Was enthalten ist
Beachten Sie, dass der Beteiligungsbalken fast über die volle Länge läuft und dass sich die Phase mit den Ereignisaufzeichnungen nicht stauchen lässt. Beides ist Absicht:
- Anwendungsbereich, Kontext und Gap-Analyse, Grenzen des Arbeitsschutzmanagementsystems, die Beschäftigten und weiteren interessierten Parteien, eine Gap-Analyse gegen die Norm, die Arbeitsschutzpolitik sowie die Auswahl einer bei der Deutschen Akkreditierungsstelle akkreditierten Zertifizierungsstelle, der Moment, in dem beide Audittermine gebucht werden. Meilenstein: Anwendungsbereich und Politik freigegeben.
- Gefährdungsbeurteilung und Risikobewertung, Der Motor des Systems und zugleich die Pflicht aus § 5 Arbeitsschutzgesetz: Tätigkeiten und Arbeitsplätze erfassen, Gefährdungen im Regel- wie im Sonderbetrieb ermitteln, das Maßnahmenrangfolgeprinzip anwenden, psychische Belastungen einbeziehen und parallel das Verzeichnis der rechtlichen und sonstigen Anforderungen aufbauen, Arbeitsschutzgesetz, Verordnungen und die Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. Meilenstein: Gefährdungsbeurteilungen und Rechtsverzeichnis freigegeben.
- Beteiligung der Beschäftigten und betriebliche Gremien, Terminiert, nicht unterstellt. Sicherheitsbeauftragte benannt, der Arbeitsschutzausschuss nach § 11 Arbeitssicherheitsgesetz mit Geschäftsordnung und vierteljährlichem Sitzungsrhythmus, die Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt nach dem Arbeitssicherheitsgesetz, die Einbindung des Betriebsrats über seine Mitbestimmungsrechte im Arbeitsschutz, Konsultation zur Gefährdungsbeurteilung und zu den Zielentwürfen sowie ein ausdrücklicher Blick darauf, was Beschäftigte an der Beteiligung hindert. Meilenstein: Beteiligungsstrukturen arbeiten.
- Ziele, Ablauflenkung und Notfallvorsorge, Ziele, abgeleitet aus den beurteilten Risiken, mit Kennzahlen und benannten Verantwortlichen, Betriebsanweisungen für Tätigkeiten mit hohem Risiko, Erlaubnisscheinverfahren und Fremdfirmenkoordination, Unterweisungen nach § 12 Arbeitsschutzgesetz und Einweisung neuer Beschäftigter, arbeitsmedizinische Vorsorge sowie die Räumungs- und Notfallübung. Meilenstein: Ablauflenkung und Übung abgeschlossen.
- Betreiben, Unfälle und Beinaheereignisse aufzeichnen, Die Phase, die sich nicht verkürzen lässt: das System lange genug betreiben, dass Unfallanzeigen, das Verbandbuch, Meldungen über Beinaheereignisse, Untersuchungen, abgeschlossene Korrekturmaßnahmen und eine Bewertung der Rechtskonformität tatsächlich zum Stichprobenziehen vorliegen. Meilenstein: Ereignisaufzeichnungen verfügbar.
- Internes Audit, Managementbewertung und zweistufiges Audit, Das interne Audit und seine Korrekturmaßnahmen, die Managementbewertung, danach Stufe 1, das Zeitfenster für Korrekturmaßnahmen und Stufe 2. Meilenstein: ISO-45001-Zertifikat erteilt.
Wer diese Vorlage nutzt
Arbeitsschutzbeauftragte und EHS-Teams nutzen dies, um ein Arbeits- und Gesundheitsschutzsystem nach ISO 45001 zu zertifizieren. Der Plan umfasst Gefährdungs- und Risikoregister, Gremien zur Beteiligung der Beschäftigten und die Dokumentation von Vorfällen über die Auditzeitschiene der Stufen 1 und 2 und eignet sich für Bau, Fertigung und Logistik, die ihr Arbeitsschutzmanagement formalisieren.
So passen Sie sie an
- Buchen Sie die Zertifizierungsstelle früh und legen Sie den Termin für Stufe 2 fest; alles davor ist danach ein Countdown und keine Schätzung.
- Erweitern Sie die Zeilen zur Gefährdungsbeurteilung auf eine Zeile je Standort, Bereich oder Tätigkeit mit hohem Risiko, eine einzelne Zeile verbirgt den tatsächlichen Aufwand.
- Legen Sie den Sitzungsrhythmus des Arbeitsschutzausschusses auf Ihren eigenen Takt, mindestens aber vierteljährlich, und lassen Sie den Balken über Stufe 2 hinauslaufen; das Audit sucht Kontinuität, keinen Schub.
- Lassen Sie mindestens sechs Wochen zwischen Stufe 1 und Stufe 2, damit die dort aufgenommenen Korrekturmaßnahmen wirklich geschlossen werden können.
- Verlängern Sie die Betriebsphase, wenn Ihre Ereigniszahlen niedrig sind, Sie brauchen genug Aufzeichnungen, damit ein Verlauf sichtbar wird.
- Ergänzen Sie Zeilen für die Besichtigung durch die Aufsichtsperson der Berufsgenossenschaft, für wiederkehrende Prüfungen befähigter Personen und für arbeitsmedizinische Vorsorgetermine, die in das Fenster fallen, sie konkurrieren um dieselben Personen.
- Nehmen Sie die psychische Belastung als eigene Zeile auf. Sie ist Teil der Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz, sie braucht eine Erhebungsmethode und die Beteiligung des Betriebsrats, und sie ist die am häufigsten fehlende Zeile in deutschen Gefährdungsbeurteilungen.
Hinweise zur Terminplanung
- Terminieren Sie die Beteiligung, unterstellen Sie sie nicht. Benannte Vertretungen, ein Sitzungsrhythmus und Protokolle sind Nachweise; eine Intranetseite ist keiner.
- Decken Sie den Sonderbetrieb ab. Instandhaltung, Stillstände, Fremdfirmentätigkeiten und Notfälle sind die Stellen, an denen Gefährdungsbeurteilungen am sichtbarsten dünn sind.
- Wenden Sie die Maßnahmenrangfolge ausdrücklich an. Die auditierende Person wird fragen, warum Sie persönliche Schutzausrüstung gewählt haben statt Beseitigung oder Ersatz, und erwartet eine dokumentierte Antwort.
- Fördern Sie das Melden von Beinaheereignissen früh. Es sind genau die Aufzeichnungen, aus denen Stufe 2 Stichproben zieht, und sie sammeln sich ehrlich nur über Monate an.
- Nutzen Sie den Arbeitsschutzausschuss als Nachweisquelle. Er existiert ohnehin gesetzlich, tagt vierteljährlich und produziert Protokolle, ein paralleles Beteiligungsgremium für das Audit aufzubauen erzeugt doppelte Arbeit und widersprüchliche Aufzeichnungen.
- Halten Sie die vier ISO-Normen auseinander. ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 teilen eine gemeinsame Grundstruktur und lassen sich gemeinsam auditieren, sind aber vier getrennte akkreditierte Zertifizierungen mit unterschiedlichem Inhalt.
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Häufige Fragen
Wie lange dauert eine ISO-45001-Zertifizierung?
Üblicherweise zehn bis sechzehn Monate aus dem Stand, die Vorlage nutzt rund siebzehn Monate. Was sich nicht stauchen lässt, ist vorn die Arbeit an Gefährdungsbeurteilung und Rechtsverzeichnis und hinten der Betriebszeitraum, der Unfall- und Beinaheereignisaufzeichnungen für die Stichprobe erzeugt.
Ersetzt ISO 45001 die Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz?
Nein, und das ist die wichtigste Klarstellung für deutsche Betriebe. Gefährdungsbeurteilung nach § 5, Unterweisung nach § 12, die Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt nach dem Arbeitssicherheitsgesetz, der Arbeitsschutzausschuss, die Unfallmeldung an die Berufsgenossenschaft und die Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung gelten unabhängig davon, ob Sie zertifiziert sind. ISO 45001 ist eine freiwillige Norm, die diese Pflichten in ein Managementsystem einordnet und überprüfbar macht, sie hebt keine davon auf und ersetzt keine Aufsicht.
Warum wird die Beteiligung der Beschäftigten als echte Arbeit terminiert?
Weil die Norm sie verlangt. ISO 45001 fordert, Beschäftigte einschließlich nicht führender Beschäftigter zu konsultieren und ihre Beteiligung zu ermöglichen, bei Gefährdungsermittlung, Risikobewertung, Festlegung von Maßnahmen und Untersuchung von Ereignissen, und Hindernisse für die Beteiligung abzubauen. Das bedeutet Vertretungen, ein Gremium, einen Sitzungsrhythmus und Aufzeichnungen, alles mit Terminen. Deshalb gibt die Vorlage dem Balken statt einer Kommunikationszeile.
Welche Rolle hat der Betriebsrat?
Eine starke. Im Arbeitsschutz hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte nach dem Betriebsverfassungsgesetz, unter anderem bei Regelungen über den Gesundheitsschutz im Rahmen gesetzlicher Vorschriften und bei der Ausgestaltung der Gefährdungsbeurteilung. Praktisch heißt das: Methode und Instrumente der Beurteilung, Unterweisungskonzepte und Meldesysteme werden mit ihm vereinbart, häufig in einer Betriebsvereinbarung. Planen Sie diese Abstimmung als eigene Balken vor der Einführung ein, nachträglich eingeführte Systeme ohne Beteiligung sind der klassische Grund für Verzögerungen kurz vor Stufe 2.
Worin unterscheidet sich ISO 45001 von ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001?
Sie teilen dieselbe Grundstruktur für Managementsysteme und dieselbe zweistufige Auditmechanik, der Inhalt unterscheidet sich vollständig: ISO 45001 ist Arbeits- und Gesundheitsschutz, ISO 9001 Qualität, ISO 14001 Umwelt, ISO 27001 Informationssicherheit. Alle vier sind eigenständige akkreditierte Zertifizierungen mit eigenem Anwendungsbereich und eigenem Zertifikat; Nachweise für eine erfüllen nicht die andere. Beachten Sie außerdem, dass SOC 2 ein Prüfungsbericht nach dem Standard des amerikanischen Wirtschaftsprüferverbands AICPA ist und überhaupt keine ISO-Norm, siehe die SOC-2-Zeitplanvorlage, falls Sie das brauchen.
Können wir ein integriertes Managementsystem über mehrere Normen führen?
Ja. Ein integriertes Managementsystem führt die gemeinsamen Kapitel, Politik, Kontext, internes Audit, Managementbewertung, dokumentierte Information, einmal statt viermal, und Zertifizierungsstellen auditieren sie häufig in einem kombinierten Besuch. Es verschmilzt die Zertifizierungen aber nicht: Sie halten weiterhin getrennte Zertifikate gegen getrennte Normen mit getrennten Anwendungsbereichen, und die normspezifischen Inhalte bleiben ebenfalls getrennt.
Wie viele Ereignisaufzeichnungen brauchen wir vor Stufe 2?
Es gibt keine feste Zahl, aber die auditierende Person sucht Nachweise, dass der Prozess genutzt wird und Feststellungen zu geschlossenen Maßnahmen führen. Ein System ganz ohne gemeldete Beinaheereignisse liest sich als Meldeproblem und nicht als sicherer Betrieb. Lassen Sie das Meldewesen mehrere Monate vor Stufe 2 laufen, damit ein Verlauf, einige Untersuchungen und einige verifizierte Korrekturmaßnahmen vorliegen.
Ist die Vorlage für ISO 45001 kostenlos?
Ja. Kostenlose Downloads als Excel, PowerPoint und CSV sowie kostenloses Bearbeiten online, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.