démontage et retour. Jalon : œuvres retournées aux prêteurs.

Comment l’adapter

1. Placer la barre de demandes de prêt au moins douze à dix-huit mois avant l’ouverture pour les grands prêteurs internationaux : certaines institutions ont des commissions qui ne siègent que quelques fois par an.
2. Ajouter une boucle de substitution après les réponses des prêteurs. Les refus sont normaux, et le planning doit montrer le temps nécessaire pour trouver et demander une œuvre de remplacement.
3. Allonger la barre de stabilisation climatique si vous repeignez ou installez des vitrines neuves près du montage : le dégagement gazeux est précisément la raison pour laquelle les prêteurs réclament les relevés.
4. Ajouter une ligne par convoyeur si les œuvres arrivent sur des vols distincts : chacun demande un accompagnement, un hébergement et un créneau de constat d’état en salle.
5. Insérer des rotations d’œuvres sensibles à la lumière dans la phase d’exploitation lorsqu’une pièce ne peut rester exposée toute la durée sous les limites d’éclairement fixées par son prêteur.
6. Marquer comme jalons la date d’ouverture, la liste d’œuvres figée, l’arrivée des œuvres et leur retour : ce sont les quatre dates que suivent à la fois le régisseur et la direction.

Conseils de planification

• Figez la liste d’œuvres, puis défendez-la. Chaque ajout tardif relance convention de prêt, assurance, caisserie, fabrication de supports et graphisme : c’est de loin la modification la plus coûteuse d’une exposition.
• Envoyez les facility reports tôt et sans qu’on vous les demande. Les prêteurs évaluent votre bâtiment avant d’évaluer votre projet, et un rapport périmé est une cause de retard fréquente et parfaitement évitable.
• Calez les convoyages sur les agendas des prêteurs, pas sur le vôtre. Un convoyeur est un agent nommément désigné de l’institution prêteuse, avec son propre calendrier ; deux prêteurs qui veulent la même semaine est une contrainte réelle et fréquente.
• Fabriquez les supports après le gel de la liste, pas avant. Un support d’œuvre est sur mesure, et une œuvre substituée signifie un support à refaire sans que le programme ait prévu le temps.
• Comptez les constats d’état comme du temps de salle, pas comme de la paperasse. Les constats à l’arrivée se font en présence du convoyeur, œuvre par œuvre, et ils occupent des journées entières de la fenêtre de montage que l’on oublie couramment de planifier.
• Planifiez le démontage et le retour avec le même soin que le montage. Constats au départ, remise en caisse et convoyages se répètent à l’identique, et les prêteurs vous jugent autant sur le retour que sur l’exposition.

Modèles associés

• Modèle de diagramme de Gantt pour l’organisation d’un événement
• Rétroplanning d’un salon professionnel
• Planning de production d’un colloque
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Ce modèle est en français. Les pages associées non encore traduites s’ouvrent en anglais.

Questions fréquentes