Plano de certificação ISO 45001

O que o modelo contém

Repare que a barra de consulta atravessa quase todo o gráfico, e que a fase de registros de incidentes e quase acidentes não comprime. As duas coisas são deliberadas:

Escopo, contexto e diagnóstico, Fronteiras do sistema de gestão de SSO, quem são os trabalhadores e as demais partes interessadas, diagnóstico contra a norma, a política de SSO, o levantamento do que já existe por obrigação legal, PGR, PCMSO, CIPA, laudos, , e a escolha do organismo certificador acreditado pelo Inmetro, momento em que as duas datas de auditoria são reservadas. Marco: escopo e política de SSO aprovados.
Identificação de perigos e avaliação de riscos, O motor do sistema: mapear atividades e tarefas, identificar perigos em trabalho rotineiro e não rotineiro, aplicar a hierarquia de controles, e construir ao lado o registro de requisitos legais e outros requisitos. É aqui que o inventário de riscos do PGR e o plano de ação da NR-1 se encaixam, em vez de virarem um documento paralelo. Marco: registros de perigos e riscos aprovados.
Consulta e participação dos trabalhadores, Agendada, e não presumida. Representantes eleitos, a CIPA constituída e em ciclo de reuniões com atas, comissão ou fórum de SSO com regimento, consulta aos trabalhadores sobre o levantamento de perigos e sobre a minuta de objetivos, e um exame deliberado do que impede as pessoas de participar. Marco: arranjos de consulta em operação.
Objetivos, controle operacional e emergência, Objetivos derivados dos riscos avaliados, com metas e donos nomeados, controles operacionais para tarefas de alto risco, permissão de trabalho e gestão de contratados, treinamentos de competência e integração, saúde ocupacional em dia pelo PCMSO, e o simulado de emergência. Marco: controles operacionais e simulado concluídos.
Operar, registrar incidentes e quase acidentes, A fase que não encurta: rodar o sistema tempo suficiente para que relatos de incidente, registros de quase acidente, investigações, ações corretivas fechadas, emissão de CAT quando aplicável, os eventos de SST transmitidos ao eSocial e uma avaliação de atendimento a requisitos legais de fato existam para serem amostrados. Marco: registros de incidentes e quase acidentes disponíveis.
Auditoria interna, análise crítica e auditoria em duas fases, Auditoria interna e suas ações corretivas, a análise crítica pela direção, e então a fase 1, a janela de ação corretiva e a fase 2. Marco: certificado ISO 45001 emitido.

Quem usa este modelo

Gestores de saúde e segurança e equipes de EHS usam isto para certificar um sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional pela ISO 45001. Ele cobre registros de perigos e riscos, fóruns de consulta aos trabalhadores e registros de incidentes ao longo do cronograma de auditoria de Estágio 1 e 2, servindo a operações de construção, indústria e logística que formalizam sua gestão de segurança.

A consulta é onde a ISO 45001 mais se afasta das outras normas de sistema de gestão, e é justamente o que os planos costumam reduzir a um cartaz. A norma espera que os trabalhadores, inclusive os não gerenciais, sejam consultados e participem de coisas específicas: identificação de perigos, avaliação de riscos, definição de controles, investigação de incidentes. Isso é reunião, ata, representante e evidência, então tem data e entra no gráfico. A segunda armadilha é o período que gera registros: a fase 2 amostra relatos de incidente, quase acidentes, investigações e ações fechadas, e se a cultura de relato começa três semanas antes da auditoria não há o que amostrar nem tendência a mostrar. E é preciso dizer com todas as letras: a ISO 45001 não substitui as obrigações legais brasileiras de saúde e segurança do trabalho. O PGR exigido pela NR-1, o PCMSO, a CIPA da NR-5, os laudos, a CAT e os eventos de SST do eSocial continuam devidos com certificado ou sem ele. O bom plano usa a certificação para organizar o que a lei já exige, e não para fingir que a substituiu.

Como adaptar

Contrate o organismo certificador cedo e fixe a data da fase 2; tudo antes dela passa a ser contagem regressiva, e não estimativa.
Confirme que o organismo é acreditado pela CGCRE/Inmetro para o escopo do seu setor, certificado emitido por organismo não acreditado costuma não ser aceito por cliente nem em licitação.
Amarre as linhas de levantamento de perigos ao inventário de riscos do PGR em vez de manter dois documentos. Duplicar isso gera divergência, e a divergência é achado de auditoria dos dois lados.
Expanda as linhas de identificação de perigos para uma por site, setor ou atividade de alto risco, uma linha única esconde o esforço real.
Ajuste o ciclo de reuniões da comissão à sua realidade e mantenha a barra rodando depois da fase 2; o auditor procura continuidade, e não um surto de reuniões.
Mantenha ao menos seis semanas entre a fase 1 e a fase 2, para que as ações corretivas levantadas na fase 1 possam de fato ser fechadas.
Alongue a fase de operação se o seu volume de incidentes for baixo, é preciso registro suficiente para que uma tendência apareça.
Acrescente linhas para eleição da CIPA, exames periódicos do PCMSO, inspeções legais ou visita de fiscalização que caiam dentro da janela, porque disputam as mesmas pessoas.

Dicas de cronograma

Agende a consulta, não presuma. Representantes nomeados, ciclo de reuniões e atas são evidência; página em intranet não é.
Cubra o trabalho não rotineiro. Manutenção, parada, tarefa de contratado e emergência são onde os inventários de perigos ficam visivelmente rasos.
Use a hierarquia de controles de forma explícita. O auditor vai perguntar por que você escolheu EPI em vez de eliminação ou substituição, e espera resposta registrada.
Estimule o relato de quase acidentes cedo. São os registros que a fase 2 amostra para ver se o sistema é usado, e levam meses para se acumular com honestidade, contagem de quase acidentes subindo é sucesso, e não fracasso.
Não trate a certificação como quitação legal. PGR, PCMSO, CIPA, laudos e eventos de SST do eSocial continuam sendo obrigação, fiscalizada por outro caminho e com outras sanções.
Mantenha as quatro normas ISO distintas. ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001 compartilham a mesma estrutura de alto nível e podem ser auditadas juntas, mas são quatro certificações acreditadas separadas, com conteúdos diferentes.

Este modelo está em português. Páginas relacionadas ainda não traduzidas abrem em inglês.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva a certificação ISO 45001?

Comumente de dez a dezesseis meses partindo do zero, e o modelo usa cerca de dezessete meses. As partes que resistem à compressão são o trabalho de levantamento de perigos e riscos na frente e o período de operação no fim, que gera os registros de incidentes e quase acidentes para o auditor amostrar.

A ISO 45001 substitui o PGR, o PCMSO e a CIPA?

Não, e essa é a confusão mais cara nessa área. As normas regulamentadoras são obrigação legal brasileira: o PGR, com inventário de riscos e plano de ação, vem da NR-1; o PCMSO cuida do controle médico ocupacional; a CIPA vem da NR-5; e os eventos de SST do eSocial precisam ser transmitidos independentemente de qualquer certificado. A ISO 45001 é uma certificação voluntária que organiza um sistema de gestão em torno disso. Bem feita, ela aproveita os mesmos levantamentos e os mesmos registros; mal feita, cria um segundo conjunto de documentos que contradiz o primeiro.

Por que a consulta aos trabalhadores é agendada como trabalho real?

Porque a norma exige. A ISO 45001 pede que a organização consulte os trabalhadores, inclusive os não gerenciais, e viabilize a participação deles em coisas como identificação de perigos, avaliação de riscos, definição de controles e investigação de incidentes, e que remova obstáculos a essa participação. Isso significa representantes, comissão, ciclo de reuniões e registros, tudo com data, por isso o modelo dá barras a esses itens em vez de uma linha de comunicação.

Qual a diferença entre ISO 45001, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001?

Compartilham a mesma estrutura de sistema de gestão e a mesma mecânica de auditoria em duas fases, mas o conteúdo é inteiramente diferente. A ISO 45001 é saúde e segurança ocupacional, a ISO 9001 é qualidade, a ISO 14001 é meio ambiente e a ISO 27001 é segurança da informação. As quatro são certificações acreditadas distintas, com escopo e certificado próprios, e evidência de uma não satisfaz a outra. Vale registrar também que o SOC 2 não é norma ISO: é um relatório de asseguração emitido por auditor independente segundo os critérios do AICPA, veja a linha do tempo de conformidade SOC 2 se for isso que você precisa.

Dá para rodar um sistema de gestão integrado com várias normas?

Dá. Um sistema integrado é a forma de rodar uma vez, e não quatro, as cláusulas compartilhadas, política, contexto, auditoria interna, análise crítica, informação documentada, e os organismos costumam auditá-las em visita combinada. Isso não funde as certificações: você continua com certificados separados, contra normas separadas, com escopos separados, e o conteúdo específico de cada norma continua específico.

Quantos registros de incidente são necessários antes da fase 2?

Não há número fixo, mas o auditor amostra buscando evidência de que o processo é usado e de que os achados levam a ações fechadas. Sistema sem nenhum relato de quase acidente é lido como problema de relato, e não como site seguro. Rode o relato por vários meses antes da fase 2, para que haja tendência, investigações e ações corretivas verificadas.

O modelo de certificação ISO 45001 é gratuito?

Sim. Downloads gratuitos em Excel, PowerPoint e CSV, e edição online gratuita, sem cadastro.